Persoonsdossier. Persoonsinformatie. Categorieën. Vergeetrecht. Ontdubbelen. In bulk wijzigen. Zoeken. Initialen corrigeren.


In Coachview is het mogelijk om twee personen samen te voegen waarbij verschillende gegevens en opleidingsvragen worden bewaard en samengevoegd tot één dossier. Dit noemen we in Coachview ontdubbelen.


Tip: het ontdubbelen kun je ook via een actie automatiseren. Weten hoe? Klik dan hier.


Wat gebeurt er?

  1. Persoonsgegevens worden aangevult en niet overschrijven, denk aan naam / adres / geboortedatum.
  2. Persoonscategorieën worden bij bestaande persoon aangevuld.
  3. De opleidingsvragen van de verkeerd ingevoerde (dubbele) persoon worden gevoegd bij het dossier van de persoon die bewaard moet blijven. 
  4. Het persoonsdossier van de verkeerd ingevoerde persoon wordt daarna verwijderd.
Algemene persoonsgegevens die ingevuld zijn bij de te ontdubbelen persoon worden niet toegevoegd aan het persoonsdossier dat wordt behouden.
  1. Indien er geen foto is toegevoegd aan het dossier welke wordt behouden, maar wel een foto is toegevoegd aan het dossier welke verwijderd wordt, wordt bij het ontdubbelen de foto niet overgenomen.
  2. Persoonscategorieën die toegevoegd zijn aan de te ontdubbelen persoon, worden niet toegevoegd aan het persoonsdossier dat wordt behouden.
  3. Algemene persoonsgegevens die ingevuld zijn bij de te ontdubbelen persoon worden niet toegevoegd aan het persoonsdossier dat wordt behouden. Het is dus verstandig om voorafgaand aan het ontdubbelen de gegevens zelf eerst handmatig aan te vullen bij het persoonsdossier dat wordt behouden.

Het is dus verstandig om voorafgaand aan het ontdubbelen de gegevens zelf eerst handmatig aan te vullen bij het persoonsdossier dat wordt behouden.

Ontdubbel een persoon met behulp van de volgende stappen:
Tip: voor het makkelijker selecteren van de te ontdubbelen persoon, kun je in zijn/haar persoonsdossier 'MAG WEG' toevoegen aan de achternaam.
Klik in menu-groep 'Relaties' (1) op menu-item 'Ontdubbelen persoon' (2).
  1. Selecteer met het vergrootglas (1) het persoonsdossier dat bewaard moet blijven.
  2. Selecteer met het vergrootglas (2) de te ontdubbelen persoon, dit dossier wordt verwijderd.
  3. Klik op de knop 'Ontdubbelen' (3).
Ontdubbelen is gelukt:
Is het ontdubbelen succesvol verlopen dan is de naam van de dubbele persoon verdwenen. De melding 'Ontdubbelen' van de personen succesvol' verschijnt in het scherm.
Ontdubbelen is niet gelukt:
Is het ontdubbelen niet gelukt dan worden er meldingen in het rood gegeven.

Mogelijke oorzaken dat het ontdubbelen niet is gelukt:
  1. Je hebt tweemaal dezelfde persoon geselecteerd.
  2. De te ontdubbelen persoon is debiteur en heeft een of meerdere facturen gekregen.
  3. De te ontdubbelen persoon is crediteur en heeft een of meerdere inkooporders met gekoppelde documenten en/of acties.
  4. De te ontdubbelen persoon is ook gebruiker van Coachview.
  5. De te ontdubbelen persoon heeft meerdere competenties die deze moet volgen.

Foutmelding: 'OntdubbelenPersoon: Gebruiker heeft nog registraties in autorisatie status historie logboek'.
Oorzaak van deze melding: het is niet mogelijk om de persoon te ontdubbelen, in verband met de historie autorisatie. De persoon is in het verleden eigenaar autorisatie geweest bij opleidingsvragen. Daardoor kun je de persoon niet verwijderen, want dan mis je een stukje historie.
Oplossing:
Zet de te ontdubbelen persoon op inactief.


Bijgewerkt tot en met versie 90