Eine Person Wer Coachview nutzen möchte, muss als Benutzer angelegt werden. Dieser Benutzer erhält einen Anmeldenamen, erstellt ein Passwort und erhält Zugriff. Ein Benutzer, der sich anmeldet, sieht im Menü die verschiedenen Menügruppen und Untermenüpunkte angezeigt, für die er Rechte erhalten hat. Ein Benutzer muss immer mit einer aktiven Personalakte verknüpft sein. Die Personalakte enthält die E-Mail-Adresse, mit der die Kommunikation stattfindet, wie z. B. Einloggen und erneutes Anfordern des Passworts. Die E-Mail-Adresse kann auch als Benutzername bei der Anmeldung verwendet werden.

Für Trainer, die die TrainerApp nutzen möchten, muss auch ein Benutzerkonto erstellt werden.

Modell:
Modul:
Eine Sammlung von Funktionen zu einem verwandten Thema. Denken Sie zum Beispiel an das Modul
'Unternehmen und Einzelpersonen' und "Bewertung".

Das Modul 'Firma und Person' besteht beispielsweise aus den Funktionen 'Firmen', 'Personen' und 'Geschäfts- und Privatkategorie'. Ein weiteres Beispiel ist die ‘Sales & Fakturierung“, die es ermöglicht, Rechnungen zu versenden, Debitoren zu verwalten und die Verwaltung auf dem Laufenden zu halten. Standardmäßig sind alle einem Modul zugeordneten Elemente aktiviert. Wenn es jedoch erwünscht ist, dass bestimmte Funktionen nicht verwendet werden können, können Funktionen selektiv deaktiviert werden. Im Beispiel von 'Sales & Abrechnung' Sie können beispielsweise Rechnungen erstellen lassen, aber den Zugriff auf die Debitorenverwaltung verweigern. Die Kosten eines Moduls bleiben davon unberührt, sie bleiben gleich, unabhängig davon, ob einem Nutzer nur ein oder alle Rechte eines Moduls eingeräumt werden.

Außerdem ist es möglich, Funktionen (Menüpunkte) zu verbergen, die bestimmten Modulen zugeordnet sind. Auf diese Weise ist es einem Benutzer nicht möglich, eine Übersicht aufzurufen, aber der Benutzer kann trotzdem eine Operation ausführen. Denken Sie zum Beispiel daran, die Funktion „Schuldner“ auszublenden, damit der Benutzer keine Übersicht der Schuldner einsehen kann, aber bei Bedarf den Schuldner für eine bestimmte Anfrage bearbeiten kann.

Funktion:
Über eine Funktion legen Sie fest, ob eine Menügruppe, ein Menüpunkt, Dateien und Reiter in Dateien sichtbar sind. Sie steuern auch, ob ein Benutzer Schreib- oder nur Leseberechtigungen hat.
Rolle (Benutzer):
Mit einer Benutzerrolle steuern Sie den Zugriff für einen Benutzer. Dies kann durch Hinzufügen einer oder mehrerer Funktionen nach eigenen Wünschen eingerichtet werden. Dies kann modulweise oder modulunabhängig erfolgen.

Finanzielle Genehmigung:
Wenn eine Funktion angezeigt wird, bedeutet dies, dass sie diesem Benutzer über eine zugewiesene Benutzerrolle zugewiesen wurde. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Benutzer die Funktion tatsächlich starten kann. Hierfür ist eine ‘finanzielle Genehmigung’ notwendig. Diese Vollmacht kann nur von autorisierten Personen erteilt werden.