Introductie Conceptfactuur Definitief & versturen Definitief maken Documenten & versturen Exporteer naar boekhouding Herinneren


Heb je de factuur verstuurd? Dan wil je dat Coachview bijhoudt welke facturen herinnerd moeten worden. Deze herinneringen worden door Coachview via een e-mail verstuurd, waarbij een kopie van de factuur automatisch als bijlage moet worden toegevoegd.

Werkproces:

Via menu 'Werkproces' en menu-item 'Actie-template' maak je een nieuwe actietemplate aan door te klikken op het plusteken.

Wat gebeurt er?
Wordt de factuur op definitief gezet, er wordt een factuurnummer toegekend, dan wordt er een actie aangemaakt die er voor zorgt dat er een e-mail verstuurd wordt bij een te late betaling. Wanneer een factuur te laat betaald is hangt af van de ingestelde betalingstermijn. Deze betalingstermijn kun je vinden in het scherm met opties via functiegroep 'Service center' en functie 'Opties'. De optie heet 'FactuurBetalingsTermijn' en kun je vinden in panel 'Factuur'. Let op: het kan zijn dat in het debiteurendossier een afwijkende betalingstermijn staat ingesteld.

Belangrijk!
  1. Het is belangrijk dat je de betalingen goed registreert in Coachview. Dit kun je handmatig doen. Heb je een koppeling met Exact-Online of Twinfield? Dan kan dit ook automatisch.
  2. E-mailadres in het debiteurendossier juist is ingesteld.

Wat is er nodig?
  1. Document template om de kopiefactuur als PDF bijlage te kunnen bijvoegen, op datagroep 'Factuur'.
  2. Document template om de herinnering als e-mail te versturen, op datagroep 'Factuur'.
  3. Actie template op datagroep 'Factuur'.
  4. Activeren: opleidingssoort(en) waar je de actie template aan toevoegt.

Documenttemplate maken:
Maak een document template die gebruikt wordt als factuurbijlage. Dat kan de template zijn die je gebruikt voor het versturen van de eerste factuur. Je kunt deze ook kopiëren en aangeven dat het een kopiefactuur betreft. Maak een document template voor het versturen van de e-mail met behulp van datagroep 'Factuur'.
Naam: Factureren stap 3 - Factuur herinnering e-mail - [Factuur:Nummer] - [Debiteur:AdresseringSamengesteld]]
Datagroep:Factuur
Afzender:Afzender moet zijn ingevuld, dit moet een e-mailgroep zijn ('Beheer' -> 'Instellen e-mailgroepen').
Aan / CC / BCCAan moet ingevuld zijn. Selecteer rol 'Factuur' en e-mailtype 'Debiteur E-mailadres'. Dat is het e-mailadres waar de eerste factuur naar toe is gestuurd.
Bijlage(n) koppelen:Voeg de factuur document template als bijlage toe.
Tonen bij:Zorg ervoor dat de e-mail ook zichtbaar is in het bedrijfsdossier van de debiteur, in het debiteurendossier en (mits ingesteld) in het persoonsdossier van de contactpersoon van de debiteur.

Actie template maken:
Naam: Factureren stap 3 - Factuur herinnering - [Factuur:Nummer] - [Debiteur:AdresseringSamengesteld]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Factuur
Proces:E-mail versturen
Gebeurtenis:factuur is op definitief gezet.
E-mailtemplatee-mail versturen herinnering.
Timing:

Startdatum <aantal dagen/weken/maanden> na factuurvervaldatum.

Einddatum <aantal dagen/weken/maanden> na factuurvervaldatum.


Actie aanmaken: selecteer 'Altijd'.

Voorwaarden:
  1. Factuur is betaald: selecteer 'nee'.
  2. Bedrag is groter dan: 0 (daarmee sluit je creditfacturen uit). Let op dit bedrag is exclusief BTW.
Alleen voor debiteuren met een specifieke verzendwijze:
  1. Als de voorwaarde ingesteld is op "e-facturatie", "print" of "e-mail" wordt aan deze voorwaarde voldaan wanneer de factuurverzendwijze van de debiteur van de factuur daarop ingesteld is.
  2. Als de voorwaarde ingesteld is op "geen e-facturatie" wordt aan deze voorwaarde voldaan wanneer de factuurverzendwijze van de debiteur van de factuur niet op "e-facturatie" ingesteld is.
Tonen bij:Bedrijf (debiteur) / Debiteur /  Persoon (debiteur)


Onderscheid maken in betaalwijzen:
Met behulp van een keuze in betaalwijzetype en betaalwijze bepaal je wanneer de actie moet worden uitgevoerd. Daarmee maak je een onderscheid tussen aanvragen die in termijnen moeten worden gefactureerd, via iDeal betaald zijn, die verwerkt worden via automatische incasso of in één keer moeten worden betaald. Aan elke actietemplate, voor een bepaalde betaalwijze, kun je nu een ander documenttemplate hangen.

Voorbeeld combinatie:

Activeren:
Per opleiding bepaal je of deze automatisch gefactureerd mag worden door de actie templates te koppelen aan de opleidingssoort. Maak je gebruik van originelen en varianten? Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van de originele opleidingssoort dan moet je de actie templates toevoegen aan deze opleidingssoort. Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van een variante opleidingssoort dan moet je ook hier de actie templates toevoegen.

Koppelen doe je:
  1. Via tab 'Opleidingssoort' in de actie-template of
  2. Via opleidingsoort tab 'Actie-templates'.

Koppel je de actietemplates aan een opleidingssoort dan is het niet mogelijk om het automatisch facturen met terugwerkende kracht in te stellen.

Aandachtspunten:
Wil je niet dat de herinneringen automatisch verstuurd worden? Dan kun je de uitvoering in de actie template ook terugzetten naar 'handmatig'. De actie(template) is nu semi-automatisch. De actie wordt klaargezet maar niet automatisch uitgevoerd. Dat kun jij zelf doen door de actie te selecteren en op 'Uitvoeren' te klikken. Dit gaat makkelijk via de functie 'Actie' (functiegroep 'Zoek').
  1. In het actie zoekscherm vul je de volgende zoekcriteria in:
  2. Klik op 'Zoeken' en op 'Bewerken'.
  3. Vink de acties aan van facturen die inmiddels betaald zijn.
  4. Klik op 'Rond af', deze acties hoeven niet meer uitgevoerd te worden.
  5. Klik nogmaals op 'Bewerken'.
  6. Vink de acties aan die mogen worden uitgevoerd.
  7. Klik op 'Uitvoeren'.