Via de aanvraag Via de opleiding Vervolg acties Crediteren Termijnen Verzamelfactuur Verwijder conceptfactuur


Factureer een of meerdere orderregels vanuit de aanvraag.


☰ Aanvraag (klik hier om te openen of te sluiten):
Open de aanvraag en controleer de debiteur, de statussen en orderregels.
Om de aanvraag te kunnen factureren moet deze geopend worden. Dat kan op verschillende manieren.
Manier 1:
Via menu 'Inschrijven' en menu-item 'Aanvraag' open je de lijst met aanvragen.
Manier 2:
Via de opleiding en tab 'Aanvragen'. Klik in de lijst met aanvragen op het aanvraagnummer.


Controleer de debiteur:

Controleer in tab 'Algemeen' de debiteur.
De debiteur wordt als volgt bepaald:
  1. Het bedrijfsdossier is als contact toegevoegd, eventueel aangevuld met een contactpersoon. Het bedrijf wordt de debiteur.
  2. Er is alleen een contactpersoon toegevoegd. Deze persoon wordt debiteur.

In de orderregels wordt automatisch de debiteur bepaald aan de hand van bovenstaande twee mogelijkheeden
De naam van de debiteur vind je onder in de aanvraag in panel 'Verkoop'.

Tip: door op de naam te klikken open je het debiteurendossier en kun je de gegevens controleren of wijzigen.

Controleer de volgende statussen:

De verkoopstatus, deze moet op 'Order' staan.

Tip: klik op het 'i'-icoontje om een overzicht van de verkoopstatushistorie te openen.
De financiële status moet 'Te factureren' of 'Deelfacturatie' zijn. 


Controleer blokkade:

in de aanvraag mag de optie 'facturen op geblokkeerd' niet op 'ja' staan. Is dit het geval dan moet dit gecorrigeerd worden.


Controleer de orderregels:

Controleer in tab 'Orderregels' (1) de kosten die je gaat factureren (2) en de debiteur (3).
Je kunt een of meerdere orderregels zelf nog aanpassen.
Mogelijkheid 1 het wijzigen van de orderregel:
  1. Klik op de naam van de orderregel om deze te openen.
  2. Klik op 'Bewerken'.
  3. Pas gegevens aan.
  4. Klik op 'Opslaan & Terug'.
Mogelijkheid 2 het verwijderen van een orderregel:
  1. Klik in de lijst met orderregels op 'Bewerken'.
  2. Selecteer de orderregel(s) die verwijderd moeten worden door deze aan te vinken.
  3. Klik op 'Verwijder' en op 'OK'.

Let op: is een orderregel al gefactueerd? Dan kun je deze niet meer verwijderen. Het maakt daarbij niet uit of het een concept of definitieve factuur betreft. Is het een conceptfactuur? Dan kun je die via tab 'Facturen' eerst verwijderen alvorens je de orderregel verwijderd.
Mogelijkheid 3 het toevoegen van een orderregel:
  1. Klik in de lijst met orderregels op 'Toevoegen'.
  2. Selecteer een of meerdere verkoopregel-templates in het pop-upscherm dat wordt getoond, door deze aan te vinken.
  3. Klik op 'Toevoegen'.
  4. Zie mogelijkheid 1 als je de orderregel die hiermee is toegevoegd wilt aanpassen.
Mogelijkheid 4 het herberekenen van de aanvraag o.b.v. van verkoopregels opleidingssoort:Hiermee zorg je er voor dat de orderregels die bij het aanmaken van de aanvraag zijn toegevoegd vanuit de opleidingssoort worden verwijderd en opnieuw vanuit de opleidingssoort worden aangemaakt. handig als de prijzen zijn aangepast en je dit wilt doorvoeren. Ook handig als het aantal vermeld in de orderregel niet klopt met het aantal opleidingsvragen die zijn toegevoegd aan deze aanvraag (zie tab 'Opleidingsvragen'. Nieuw toegevoegde orderregels worden niet aangepast. Verwijderde orderregels die vanuit de opleidingssoort zijn toegevoegd, worden weer aangemaakt.
  1. Klik op 'Herberekenen'.
  2. Klik op 'Ok'.

Zie ook artikel Verkoop & Facturering: herberekenen van de aanvraag.
Mogelijkheid 5 het herberekenen van de aanvraag o.b.v. verkoopregels opleidingssoortonderdelen:
Geldt hetzelfde als voor mogelijkheid 4, Echter, er wordt nu gecontroleerd of er een of meerdere verkoopregels zijn toegevoegd aan een of meerdere opleidingssoortonderdelen.
  1. Klik op 'Herberekenen o.b.v. alle onderdelen.
  2. Klik op 'Ok'.
Mogelijkheid 6: het wijzigen van de debiteur:
  1. Klik in de lijst met orderregels op 'Bewerken.
  2. Selecteer een of meerdere orderregels.
  3. Seleteer met het vergrootglas een debiteur.
  4. Klik op 'Opslaan'.


De orderregels kun je sorteren met behulp van de knop met de drie puntjes, linksonder in de lijst.

Je kunt ze handmatig sorteren (1 en 2) of op naam (3).
De factuurregels krijgen hiermee dezelfde sortering en worden in dezelfde volgorde op de factuur geplaatst.


☰ Factureren (klik hier om te openen of te sluiten):
Maak de factuur.
Klik op de tab 'Facturen' (1) en op de knop 'Nieuw' (2).
Is de knop 'Nieuw' niet beschikbaar? Dan kan het zijn dat:
  1. De aanvraag niet de verkoopstatus 'Order' heeft.
  2. Er geen orderregels zijn toegevoegd aan de aanvraag.
  3. Alle orderregels al zijn gefactureerd.
  4. Geen referentienummer is ingevuld, terwijl dit volgens de instellingen van deze debiteur wel verplicht is.
Selecteer een of alle orderregels (1) en klik op de knop 'Volgende' (2).
  1. Bepaal het aantal facturen (zie ook factureren in termijnen).
  2. Bepaal de factuurdatum, standaard is de huidige dag.
  3. Bepaal per orderregel het aantal procenten waarop je wilt factureren.
Klik op de knop 'Maak factuur'.
Je keert terug in de tab 'Factureren'. Er zijn een of meerdere concept facturen klaargezet en als gewenste actie is 'Bekijk concepten' automatisch geselecteerd samen met de knop 'Bekijk concept-facturen'.

Wist je dat beide stappen in het factureringsproces ('concept' en 'definitief maken en verzenden) kunt automatiseren?
  1. Lees hier meer over het automatische factureren.
  2. Lees hier meer over het automatisch herinneren van niet betaalde facturen