Introductie Keuzereeksen Evaluatievraag categorie Evaluatievraag template Werkproces Evaluatie template Activeren


De evaluatietemplate wordt gebruikt voor het vormgeven van een evaluatie die op de laatste dag van de opleiding, vanuit specifieke opleidingsonderdelen of als algemeen onderzoek verstuurd wordt. Ook het versturen van een intake, voor dat de opleiding start, is mogelijk via een evaluatietemplate. Aan een evaluatietemplate koppel je een of meerdere evaluatievraagtemplates voor het formuleren van de vragen en actietemplates om het proces te automatiseren. Wordt een evaluatietemplate toegevoegd aan een opleidingssoort? Dan wordt bij het stempelen van de opleiding automatisch de evaluatie gestempeld. 


Richt in:
Klik in menu-groep 'Werkproces' (1) op menu-item'Evaluatie template' (2).
Om een nieuwe evaluatietemplate aan te maken klik je op de knop “nieuw”.

Wat voor  evaluatie wil je versturen?
Geef aan wat voor evaluatie je wilt versturen:
  1. Een algemene evaluatie kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld een jaarlijks onderzoek.
  2. Een evaluatie template op opleidingsniveau kan gebruikt worden voor het sturen van een intake voor start opleiding of als evaluatie na het einde van de opleiding.
  3. Een evaluatie template op opleidingsonderdeel kan gebruikt worden voor het sturen van een intake voor start onderdeel of evaluatie na het einde van een onderdeel.


Wie zijn de ontvangers?
Geef aan naar wie je de evaluatie wilt versturen:
  1. De deelnemers zijn de ontvangers. Betreft de deelnemers die zijn ingeschreven in de opleiding of het onderdeel.
  2. De docenten zijn de ontvangers. Betreft de docenten die zijn ingepland in de opleiding of het onderdeel.


Kies je voor deelnemers?
Bepaal wie als ontvanger toegevoegd moet worden aan de evaluatie met behulp van de presentieplicht. Je hebt de keuze uit:
Optie Alle:
Alle deelnemers waarbij het niet uitmaakt of ze niet aanwezig zijn geweest, niet volledig aanwezig zijn geweest of volledig aanwezig zijn geweest.
Optie Aanwezige:
Alle deelnemers die soms niet aanwezig zijn geweest of volledig aanwezig zijn geweest. Deelnemers die niet aanwezig zijn geweest worden niet als ontvanger toegevoegd.
Optie Die voldoen aan presentieplicht:
Alleen die deelnemers die daar waar dit verplicht is, aanwezig zijn geweest. In de opleidingssoort stel je in voor hoeveel % aanwezigheid is vereist.

Let op:
  1. Voor dat de evaluatie wordt geopend en de deelnemers worden toegevoegd moet je in dit geval dus de presentie hebben geregistreerd.
  2. Zorg ervoor dat optie 'Presentie % gaat alleen over onderdelen met presentieplicht' hebt geactiveerd. Dit doe je via menu-groep 'Instellingen' en menu-item 'Applicatie'. De onderdelen zonder presentieplicht worden dan niet meegeteld.
Wil je bepalen wie van de deelnemers deze evaluatie mogen invullen dan regel je dat via een bedrijfs- en of persoonscategorie. Daarmee maak je onderscheid in deelnemers die bijvoorbeeld bij een overheidsinstantie werken (bedrijfscategorie) of alleen Nederlandstalige deelnemers (persoonscategorie).Je hebt de keuze met of zonder.


Kies je voor docenten?
Met behulp van een docentrol bepaal je dat de evaluatie alleen naar die docenten verstuurd wordt die deze rol hebben gekregen. Denk bijvoorbeeld aan een evaluatie voor interne en externe docenten, docenten, examenbegeleiders en acteurs.


Nieuw deelnemers/docenten toevoegen:
Vink deze optie aan om er voor te zorgen dat deelnemers of docenten automatisch aan de evaluatie worden toegevoegd als deze open staat en de deelnemer wordt ingeschreven of de docent wordt ingepland.

Naam, omschrijving welkom- en afsluitingstekst:
Vervolgens moet je de evaluatietemplate een naam geven. Deze zie je terug als de evaluatie wordt ingevuld. De naam omschrijft vaak de evaluatie of evaluatietemplate. Het is mogelijk om gebruik te maken van samenvoegcodes. Bijvoorbeeld [Opleiding:Naam].Let hierbij wel op: de samenvoegcode wordt pas ingevuld op het moment dat de evaluatie toegevoegd is aan een opleiding en open wordt gezet.
De omschrijving is niet zichtbaar voor de ontvangers en is alleen bedoeld voor jezelf of voor jouw collega`s.
Vul een welkomsttitel en -tekst, en een afsluitingstitel en -tekst in. Deze worden getoond als de ontvanger de evaluatie opent of sluit. De welkomst- en afsluitingsteksten zijn verplicht. Daarmee geef je bijvoorbeeld aan of het een intake of evaluatie is.

Tekst knoppen:
Je kunt de tekst van de start- en verstuurknop aanpassen. Start knop: vul je niets in dan wordt de standaard tekst 'Evaluatie starten' gebruikt. Verstuur knop: vul je niets in dan wordt de standaard tekst 'Evaluatie sturen' gebruikt.


Kleuren en logo:
De kleur headers en kleur titels kun je in jouw huisstijl aanpassen indien dit gewenst is.
  1. Type de kleurcode in.
  2. Of klik om de kleurenkiezer te openen.

Heb je de evaluatietemplate opgeslagen dan kun je via preview bekijken of de kleuren goed zijn
Selecteer je eigen logo via het vergrootglas (1), deze wordt bij het online invullen van de evaluatie getoond. Door naar rechts te schuiven met behulp van het schuifbalk (2) kun je het logo groter maken.

Via het kruis verwijder je het logo (2).


Responsdagen:
Responsdagen is het aantal dagen dat de evaluatie ingevuld kan worden. Coachview bepaalt de einddatum aan de hand van de aanmaakdatum/startdatum van de evaluatie en de maximale responsdagen. Wanneer de einddatum is verstreken kan de ontvanger de evaluatie niet meer invullen.
Let op: dit zijn geen werkdagen, de weekenden worden dus meegeteld.
Tip: je kunt het sluiten van een evaluatie beter regelen met behulp van een automatische actie. Zet dan de max responsdagen na de tijd dat deze actie de evaluatie sluit.

Voorbereiding analyse:
Wanneer je standaard de open vragen en toelichting in de evaluatie analyse terug wilt laten komen,  vink dan “toon open vragen in rapport” en “toon toelichting in rapport” aan. Dit kun je bij de evaluatie analyse altijd nog aanpassen. Verder kun je bepalen wat de titel van het evaluatierapport moet zijn. In de titel kun je gebruik maken van samenvoegcodes zoals de naam van de opleiding [Opleiding:Naam].


Bewaren en preview:
Ben je klaar met het invullen van de verschillende gegevens? Klik dan op 'Opslaan' om deze te bewaren.

Klik op de tab 'Vragen' om evaluatievraag-templates toe te voegen. 
Wil je een voorbeeld zien van jouw evaluatie? Klik dan op preview. Deze knop staat helemaal onderaan en kan alleen gebruikt worden als je de evaluatietemplate niet aan het bewerken bent.

Let op: bij het opstarten van de preview worden de samenvoegcodes niet vertaald en bij beëindig de ingevulde gegevens niet bewaard.


Koppel de evaluatievraag template:
Heb je de evaluatietemplate ingericht dan moeten de evaluatievraagtemplates worden toegevoegd.
Open de evaluatietemplate en klik op de tab 'Vragen'.
Om een vraag toe te voegen klik je op 'toevoegen'.
Je hebt nu de mogelijkheid om bestaande evaluatievraag templates toe te voegen (2). Selecteer daarvoor een of meerdere vragen (1).

Staat jouw evaluatievraag template er niet tussen? Dan kun je ook een nieuwe evaluatievraag template aanmaken. Klik daarvoor op de knop ‘Nieuw’ (3).
Via de knop “meer” is het mogelijk om te zoeken op bijvoorbeeld categorieën of op naam of een gedeelte van de naam.


Tip: je kunt alle vragen in één keer selecteren door het vakje boven in de tabel aan te vinken.
 


Verwijderen van evaluatievraagtemplates:
Om een of meerdere evaluatievraag templates te verwijderen klik je op "Verwijderen". 
Selecteer de evaluatievraag templates door deze aan te vinken (1) en klik op "Verwijder" (2) en "OK".

Volgorde vragen veranderen:
Wil je de volgorde veranderen klik dan op het sorteericoontje om de sortering van de vragen te veranderen. Deze vind je links onderaan de lijst met vraagtemplates.
Selecteer een keuze (1) en verplaats deze met een van de pijltjes (2) naar boven of naar beneden. Klik op ‘Opslaan’ (3) om de wijziging te bevestigen. 
Klik je op de knop 'Sorteer op naam' (4)? Dan worden alle vragen automatisch op naam gesorteerd zonder dat je op de 'Opslaan' knop hoeft te klikken.


Let op: 
  1. Het is mogelijk om dezelfde vraag meerdere keren toe te voegen aan de evaluatietemplate.
  2. Bij het verwijderen van een of meerdere evaluatietemplate vragen uit de evaluatietemplate verdwijnt de vraag uit de evaluatietemplate maar de vraag wordt niet verwijderd uit bestaande evaluaties.
  3. Na het verwijderen van een of meer evaluatietemplate vragen worden de vragen automatisch hernummerd.


Koppel de actietemplates: 
De actietemplates 'openen', 'uitnodigen', 'herinneren' en 'sluiten' voeg je toe aan een of meerdere evaluatietemplates.
Open de evaluatietemplate via menu 'Evaluatie' en menu-item 'Evaluatie-template'. Klik op de naam van de evaluatietemplate om deze te openen.
Ga naar de tab 'Actietemplates'.
Klik op de knop 'Toevoegen'.
Selecteer de actietemplates (1) en klik op 'Toevoegen' (2).


Tip:De volgende samenvoegcodes kun je in de naam, omschrijving, welkomsttekst en afsluitingstekst gebruiken. Welke je kunt gebruiken is afhankelijk van de evaluatietemplate (opleiding of onderdeel). Heb je voor de functie 'Geen' gekozen dan kun je geen gebruik maken van samenvoegcodes.
Je moet de code letterlijk overtypen of kopiëren!
Opleiding:
  1. [Opleiding:Naam]: toont de naam van de opleiding.
  2. [Opleiding:Code]: toont de code van de opleiding.
  3. [Opleiding:BeginDatum]: toont de startdatum van de opleiding.
  4. [Opleiding:EindDatum]

Let op: BeginDatum en EindDatum kun je niet gebruiken als je het afnemen van een evaluatie hebt geautomatiseerd. De evaluatie wordt namelijk toegevoegd als je de opleiding maakt. Op dat moment is de opleiding nog niet gepland!
Onderdeel:
  1. [OpleidingOnderdeel:Naam]: toont naam van het onderdeel.
  2. [OpleidingOnderdeel:Code]: toont de code van het onderdeel.
  3. [OpleidingOnderdeel:Datum]: toont de datum van het onderdeel.


Tip:Heb je een evaluatietemplate helemaal ingericht dan kun je deze kopiëren. De kopie kun je naar behoefte aanpassen.

Deze informatie wordt tijdens het kopiëren meegenomen:
  1. Informatie tab 'Algemeen'. Let op: in de naam wordt achteraan '(kopie)' toegevoegd.
  2. De vragen.
  3. De actietemplates.
Opleidingssoorten moet je zelf nog toevoegen.


Bijgewerkt tot en met versie 86