Schuldner werden automatisch in Coachview angelegt, wenn Sie eine Anfrage registrieren. Es kann jedoch wünschenswert sein, die Daten anzupassen oder zu ergänzen.

Über die Unternehmen- oder Personendatei können Sie sehen, ob eine Firma oder Person als Schuldner in Coachview angelegt wurde.
Klicken Sie auf diesen Link, um die Schuldnerakte zu öffnen.


Schuldnerdatei ändern:

Dies geschieht über das Menü "Finanzen" und den Menüpunkt "Debitoren".


Füllen Sie die folgenden Daten aus:

NameBeschreibung
Schuldner-Nummer:Automatisch erstellt von Coachview.
Externe Schuldner-Nummer:Erfassen Sie die Schuldnernummer selbst aus Ihrem Buchhaltungssystem.
Unternehmen:Name des Unternehmens, das Unternehmen ist Schuldner.
Person: Ist kein Unternehmen eingetragen, ist die Person Schuldner. Wenn es ein Unternehmen gibt, ist die Person ein Ansprechpartner..
Rechnungen für Versandmethoden: 
UnbekanntSie wissen noch nicht, ob die Rechnungen per E-Mail oder per Post verschickt werden.
E-MailDie Rechnungen werden immer per E-Mail verschickt. Wählen Sie eine Standard-E-Mail-Adresse im folgenden Feld aus.
DruckenDie Rechnungen müssen noch ausgedruckt und per Post verschickt werden.

Wenn ein Schuldner automatisch erstellt wird, ist die Option "Unbekannt" ausgewählt. Sie können dies für jeden Schuldner selbst ändern. Über die Option 'DebtorStandardSendMethodInvoice' können Sie den Standardversandmodus auf '1: Unbekannt, 2: E-Mail oder 3: Druck' setzen. Wenn Sie sich über Ihre Website oder das Schulungsportal anmelden, können Sie diese Option hinzufügen. Bitte beachten Sie: Wenn Sie dies nicht angeben? Wenn Sie dann einen neuen Schuldner anlegen, wird immer "Unbekannt" ausgewählt, auch wenn Sie dies in den Optionen geändert haben..
E-Mail Adresse: Festlegen, an welche E-Mail-Adresse die Rechnungen standardmäßig gesendet werden sollen:

Unternehmen: Die E-Mail-Adresse, die Sie in der Firmendatei eingegeben haben. Handelt es sich bei dem Schuldner um eine Privatperson, so ist diese Adresse nicht bekannt, auch wenn ein Geschäftseintrag mit dem Personendatensatz verknüpft ist.
Kontaktperson: Bezieht sich auf die Kontaktperson, die Sie in das Feld "Person" eingegeben haben. In der Personalakte der Kontaktperson muss eine E-Mail-Adresse eingetragen sein..
Kontaktperson Anfrage: Verweist auf die Kontaktperson der Anfrage. Sie werden hier keine E-Mail-Adresse sehen, da dies für jeden Schuldner ein anderer Ansprechpartner sein kann. Sie verwenden diese Option, weil die Rechnung an die Kontaktperson einer Abteilung gehen soll und nicht an eine Standard-E-Mail-Adresse.
Ansonsten: Keine der oben genannten Optionen trifft zu. Die Rechnung muss immer an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse geschickt werden.
Zusätzliche E-Mail-Adressen: Zusätzliche E-Mail-Adressen.
Bankkontonummer: Die Bankleitzahl.
Name des Kontos: Name des Bankkontoinhabers.
BIC-Code: Jede Bank hat einen eigenen Code für internationale Zahlungen. Dieser Code wird BIC genannt und ist auch als SWIFT-Adresse bekannt. Für Zahlungen in Euro innerhalb Europas (SEPA-Länder) gilt dieser Code nicht.
IBAN-Code: Die Internationale Bankkontonummer (IBAN) wird für Überweisungen im In- und Ausland benötigt.

Beim Speichern prüft Coachview den eingegebenen IBAN-Code.

Umsatzsteueridentifikationsnummer: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Zahlungsfrist: Wenn das Zahlungsziel von Ihrem Standard abweicht, können Sie es hier eingeben. Die Zahlungsfrist ist in Tagen.
Zahlungsmethode: Auswahl aus einer Liste von Zahlungsarten.
Mehrwertsteuersätze: 
Treffen Sie eine Auswahl aus der Liste der Mehrwertsteuersätze, die nur für diesen Schuldner zulässig sind. Bei der Erstellung des Rechnungsentwurfs wird geprüft, ob eine der Bestellzeilen (Rechnungszeilen) einen MwSt.-Code enthält, der nicht in dieser Liste enthalten ist. Ausländische Schuldner oder Schuldner, die von der Mehrwertsteuer befreit sind, dürfen zum Beispiel nicht mit Mehrwertsteuer belastet werden.
Intern: Mit einem Häkchen können Sie angeben, dass es sich um einen internen Schuldner handelt.
Kaufnummer obligatorisch: 

Wählen Sie diese Option, wenn für eine Anfrage die Eingabe einer Referenznummer (Bestell-/Einkaufsnummer) erforderlich ist. Es ist wichtig, dass Sie die Option 'Invoice Validation Before Creation (Rechnungsprüfung vor der Erstellung einer Rechnung)' über das Menü 'Service Center' und den Menüpunkt 'Optionen' aktivieren.

Wenn keine Referenznummer eingegeben wurde, dann:

  1. Sie können eine Rechnung nicht manuell über die Anfrage oder die Schulung erstellen.
  2. eine automatische Aktion wird abgelehnt.
Hauptbuchkonto: Auswahl aus der Liste der Hauptbuchkontonummern.
Exportiert: Wenn Sie eine Verbindung zu einem Buchhaltungssystem haben und der Schuldner exportiert wurde, wird ein Häkchen und "Ja" angezeigt. Sie sehen nun auch das Exportdatum, die Uhrzeit und die Chargennummer.
Bestätigt: Wenn Sie eine Verbindung zu einem Buchhaltungssystem haben und der Schuldner vom Buchhaltungssystem akzeptiert wurde, erscheint ein Häkchen und "Ja". Sie sehen auch das Annahmedatum, die Uhrzeit und die Chargennummer.

Klicken Sie auf "Speichern" oder "Speichern und zurück", um den Schuldner zu speichern.

Klicken Sie auf "Bearbeiten" und "Löschen", um sie zu entfernen. Nur löschen, wenn der Schuldner noch nicht in Coachview verwendet wurde.


Wurde das Feld "Kennnummer des Unternehmensnr" in der Unternehmensdatei nicht ausgefüllt? 

Dann wird eine Warnung angezeigt.