Coachview kennt seit langem die Möglichkeit, eine Internet-Agenda mit z.B. der eigenen allgemeinen Agenda oder der Agenda eines Lehrers zu verknüpfen. Das hat den großen Vorteil, dass die Termine in dieser Agenda direkt mit der Planung in Coachview verknüpft sind. Änderungen werden automatisch in den verknüpften Kalender übernommen. Für Teilnehmer, die z. B. nur einen Kurs besuchen, ist diese Option weniger geeignet. Für diese haben Sie die Möglichkeit, eine ICS-Datei mit der Einladung oder Bestätigung zu versenden.

Inhaltsübersicht:


ICS-Datei verarbeiten Outlook:
Speichern Sie die an die E-Mail angehängte ICS-Datei auf Ihrem Computer.
In Outlook haben Sie verschiedene Möglichkeiten zum Lesen der ICS-Datei. Es ist ratsam, die Methode, die Sie Ihren Teilnehmern empfehlen, zunächst zu testen.

Methode 1:
  1. Diese Methode stellt sicher, dass eine Einladung (ICS-Datei) mit einem geplanten Element automatisch als Kalenderelement in Ihrem eigenen Kalender platziert wird.
  2. Haben Sie mehrere Veranstaltungen geplant? Dann werden sie automatisch in einen neuen (zusätzlichen) Zeitplan aufgenommen.
Der Pfeil bzw. die rechte Maustaste in der ICS-Datei öffnet ein Kontextmenü.

Klicken Sie auf die Option "Öffnen".
Dann wird in einem Popup-Fenster die Frage "Diesen Internetkalender zu Outlook hinzufügen?" gestellt.
Wenn Sie auf "Ja" klicken und die ICS-Datei nur ein geplantes Teil enthält, werden Sie aufgefordert, das Kalenderelement in Ihrem eigenen Kalender zu speichern.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Speichern und schließen".
Wenn die ICS-Datei mehrere geplante Einträge enthält, erhalten Sie diese Frage nicht und die Kalendereinträge werden in einem neuen (zusätzlichen) Zeitplan gespeichert.

Methode 2:
Diese Methode erfordert einige Schritte mehr als Methode 1. Haben Sie jedoch eine ICS-Datei mit einem oder mehreren geplanten Ereignissen? Sie haben dann die Möglichkeit, die geplanten Einträge als Kalendereinträge in Ihrem eigenen Kalender und nicht in einem neuen (zusätzlichen) Kalender zu platzieren.
Der Pfeil bzw. die rechte Maustaste in der ICS-Datei öffnet ein Kontextmenü.

Klicken Sie auf die Option "Speichern unter".
Klicken Sie in Outlook im Menü auf "Datei", "Öffnen" und "Import/Export".
Wählen Sie "Ein iCalendar - (.ICS) oder...." und klicken Sie auf "Weiter".

Der Windows Explorer wird geöffnet. Suchen, wählen und öffnen Sie die ICS-Datei, die Sie in der E-Mail gespeichert haben.
Sie erhalten dann die folgende Meldung.
  1. Dadurch werden die Kalendereinträge in einem neuen (zusätzlichen) Kalendergespeichert.

    Dadurch werden die Kalendereinträge in Ihrem eigenen Kalender gespeichert.


Ist die Einfuhr erfolgreich verlaufen? Sie sehen dann den Code des Schulung und den Namen des Eintrags im Kalendereintrag.


Wenn Sie auf einen Kalendereintrag klicken, sehen Sie Folgendes:
  1. Datum und Uhrzeit der geplanten Teil.
  2. Der Ort einschließlich der Besuchsadresse.
  3. Code + Bezeichnung der Schulung, Code + Bezeichnung der Komponente, Status der Schulung und die für die Teil vorgesehenen Trainer.

Verarbeiten Sie die ICS-Datei über den Google-Kalender:

Klicken Sie in Google Kalender auf das Pluszeichen neben der Option "Andere Kalender" und wählen Sie die Option "Importieren". Über die Schaltfläche "Wählen Sie eine Datei auf Ihrem Computer" lesen Sie die ICS-Datei ein, die Sie über die Schaltfläche "Importieren" gespeichert haben.


Im Tagesordnungspunkt sehen Sie den Code der Schulung und den Namen des Punktes.

Wenn Sie auf einen Kalendereintrag klicken, sehen Sie Folgendes:
  1. Datum und Uhrzeit der geplanten Veranstaltung.
  2. Der Standort einschließlich der Besuchsadresse.
  3. Code + Bezeichnung der Schulung, Code + Bezeichnung der Teil , Status der Schulung und die für die Teil vorgesehenen Trainer.

Öffnen Sie die Adresse mit dem Kartensymbol hinter dem Ort in Google Maps und navigieren Sie.