Mithilfe einer CSV-Importdatei neu erstellen Debitoren auf einmal oder bestehende Debitoren ändern. Das Einlesen der CSV-Datei erfolgt über einen speziellen Task .

Hinweis: Sie können keine spezielle Aufgabe einrichten mach es selbst. Bitte kontaktieren Sie unsere Support-Abteilung.

Wichtige Bedingungen:
  1. Die Datei, die Sie kompilieren, ist eine XLSX-Datei, eine MS-Excel-Tabellenkalkulationsdatei. Bevor Sie diese Datei importieren können, muss sie in eine CSV-Datei (Textdatei) konvertiert werden.
  2. In der Textdatei müssen die Daten durch ein Semikolon (;) getrennt werden.
  3. Die Spaltenüberschriften stehen in der ersten Zeile, getrennt durch ein Semikolon (;). Ab Zeile zwei werden die zu importierenden Daten platziert, getrennt durch ein Semikolon (;).
  4. An den Spalten dürfen keine Änderungen vorgenommen werden. Die Spaltennamen dürfen nicht umbenannt werden Die Spalten dürfen nicht anders sortiert werden. Spalten dürfen nicht gelöscht oder ausgeblendet werden.
  5. Eine neue Debitorenakte kann nur erstellt werden, wenn die Firmenakte in Coachview vorhanden ist.
  6. Eine leere Spalte in der Akte, aber gefüllt in der Schuldnerakte? Dann wird das Feld in der Schuldnerdatei geleert. Eine Ausnahme bildet der Mehrwertsteuersatz. Dies wird nur hinzugefügt werden. Die Datei muss also alle Spalten enthalten, damit keine Felder versehentlich geleert werden.
  7. Sie können keinen Schuldnerdatensatz für eine Person anlegen oder ändern.

Best Practice:
  1. Testen Sie Ihre zu importierende Datei zuerst in Ihrer Trainingsumgebungvon Coachview. Ein Import kann nicht rückgängig gemacht werden. Einmal importierte Daten können nicht einfach gelöscht werden.
  2. Möchten Sie eine große Datei importieren? Dann tun Sie dies später am Tag. Vorzugsweise nach 20:00 Uhr.

Importdatei erstellen:
Am Ende dieses Artikels können Sie die zu vervollständigende Importdatei herunterladen (CoachviewImportDebiteuren.xlsx).

Pro Schuldner werden die Daten in einer Zeile erfasst.
CoachViewCompanyID:Die Firmen-ID der Datenbank. Anhand dieser ID weiß Coachview, ob eine neue Debitorenakte erstellt werden muss oder ob die bestehende Debitorenakte geändert/ergänzt werden muss.

Sie können die Firmen-ID auf zwei Arten erhalten:
  1. Exportieren Sie die Liste der Unternehmen in CSV über den Pfeil unten links auf dem Bildschirm. Spalte A (CompanyId) zeigt die Unternehmens-ID. Diese Spalte wird nicht angezeigt? Öffnen Sie dann den Bildschirm mit den Optionen (Menü „Service Center“ und Menüpunkt „Optionen“. Scrollen Sie zum Bereich „Allgemein“ und stellen Sie sicher, dass die Option „ExportDatabaseID“ ausgewählt ist. 39; ist geprüft.
  2. Fahren Sie mit der Maus über den Namen in der Liste der Unternehmen. Unten links auf dem Bildschirm wird die Firmen-ID angezeigt. 
Externe Schuldnernummer:Neben der internen Debitorennummer, die von Coachview automatisch erstellt wird, können Sie auch erfassen eine externe Debitorennummer . Praktisch, wenn der Debitor bereits in Ihrem Buchhaltungssystem vorhanden ist, aber eine andere Nummer als die interne Debitorennummer von Coachview hat.
Versandart:Legen Sie fest, wie Sie die Rechnungen für diesen Debitor versenden möchten:
E = E-Mail
P = drucken
E-Mail-Adresse:Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse die Rechnungen für diesen Debitor gesendet werden sollen. Die E-Mail-Adresse wird im Feld „Sonstiges“ erfasst.
Zusätzliche E-Mail-Adresse:Wird in der 'Zusätzlichen E-Mail-Adresse' erfasst.
Hauptbuchkonto:Standard-Sachkonto für diesen Debitor.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß Standardformat.

Beispiel:

Importdatei als CSV speichern::
  1. Vergewissern Sie sich, dass die Registerkarte "Exportieren" geöffnet ist ausgewählt haben.
  2. Klicken Sie im Excel-Menü auf „Datei“. -> 'Speichern unter'.
  3. Wählen Sie Speichern als 'CSV (kommagetrennt)(*.csv).

Importieren:
Klicken Sie im Menü auf „Verwalten“. im Menüpunkt 'Spezielle Aufgabe'.
Klicken Sie auf den Namen der Sonderaufgabe, sie heißt wahrscheinlich „Debitoren importieren“. #39;39;.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei hochladen".
Wählen Sie im sich öffnenden Explorer die zu importierende Datei aus (1) .
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen". und der Import startet automatisch im Hintergrund. Es kann einige Minuten dauern, bis der Import abgeschlossen ist.
Klicken Sie auf die Registerkarte "Ergebnisse". dann können Sie sehen, ob der Import erfolgreich war.
In Spalte 'Nachricht' Sie sehen, wie viele Zeilen verarbeitet wurden.
In der Spalte 'Erfolg' können Sie sehen, ob es erfolgreich war.