Via de aanvraag Via de opleiding Vervolg acties Crediteren Termijnen Verzamelfactuur Verwijder conceptfactuur


Factureer een of meerdere orderregels vanuit de aanvraag.


Open de aanvraag en controleer de debiteur, de statussen en orderregels.
Om de aanvraag te kunnen factureren moet deze geopend worden. Dat kan op verschillende manieren.
Manier 1:
Via menu 'Inschrijven' en menu-item 'Aanvraag' open je de lijst met aanvragen.
Manier 2:
Via de opleiding en tab 'Aanvragen'. Klik in de lijst met aanvragen op het aanvraagnummer.


Controleer de debiteur:

Heb je de aanvraag geopend dan vind je de debiteur terug in tab 'Algemeen'. De debiteur wordt als volgt bepaald.
Het bedrijfsdossier is als contact toegevoegd, eventueel aangevuld met een contactpersoon. Het bedrijf wordt de debiteur.
Er is alleen een contactpersoon toegevoegd. Deze persoon wordt debiteur.
In de orderregels wordt automatisch de debiteur bepaald aan de hand van bovenstaande twee mogelijkheden
De naam van de debiteur vind je onder in de aanvraag in panel 'Verkoop'.

Tip: door op de naam te klikken open je het debiteurendossier en kun je de gegevens controleren of wijzigen.

Controleer de volgende statussen:

Om te kunnen factureren moet de financiële status van een aanvraag als volgt zijn:
  1. Te factureren.
  2. Deelfacturatie.


Verkoopstatus:

De verkoopstatus, moet op 'Order' staan. De verkoopstatus vind je in tab 'Algemeen' in het panel 'Verkoop'.

Tip: klik op het 'i'-icoontje om een overzicht van de verkoopstatushistorie te openen.


Controleer blokkade:

In de aanvraag tab 'Algemeen' mag de optie 'facturen op geblokkeerd' niet op 'ja' staan. Is dit het geval dan moet dit gecorrigeerd worden.


Controleer de orderregels:

Controleer in tab 'Orderregels' of er orderregels zijn toegevoegd. Controleer de kosten die je gaat factureren en de debiteur.
Je kunt een of meerdere orderregels zelf nog aanpassen.
Mogelijkheid 1 het wijzigen van de orderregel:
  1. Klik op de naam van de orderregel om deze te openen.
  2. Klik op 'Bewerken'.
  3. Pas gegevens aan.
  4. Klik op 'Opslaan & Terug'.
Mogelijkheid 2 het verwijderen van een orderregel:
  1. Klik in de lijst met orderregels op 'Bewerken'.
  2. Selecteer de orderregel(s) die verwijderd moeten worden door deze aan te vinken.
  3. Klik op 'Verwijder' en op 'OK'.

Let op: is een orderregel al gefactueerd? Dan kun je deze niet meer verwijderen. Het maakt daarbij niet uit of het een concept of definitieve factuur betreft. Is het een conceptfactuur? Dan kun je die via tab 'Facturen' eerst verwijderen alvorens je de orderregel verwijderd.
Mogelijkheid 3 het toevoegen van een orderregel:
  1. Klik in de lijst met orderregels op 'Toevoegen'.
  2. Selecteer een of meerdere verkoopregel-templates in het pop-upscherm dat wordt getoond, door deze aan te vinken.
  3. Klik op 'Toevoegen'.
  4. Zie mogelijkheid 1 als je de orderregel die hiermee is toegevoegd wilt aanpassen.
Mogelijkheid 4 het herberekenen van de aanvraag o.b.v. van verkoopregels opleidingssoort:Hiermee zorg je er voor dat de orderregels die bij het aanmaken van de aanvraag zijn toegevoegd vanuit de opleidingssoort worden verwijderd en opnieuw vanuit de opleidingssoort worden aangemaakt. handig als de prijzen zijn aangepast en je dit wilt doorvoeren. Ook handig als het aantal vermeld in de orderregel niet klopt met het aantal opleidingsvragen die zijn toegevoegd aan deze aanvraag (zie tab 'Opleidingsvragen'. Nieuw toegevoegde orderregels worden niet aangepast. Verwijderde orderregels die vanuit de opleidingssoort zijn toegevoegd, worden weer aangemaakt.
  1. Klik op 'Herberekenen'.
  2. Klik op 'Ok'.

Zie ook artikel Verkoop & Facturering: herberekenen van de aanvraag.
Mogelijkheid 5 het herberekenen van de aanvraag o.b.v. verkoopregels opleidingssoortonderdelen:
Geldt hetzelfde als voor mogelijkheid 4, Echter, er wordt nu gecontroleerd of er een of meerdere verkoopregels zijn toegevoegd aan een of meerdere opleidingssoortonderdelen.
  1. Klik op 'Herberekenen o.b.v. alle onderdelen.
  2. Klik op 'Ok'.
Mogelijkheid 6: het wijzigen van de debiteur:
  1. Klik in de lijst met orderregels op 'Bewerken.
  2. Selecteer een of meerdere orderregels.
  3. Seleteer met het vergrootglas een debiteur.
  4. Klik op 'Opslaan'.


Tip:
  1. De orderregels kun je sorteren met behulp van de knop met de drie puntjes, linksonder in de lijst.
  2. Je kunt ze handmatig sorteren (1 en 2) of op naam (3). De factuurregels krijgen hiermee dezelfde sortering en worden in dezelfde volgorde op de factuur geplaatst.


Factureren.
Klik in de aanvraag op de tab 'Facturen' en op de knop 'Nieuw'.
Is de knop 'Nieuw' niet beschikbaar? Dan kan het zijn dat:
  1. De aanvraag niet de verkoopstatus 'Order' heeft.
  2. Er geen orderregels zijn toegevoegd aan de aanvraag.
  3. Alle orderregels al zijn gefactureerd.
  4. Geen referentienummer is ingevuld, terwijl dit volgens de instellingen van deze debiteur wel verplicht is.
Zweef met de muiscursor boven de knop en je ziet waarom er niet gefactureerd kan worden.
Heb je op de knop 'Nieuw' geklikt? Dan wordt de pop-up 'Maak factuur van aanvraag' geopend. Selecteer een of alle orderregels (1) door deze aan te vinken en klik op de knop 'Volgende' (2). Als controle wordt ook nog de naam van de debiteur getoond (3).
  1. Bepaal het aantal facturen (zie ook factureren in termijnen).
  2. Bepaal de factuurdatum, standaard is dit de huidige dag.
  3. Bepaal per orderregel het aantal procenten waarop je wilt factureren.
Klik op de knop 'Maak factuur'.
Je keert terug in de tab 'Facturen'. Er zijn een of meerdere concept facturen klaargezet (1) en als gewenste actie is 'Bekijk concepten' (2) automatisch geselecteerd samen met de knop 'Bekijk concept-facturen' (3).
Wil je handmatig de factuur versturen? Selecteer dan de optie 'Definitief maken en verzenden' (4).
  1. Wat is de verzendwijze.
  2. Wie is afzender en welke documenttempplates worden gebruikt voor e-mailen. Welke dat zijn, is ingesteld in de opties.
  3. Voeg wel of niet een UBL bijlage toe.
  4. Documenttemplate voor het printen van de bijlage. Welke dat is, is ingesteld in de opties.
  5. Hoe moet van, aan etc. in de mail worden bepaald.
  6. Selecteer de conceptfacturen door deze aan te vinken.
  7. Factuurdatum.
  8. Print of verzend (zie punt 1) de factuur.
Heb je het definitief maken en verzenden van de factuur geautomatiseerd? Dan is verdere actie niet meer vereist. Kijk in de tab 'Acties' of je de geautomatiseerde actie hier ziet.


Tip: beide stappen in het factureringsproces ('concept' en 'definitief maken en verzenden) kun je automatiseren.
  1. Lees hier meer over het automatische factureren.
  2. Lees hier meer over het automatisch herinneren van niet betaalde facturen


Bijgewerkt tot en met versie 89