Physische externe Dokumente, wie z.B. ein PDF, eine Outlook-Nachricht, MS-Word oder MS-Excel, können in eine bestimmte Datei hochgeladen werden. Zum Beispiel die unterschriebene Anwesenheitsliste, die Sie für einen Schulung hochladen möchten, Hausaufgaben für einen Schulungsart oder Angebote für eine Bewerbung. Es ist möglich, mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen. Die Dateien werden auf dem Coachview-Server gespeichert.

Coachview erkennt im Voraus, ob sie den Anforderungen wie Dateigröße und -format entspricht.
  1. Die Dateigröße darf 10 MB nicht überschreiten.
  2. Nur die folgenden Erweiterungen sind zulässig: .bmp,.csv,.doc,.docm,.docx,.dot,.dotx,.eml,.gif, .htm, .html, .ics,.jfif,.jpe,.jpeg,.jpg,.mht,.msg, .numbers, . ods, .odt, .oft, .one,.pages,.pdf,.png, .potx, .ppsx ,.ppt, .pptx, .rtf, .tif, .tiff ,.txt, .vsd, .vsdx, .wpd,.xls,.xlsb,.xlsm,.xlsx,.xlt,.xml,.xps, .xsd,.zip

Es ist auch möglich, Cloud-Dokumente hochzuladen. Möchten Sie mehr erfahren? Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie ein Cloud-Dokument hochladen und bearbeiten können.

Case lädt eine Hausaufgabe hoch und verknüpft sie mit der Einladung an den Teilnehmer.
Hausaufgaben hochladen:
Öffnen Sie einen Schulungsart und klicken Sie auf die Registerkarte "Dokumente".
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen".

  1. Datengruppe: gibt an, wo Sie die Dokumente hochladen wollen (z. B. Person, Unternehmen, Schulung, Bewerbung oder Schulungsart).
  2. Position: gibt an, in welche Datei, in diesem Beispiel die Schulungsart TCV, Sie die Dokumente hochladen.
  3. Lesezugriff: Wenn Sie dieses Feld leer lassen, können alle Benutzer von Coachview die Dokumente öffnen und lesen. Sie können dies mit Hilfe von Benutzerrollen einschränken.
  4. Schreibberechtigung: Wenn Sie dieses Feld leer lassen, können alle Benutzer die Dokumente öffnen und löschen. Mit Hilfe von Benutzerrollen können Sie dies einschränken.
  5. Wählen Sie eine Datei: Laden Sie ein physisches Dokument hoch.
  6. Integrationen: Das Dokument ist auch sichtbar, wenn Sie diese Dateien öffnen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei auswählen" oder auf den Pfeil, um Dokumente hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfeld (der Windows/Apple-Explorer), in dem Sie zu Ihren Dokumenten navigieren können.

  1. Sie können nun ein einzelnes Dokument auswählen, indem Sie es zweimal mit der linken Maustaste anklicken oder
  2. Klicken Sie auf das erste Dokument, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf die letzte zu importierende Datei oder
  3. Klicken Sie auf ein Dokument, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie ein Dokument nach dem anderen an.
Klicken Sie im Windows/Apple-Dialog auf die Schaltfläche "Öffnen" und die ausgewählten Dokumente werden angezeigt.
Die beiden ausgewählten Dokumente werden in grau angezeigt und können hochgeladen werden.
Die ausgewählte Datei wird in rot angezeigt und kann nicht hochgeladen werden, da sie zu groß ist.
Die erste Datei kann hochgeladen werden, die zweite Datei nicht. Klicken Sie erneut auf den Pfeil und wählen Sie nur die erste Datei aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern". Sie werden kurz einen Fortschrittsbalken sehen. Wenn der Upload erfolgreich war, kehren Sie zur Registerkarte "Dokumente" zurück. Der Typ der beiden Hausaufgaben in der Liste ist "extern".

Verknüpfen Sie die Hausaufgaben mit der Einladung des Teilnehmers:
  1. Öffnen Sie die Liste der Dokumentvorlagen über den Menüpunkt "Vorlage" und den Menüpunkt "Dokumentvorlage".
  2. Klicken Sie auf den Namen der Dokumentvorlage, die zum Versenden der Einladung an den Teilnehmer verwendet wird.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte "Allgemein" auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
  4. Gehen Sie zum Bereich Anhänge und klicken Sie auf die Lupe neben "Vorhandenes internes oder externes Dokument".
  5. Das Pop-up-Fenster mit den internen und externen Dokumenten wird geöffnet.
  6. Geben Sie den Namen oder einen Teil des Namens der hochgeladenen Dokumente ein und klicken Sie auf "Suchen".
  7. Wählen Sie die zu verknüpfenden Dokumente aus und klicken Sie auf "Hinzufügen".
  8. Klicken Sie auf "Speichern", und die Anhänge werden verknüpft und automatisch zur E-Mail hinzugefügt.


Zeigen Sie auf eine hochgeladene Datei:
In Coachview können Sie ein externes Dokument nicht direkt bearbeiten. Sie müssen die Datei zunächst herunterladen und dann bearbeiten. So machen Sie es:
  1. Öffnen Sie die Datei, in der die Datei hinzugefügt wurde.
  2. Gehen Sie auf die Registerkarte "Dokumente".
  3. Klicken Sie auf den Namen der Datei.
  4. Klicken Sie erneut auf den Namen unter "Externes Dokument".
  5. Die Datei wird heruntergeladen und kann bearbeitet werden.
Sie können das bearbeitete Dokument auf diese Weise hinzufügen:
  1. Klicken Sie auf "Bearbeiten".
  2. Verwenden Sie den Pfeil, um das bearbeitete Dokument auszuwählen.
  3. Klicken Sie auf "Speichern".


Eine hochgeladene Datei löschen:
  1. Öffnen Sie die Datei, in der die Datei hinzugefügt wurde.
  2. Gehen Sie auf die Registerkarte "Dokumente".
  3. Klicken Sie auf den Namen der Datei.
  4. Klicken Sie auf "Löschen" und auf "OK".
  5. Navigieren Sie zurück zu der Datei.


Wenn Sie die Datei mit einer oder mehreren Dokumentvorlagen verknüpft haben, kann sie erst gelöscht werden, wenn Sie die Verknüpfung aufheben. Sie erhalten die folgende Fehlermeldung:

Wenn Sie die Registerkarte "Dokumente" geöffnet haben, können Sie mehrere Dokumente löschen.

Klicken Sie auf "Bearbeiten", 

Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus und klicken Sie auf "Löschen" bzw. "OK".