Persoon: initialen personen slim in bulk aanpassen. : Coachview Helpdesk

Het op een juiste manier weergeven van initialen in een persoonsdossier is belangrijk, zeker als je formeel met jouw contacten correspondeert vanuit Coachview. Het kan dus voorkomen dat initialen niet goed staan, denk daarbij aan 'A.bc', 'ABC' of 'a.b.b.a'. Terwijl het een HOOFDLETTER met erachter een punt moet zijn (A.B.B.A.). In de volgende stappen lees je hoe je dit voor alle personen in een keer kunt corrigeren.

Stappen:
Het is verstandig om onderstaande eerst uit te proberen in jouw trainingsomgeving.
Open het personen zoekscherm en zorg ervoor dat de kolom 'Voorletters' aanwezig is.
Controleer of het aantal personen onder de 10.000 blijft. Kijk daarvoor linksonder in het zoekscherm.
Is dit niet het geval dan dien je de stappen meerdere keren uit te voeren. Daarvoor kun je bijvoorbeeld de kolom 'Aangemaakt' gebruiken. Via zoekcriterium 'aanmaakdatum' kun je een splitsing in jaren maken. Deze komt te voorschijn als je op de knop 'meer...' klikt.
Download de lijst via het pijltje linksonder in het scherm. De personen worden vastgelegd in het bestand Persoon.csv.
Open Persoon.csv in Excel. Dit gaat (meestal) vanzelf als je op het bestand klikt.
Open het bestand 'Excelvervangen_18122020.xlsm' in Excel dat je hieronder in dit artikel kunt downloaden.
Kopieer uit persoon.csv de informatie uit de volgende kolommen naar 'Excelvervangen_18122020.xlsm'.
Persoon.csv	Excelvervangen_18122020.xlsm

Kolom 'persoon.csv'	kolom 'Excelvervangen_18122020.xlsm '.
Kolom 'PersonId' (1).	Kolom 'PersonId' (2).
Kolom 'Naam' (3).	Kolom 'Naam' (4).
Kolom 'Voorletters' (5).	Kolom 'Voorletters' (6). Kolom 'Voorletters origineel' (7).

Voorbeeld Excelvervangen_18122020.xlsm

Kolom H en I bevatten de tekens die je gaat vervangen. Kolom H is de originele waarde en die wordt vervangen door kolom I. Dus in dit voorbeeld A wordt vervangen door A. Vul eventueel de kolommen aan.
Druk op de knop 'Vervangen'.
Je krijgt deze vraag die je dient te beantwoorden.
Klik op kolom C om deze hele kolom te selecteren. In het pop-up schermpje wordt nu '$C:$C' ingevuld. Klik op 'OK'.
De volgende vraag wordt gesteld.
Selecteer hier de kolommen H en I. Klik op 'OK'.
Je ziet na enkele seconden het resultaat. Maar let op: er zijn twee of drie puntjes gezet. Dit moet je nog corrigeren.
Het corrigeren gebeurt in de volgende stappen: Klik op de knop 'Vervangen'. Selecteer weer geheel kolom C. Klik op 'OK'. Selecteer nu voor kolommen J en K regel 3, zodat in het pop-up venstertje '$J$3:$K$3' komt te staan. Klik op 'OK' en kolom C is bijgewerkt. Belangrijk is wel om de kolom C nog een keer door te lopen.
Kopieer kolommen A en C naar een ander Excel bestand of blad in dit Excel bestand en sla het bestand op als een CSV bestand.

Importeer dit bestand in Coachview. Wil je daarover meer weten? Klik hier voor 'importeren Bedrijven en Personen in Coachview: introductie'.