Mit freien Feldern können Sie zusätzliche Informationen speichern, die Coachview nicht standardmäßig für ein bestimmtes Thema anbietet. Es ist möglich, ein oder mehrere freie Felder für alle Arten von Themen einzurichten.
Bitte beachten Sie: Im Zusammenhang mit der GDPR-Gesetzgebung können Sie ein freies Feld, zum Beispiel die BSN-Nummer, schützen und als vertraulich kennzeichnen. In diesem Fall werden die von Ihnen eingegebenen Daten vertraulich behandelt:
  1. Wird in verschlüsselter Form gespeichert.
  2. Die darin enthaltenen Daten sind standardmäßig nicht sichtbar.
  3. Sie können das freie Feld nicht als Spalte festlegen 
  4. Das freie Feld kann nicht in einer Dokumentvorlage verwendet werden.
  5. Kann nicht im Schulungsportal / auf der Website verwendet werden.

INHALTSVERZEICHNIS


Satz:

Klicken Sie auf den Menüpunkt "Freie Felder setzen" im Menü " Geschäftsführung".

Wählen Sie aus der Liste die Datei, zu der freie Felder hinzugefügt werden sollen.
Der Suchbildschirm öffnet sich mit einer Übersicht über alle freien Felder, die bereits für diese Datei erstellt wurden. Diese Liste kann natürlich auch leer sein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".

Code: (obligatorisch): Geben Sie einen eindeutigen Code ein. Sie können keine Leerzeichen verwenden, nur Buchstaben und/oder Zahlen. Der Code kann nicht mehr geändert werden, sobald Sie das freie Feld gespeichert haben.

Bezeichnung (obligatorisch): Geben Sie dem freien Feld einen Namen, damit klar ist, was ausgefüllt werden muss.

Vertraulich: Prüfen Sie, ob die Informationen im freien Feld verschlüsselt gespeichert werden sollen und standardmäßig nicht angezeigt werden sollen. Dieses freie Feld kann nicht als Spalte festgelegt oder als Platzhalter in Dokumentvorlagen verwendet werden.


Typ: Definieren Sie, was ausgefüllt werden kann.

Wichtig: Wenn Sie diese Option aktivieren, weist Coachview Sie darauf hin, das freie Feld auszufüllen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die für eine ordnungsgemäße Bearbeitung erforderlichen Informationen ausgefüllt werden. Das freie Feld muss ausgefüllt werden. Lesen Sie mehr unter der Überschrift "Wichtig".

Inaktiv: Wollen Sie das freie Feld nicht entfernen, weil Sie die Daten noch behalten wollen? Dann kreuzen Sie inaktiv an 

Klicken Sie auf "Speichern & Zurück", um die Daten zu speichern.

Die verschiedenen Typen:
Ja oder nein.
Sie können den Standardwert angeben. Haben Sie diese Option überprüft? Dann wird es immer ausgewählt, wenn das freie Feld angezeigt wird. Dies bedeutet "Ja".

Datum.
Es kann nur das Datumsformat (tt-mm-jjjj) eingegeben werden.

Auswahlliste.
Verknüpfen Sie eine Auswahlserie, die Sie über die Menügruppe "Verwaltung" und den Menüpunkt "Auswahlserie" erstellen.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie diesen Menüpunkt 'Auswahlreihen' nicht sehen, dann muss die Funktion 'Auswahlreihen (Schreiben)', die zum Modul IP gehört, einer Benutzerrolle hinzugefügt werden, die Ihrem Benutzerkonto hinzugefügt wurde. Wie dies eingerichtet werden kann hier lesen (Benutzerrollen). Natürlich können Sie sich auch an unsere Support-Abteilung wenden.

Nummer.

Mehrzeiliger Text (Notizen).

Nummernserie.
Verwenden Sie den Typ Nummernfolge, um eine fortlaufende automatische Nummer für z. B. Personen (z. B. Schülernummer) und Unternehmen (z. B. Kundennummer) einzurichten. Die Nummer ist eine fortlaufende Nummer und kann im freien Feld nicht bearbeitet werden. Beim Anlegen des freien Feldes wird die Nummer sofort vergeben. Die autonome Nummerierung beginnt mit dem ältesten erstellten Datensatz. Sie können ein Präfix und/oder Suffix festlegen.
  1. Präfix.
  2. Mindestlänge: in diesem Beispiel besteht die Zahl aus 000
  3. Die erste Nummer, die vergeben wird, ist 001.

So sieht die Liste der Personen aus:
Bitte beachten Sie: 
  1. Dieser Typ kann nicht für alle Dateien festgelegt werden.
  2. Einmal gespeichert, können Sie die in das freie Feld eingegebenen Werte nicht mehr bearbeiten. Es ist nicht möglich, das Jahr als Präfix zu verwenden und die Nummer mit 1 beginnen zu lassen, im nächsten Jahr das Präfix zu ändern und die Nummer wieder mit 1 beginnen zu lassen. Aber dann werden alle Nummern gelöscht.
  3. Kann nicht für die Einfuhr von Unternehmen und Personen verwendet werden.

Wichtig:
Haben Sie angegeben, dass das Feld ausgefüllt werden muss? Sie sehen es dann in der Datei, für die Sie das freie Feld erstellt haben.
Die Registerkarte "Freie Felder" ist orange dargestellt. Wenn Sie mit der Maus über die Registerkarte fahren, sehen Sie die Anzahl der wichtigen Felder.
Wenn Sie die Registerkarte "Freie Felder" öffnen, können Sie an diesem Symbol erkennen, welches freie Feld Sie ausfüllen müssen. Coachview zeigt an, um welches freie Feld es sich handelt.
Solange Sie nicht auf "Bearbeiten" klicken, ist es möglich, dass das freie Feld nicht ausgefüllt wurde. Haben Sie auf "Bearbeiten" geklickt und das freie Feld nicht ausgefüllt? Dann können Sie den Vorgang nicht speichern.


Löschen:
  1. Klicken Sie auf den Namen des freien Feldes, um es zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltflächen "Bearbeiten", "Löschen" und "OK".
  3. Wurden die Daten bereits eingegeben? Dann folgt die Fehlermeldung 'Die Anzahl der ausgefüllten Felder für diese freie Felddefinition beträgt 3. Drücken Sie erneut die Taste Löschen, um dies zu bestätigen.'.
  4. Drücken Sie erneut auf "Löschen" und "OK", um alles zu löschen, oder klicken Sie auf "Abbrechen", um den Löschvorgang abzubrechen.
Ist das freie Feld noch als Spalte eingestellt? Dann kann sie erst gelöscht werden, wenn diese Spalte gelöscht wird.
'Das freie Feld kann nicht entfernt werden, da es als Spalte festgelegt ist.

Wurde das freie Feld (für Person, Unternehmen, Bewerbung, Schulungsfrage oder Schuldner) durch eine Webanfrage gefüllt? Dann können Sie das freie Feld nicht entfernen! Schalten Sie das freie Feld auf inaktiv. Wenn das freie Feld gefüllt ist, wird es in der Datei angezeigt (Registerkarte 'Freie Felder' mit dem Vermerk 'inaktiv' dahinter). Ist das freie Feld nicht ausgefüllt? Dann wird sie nicht angezeigt.


Sortierung:
Wenn Sie mehrere aktive freie Felder in der Suchmaske haben, können Sie diese sortieren.
  1. Öffnen Sie die Suchmaske mit freien Feldern. 
  2. Klicken Sie auf das Sortiersymbol unten links in der Liste.
  3. Klicken Sie auf den zu sortierenden Namen und bewegen Sie ihn mit den Pfeiltasten nach oben oder unten.
  4. Klicken Sie auf "Speichern".


Ändern Sie den Typ eines vorhandenen freien Feldes? Dann wird eine Warnung folgen. Je nachdem, welchen Typ Sie ändern, werden die in den freien Feldern eingegebenen Daten gelöscht oder gekürzt.