Een persoon die gebruik wil maken van Coachview zal als gebruiker aangemaakt moeten worden. Deze gebruiker krijgt een inlognaam, creëert zelf een wachtwoord en krijgt toegang. Een gebruiker die inlogt, ziet in het menu de verschillende menu-groepen en onderliggende menu-items weergegeven waarvoor de gebruiker rechten heeft ontvangen. Een gebruiker moet altijd gekoppeld worden aan een actief persoonsdossier. In het persoonsdossier staat namelijk het e-mailadres waarmee gecommuniceerd wordt, denk daarbij aan het inloggen en het opnieuw aanvragen van het wachtwoord. Ook kan het e-mailadres gebruikt worden als gebruikersnaam bij het inloggen.

Ook voor docenten die gebruik willen maken van de Docent-App moet een gebruikersaccount aangemaakt worden.

Model:
Module:
Een verzameling van functies rondom een samenhangend onderwerp. Denk bijvoorbeeld aan de module
'Bedrijven en personen', 'Opleidingen', 'Verkoop & Facturering' en 'Evaluatie'.

Elke module bestaat uit een of meerdere functies die naar je naar keuze kunt activeren.
Functie:
Met behulp van een functie bepaal je of deze voor een gebruiker beschikbaar is.
  1. Dossiers kunnen niet gewijzigd worden.
  2. Dossiers kunnen gewijzigd worden.
  3. Dossiers kunnen naar Excel geëxporteerd worden.
  4. Dossiers zijn niet zichtbaar omdat het menu-item ontbreekt.
  5. Naam van de functie.
Rol (gebruiker):
Met een gebruikersrol regel je de toegang voor een gebruiker. Deze is naar eigen wens in te richten door het toevoegen van een of meerdere functies. Dit kan volgens de module of onafhankelijk van een module.

2Stapsverificatie: bij een rol geef je aan of 2stapsverificatie voor de gebruiker moet worden geactiveerd.

Financiële autorisatie:
Indien een functie getoond wordt, betekent dit dat deze via een toegekende gebruikersrol aan deze gebruiker is toegewezen. Dit betekent echter nog niet dat de gebruiker de functie ook daadwerkelijk kan opstarten. Hiervoor dient eerst nog een ‘financiële autorisatie’ voor gegeven worden. Deze autorisatie kan enkel gegeven worden door hiertoe bevoegde personen.