Met behulp van een CSV-importbestand maak je in één keer nieuwe debiteuren aan of wijzig je bestaande debiteuren. Het CSV-bestand wordt met behulp van een speciale taak ingelezen.


Let op: het inrichten van de speciale taak kun je niet zelf doen. Neem daarvoor contact op met onze support afdeling.


Belangrijke voorwaarden:
  1. Het bestand dat je samenstelt is een XLSX bestand, een MS-Excel spreadsheet bestand. Voordat je dit bestand kunt importeren moet het geconverteerd worden naar een CSV (tekst) bestand.
  2. In het tekstbestand moeten de gegevens gescheiden zijn met een puntkomma (;).
  3. Op de eerste regel worden de kolomkoppen geplaatst, gescheiden met een puntkomma (;). Vanaf regel twee worden de te importeren gegevens geplaatst, gescheiden met een puntkomma (;).
  4. Er mogen geen wijzigingen in de kolommen aangebracht worden. De kolomnamen mogen niet hernoemd worden. De kolommen mogen niet anders gesorteerd worden. Er mogen geen kolommen verwijderd of verborgen worden.
  5. Er kan alleen een nieuw debiteurendossier worden aangemaakt als het bedrijfsdossier in Coachview bestaat.
  6. Een lege kolom in het bestand, maar wel gevuld in het debiteurendossier? Dan wordt het veld in het debiteurendossier leeggemaakt. Met als uitzondering het BTW-tarief. Deze wordt alleen toegevoegd. Dus het bestand moet alle kolommen bevatten, zodat er geen velden onbedoeld leeggemaakt worden.
  7. Je kunt geen debiteurendossier voor een persoon aanmaken of aanpassen.

Beste practice:
  1. Test jouw te importeren bestand eerst in jouw trainingsomgeving van Coachview. Een import kan niet worden teruggedraaid. Eenmaal geïmporteerde gegevens kunnen niet zomaar worden verwijderd.
  2. Wil je een groot bestand importeren? Doe dit dan later op de dag. Voorkeur is na 20:00 uur.

Samenstellen importbestand:
Onder aan dit artikel kun je het in te vullen importbestand (CoachviewImportDebiteuren.xlsx) downloaden.

Per debiteur worden de gegevens in één regel vastgelegd. Elke regel is verdeeld in de volgende kolommen:
CoachViewBedrijfID:Het database bedrijfsid. Met behulp van dit ID weet Coachview of er een nieuw debiteurendossier aangemaakt moet worden of dat het bestaande debiteurendossier gewijzigd/aangevuld moet worden.

Het bedrijfsid kun je op twee manieren ophalen:
  1. Exporteer de lijst met bedrijven naar CSV via het pijltje links onder in het scherm. In kolom A (CompanyId) wordt het bedrijfsid getoond. Wordt deze kolom niet getoond? Open dan het scherm met opties (menu-groep 'Instellingen' en menu-item 'Applicatie'. Scroll naar panel 'Algemeen' en zorg ervoor dat optie 'Exporteer Database ID' is aangevinkt.
  2. In de lijst met bedrijfven zweef je met de muis boven de naam van het bedrijf. Links onder in het scherm zie je dan de company id verschijnen.
CoachviewPersoonIDBetreft het een particuliere debiteur dan laat je het CoachviewBedrijfID leeg en vul je hier het database persoonsid in. Het persoonsid kun je op twee manieren ophalen:
  1. Exporteer de lijst met personen naar CSV via het pijltje links onder in het scherm. In kolom A (PersonId) wordt het id getoond. Wordt deze kolom niet getoond? Open dan het scherm met opties (menu-groep 'Instellingen' en menu-item 'Applicatie'. Scroll naar panel 'Algemeen' en zorg ervoor dat optie 'Exporteer Database ID' is aangevinkt.
  2. In de lijst met personen zweef je met de muis boven de naam van de persoon. Links onder in het scherm zie je dan het id verschijnen.
Extern Debteteurnummer:Naast het interne debiteurennummer, dat automatisch door Coachview wordt aangemaakt, kun je ook een extern debiteurnummer vastleggen. Handig als de debiteur al in jouw boekhoudsysteem bestaat maar een ander nummer heeft dan het interne debiteurennummer van Coachview.
Verzendwijze:Bepaal hoe je de facturen voor deze debiteur wilt versturen:
1 = e-mail
2 = print
Emailadres:Bepaal naar welk e-mailadres de facturen voor deze debiteur gestuurd moeten worden. Het e-mailadres wordt vastgelegd in het veld 'Anders'.
Extra Emailadres:Wordt vastgelegd in het veld 'Extra e-mailadres'.
Grootboekrekening:Standaard grootboekrekening voor deze debiteur.
BTW Nummer:BTW identificatienummer volgens standaard formaat.
Bankrekeningnummer:Moet aan de specificaties voldoen.
BIC-code:Bank Identifier Code. Dit is een code die bij internationale betalingen wordt gebruikt om de juiste bank te kunnen identificeren om het geld naar over te boeken. Moet aan de specificaties voldoen.
IBAN:Een IBAN (International Bank Account Number) code cq nummer heb je nodig voor buitenlandse bankoverschrijvingen. Het nummer is in een internationaal bankrekeningnummer. Het International Bank Account Number bestaat uit maximaal 34 tekens.
Betaalwijze:De code van de betaalwijze zoals vastgelegd in Coachview via menu-groep 'Verkoop' en menu-item 'Betaalwijze'. Vul de code in. Is er een waarde ingevuld dan moet de betaalwijze bestaan, anders wordt deze regel overgeslagen.
BTW TariefEr kan één BTW Tarief geïmporteerd worden per debiteur. De code van de BTW zoals vastgelegd in Coachview via menu-groep 'Werkproces' en menu-item 'Verkoopregel-template'. Klik hier op de drie puntjes en vervolgens op menu-item 'Btw-tarief'. Vuil de code in. Is er een waarde ingevuld, dan moet het BTW-tarief bestaan, anders wordt deze regel overgeslagen.

Importbestand opslaan naar CSV::
  1. Zorg ervoor dat je tab 'Export' hebt geselecteerd.
  2. Klik in het menu van Excel op 'Bestand' -> 'Opslaan als'.
  3. Kies voor opslaan als 'CSV (gescheiden door lijstscheidingseken)(*.csv).

Importeren:
Klik in menu-groep 'Integraties' op menu-item 'Speciale taak'.
Klik op de naam van de speciale taak'. Rechts zie je een voorbeeld. De naam in jouw omgeving kan afwijken.
Klik op de knop 'Upload bestand'.
Selecteer in de verkenner die wordt geopend het te importeren bestand.
Klik op de knop 'Openen' en de import wordt automatisch op de achtergrond gestart. Het kan enkele minuten duren voordat het importeren is afgerond.
Klik je op de tab 'Resultaten' dan zie je of de import is gelukt.
In kolom 'Bericht' zie je hoeveel regels er verwerkt zijn.
In kolom 'Succes' zie je of het gelukt is.


Bijgewerkt tot en met versie 86