Intro. Nieuwe gebruiker. Gebruikersrollen. Financiële autorisatie. Speciale autorisatie. Verwijder gebruiker. Lijst met gebruikers.


Een persoon die gebruik wil maken van Coachview zal als gebruiker aangemaakt moeten worden. Deze gebruiker krijgt een inlognaam, creëert zelf een wachtwoord en krijgt toegang. Een gebruiker die inlogt, ziet in het menu de verschillende menu-groepen en onderliggende menu-items weergegeven waarvoor de gebruiker rechten heeft ontvangen. Een gebruiker moet altijd gekoppeld worden aan een actief persoonsdossier. In het persoonsdossier staat namelijk het e-mailadres waarmee gecommuniceerd wordt, denk daarbij aan het inloggen en het opnieuw aanvragen van het wachtwoord. Ook kan het e-mailadres gebruikt worden als gebruikersnaam bij het inloggen.

Ook voor docenten, cursisten of contactpersonen die gebruik willen maken van een van de Apps moet een gebruikersaccount aangemaakt worden.

Maak een gebruiker aan:
Ben je ingelogd en heb je voldoende rechten? Klik dan in menu-groep 'Instellingen' op menu-item 'Gebruiker'.
Klik op het plusje achter het menu-item of in de lijst met gebruikers op de knop 'Nieuw' om een nieuwe gebruiker toe te voegen en vul de gegevens in.
Persoon: Het koppelen van een persoon is verplicht. De persoon mag niet inactief zijn. Selecteer via het vergrootglas een persoonsdossier. Bestaat deze persoon nog niet, dan kun je een nieuw persoonsdossier aanleggen door op het plusteken te klikken.
E-mailadres: bevat het geselecteerde persoonsdossier een e-mailadres dan wordt deze automatisch ingevuld. Daarbij wordt het e-mailadres gebruikt dat als eerste is ingevuld.
  1. Het e-mailadres kan gebruikt worden als inlognaam.
  2. Dit e-mailadres kan gebruikt worden als afzender van mails vanuit Coachview als de afzender gekenmerkt wordt als eigenaar/actie eigenaar.

Let op: naar dit e-mailadres wordt een e-mail gestuurd. In deze e-mail wordt een bevestiging gevraagd of het e-mailadres gebruikt mag worden en bevat een link om het gebruikersaccount, middels invullen wachtwoord, te activeren.
Gebruikersnaam: Wordt automatisch ingevuld. Je mag deze wijzigen. Een gebruikersnaam moet bestaan uit kleine letters en één punt, andere tekens zijn niet toegestaan. Er moeten minimaal 2 karakters voor en na de punt staan. De lengte moet minimaal 5 en maximaal 50 tekens zijn.

Voorbeeld:
voornaam<punt>tussenvoegselsachternaam -> 'jan.vanderelst'
Toegang vernieuwde Coachview: bepaalt of de gebruiker opent in de nieuwe of de verouderde omgeving van Coachview. Laat deze optie aangevinkt. Deze optie zal op termijn verdwijnen.
Contactpersoon: deze gebruiker is aangewezen als contactpersoon. Met deze persoon kan door Coachview contact opgenomen worden. Let op: minimaal één gebruiker moet aangewezen zijn als contactpersoon. Dit account mag niet op inactief gezet worden voordat een andere gebruiker aangemerkt is als contactpersoon.
Tip: in de lijst met gebruikers wordt de contactpersoon  met een andere kleur weergegeven.
Je kunt het e-mailadres en de gebruikersnaam wijzigen. Ook de taal kun je nog wijzigen. De taal zorgt ervoor dat menu-groepen, menu-items en schermen vertaald worden.

De volgende stap is het bepalen van de rollen.
Bepaal de rollen:
Docent: is deze nieuwe gebruiker docent en wil je toegang geven tot de DocentApp? Selecteer dan de volgende optie.

Let op: deze gebruiker moet docent zijn in Coachview.
Cursist: is deze nieuw gebruiker tevens cursist (deelnemer) en wil je deze toegang geven tot de CursistApp? Selecteer dan de voglende optie.
Contactpersoon: is deze nieuwe gebruiker de contactpersoon van jouw klant en wil je deze toegang geven tot de ContactApp? Selecteer dan de volgende optie.

Let op:, de opties 'DocentApp', 'CursistApp' en 'ContactApp' zijn alleen zichtbaar als deze via menu 'Integraties' en menu-item 'Coachview apps' zijn geactiveerd.


Coachview backoffice (Coachview gebruiker):
  1. Klik op het vergrootglas', een lijst met mogelijke rollen wordt geopend.
  2. Zet een vinkje voor de rol. 
  3. Klik op de knop 'Toevoegen'.

Klik op het kruisje om een rol weer te verwijderen.
Inactief: account is opgezegd.
Let op deactiveer je het account: 
  1. Vergeet dan niet eerst de rollen te verwijderen en de financiële autorisatie te regelen.
  2. Is deze gebruiker als enige aangewezen als contactpersoon, de optie 'Contactpersoon' is aangevinkt? Dan kan het account niet gedeactiveerd worden voordat je een andere gebruiker contactpersoon hebt gemaakt.
Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om het account aan te maken.

Controle:
Klik je op 'Opslaan'? Dan wordt er een e-mail naar de gebruiker gestuurd. Klikt de gebruiker op de link in deze e-mail? Dan wordt het login scherm van Coachview getoond en kan de nieuwe gebruiker zijn of haar account activeren door het wachtwoord in te vullen en in te loggen. De inhoud van deze mail kun je niet zelf aanmaken of wijzigen.
Je ziet de volgende melding verschijnen.
Dit betekent dat de gebruker nog niet op de link heeft geklikt en het wachtwoord heeft ingevoerd.

Financiële autorisatie:
Na het aanmaken van een gebruiker moet er financieel geautoriseerd worden. Onder aan het scherm vind je daarvoor een linkje 'Open hier de Financiële autorisatie'.
Financiële autorisatie is later ook via menu-groep 'Instellingen' en menu-item 'Gebruiker' in te stellen. Klik daarvoor op de drie puntjes in menu-item 'Gebruiker' en dan op menu-item ''.


Beleid:
Een gebruikersaccount koppelen we altijd aan een echte persoon. Zo kunnen we de veiligheid rondom jouw account en bedrijfsdata beter garanderen want:
  1. Iemand heeft alleen toegang tot bedrijfsgegevens via authenticatie.
  2. Je kan de handelingen van de gebruikers volgen door de stempels die deze achterlaat.
  3. Als iemand uit dienst gaat kan direct alle toegang tot gevoelige bedrijfsgegevens ontzegt worden.
In het verleden maakten we weleens een uitzondering. Vanwege veiligheidsrisico's doen we dat nu niet meer. De veiligheid van je data vinden we prioriteit één!
Helaas laat het licentiemodel van Coachview nu niet toe om parttime accounts in te richten. We hopen hier uiteindelijk een oplossing voor te vinden, zodat je met één licentie toch meerdere accounts kunt aanmaken. Omdat het slechts beperkt voorkomt heeft dit nog niet onze hoogste prioriteit.



Let op:  een gebruikersnaam kan niet aangepast worden. Na aanmaken van de gebruikersnaam kan deze niet meer gewijzigd worden. Mocht een nieuwe medewerker een account willen overnemen, dan kan er een nieuw account aangemaakt worden met dezelfde rollen. Het oude account kan op inactief gezet worden.


Bijgewerkt tot en met versie 89