Het werkproces binnen één opleiding verschilt voor een incompany (maatwerk) en open inschrijving. Incompany betekent dat er alleen gecommuniceerd mag worden met de contactpersoon, bij een open inschrijving mag alleen gecommuniceerd worden met de deelnemers. De opleiding wordt altijd gestempeld met behulp van één opleidingssoort, je hebt dus niet een opleidingssoort voor incompany en een opleidingssoort voor open inschrijving. 

Inhoudsopgave:


Actietemplate voorbereiding:
Als voorbeeld gebruiken we een actietemplate die de bevestiging van inschrijving verstuurt naar de deelnemer (open inschrijving) en een bevestiging van inschrijving verstuurt naar de contactpersoon. (incompany). De contactpersoon is de persoon die je in de aanvraag bij tab 'Algemeen' hebt bepaald.
Zorg, voor dat je begint, dat je twee opleidingscategorieën hebt gemaakt 'Open inschrijving' en 'InCompany'. Verder heb je twee documenttemplates nodig voor het versturen van de e-mails naar deelnemer of contactpersoon.

Je kunt natuurlijk ook een extra stap inbouwen in het werkproces specifiek voor bijvoorbeeld alle veiligheids
Het is natuurlijk verstandig na het inrichten het werkproces te testen.

Opleidingscategorie voorbereiding:
Welke actie gestempeld wordt is afhankelijk van de opleidingscategorie die je hebt toegevoegd aan de opleiding. De opleidingscategorie wordt als voorwaarde gebruikt in de actietemplate.

Voorbeeld:
  1. Voorwaarde opleidingscategorie 'Open inschrijving' stempelt een actie voor het versturen van de bevestiging naar de deelnemer.
  2. Voorwaarde opleidingscategorie 'InCompany' stempelt een actie voor het versturen van de bevestiging naar de contactpersoon.
De opleidingscategorieën maak je aan via menu 'Planning'. Klik op menu-item 'Opleiding' en de drie puntjes.
Klik op menu-item 'Opleidingscategorie'.








Meer weten? Klik dan hier voor meer informatie.

Inrichting actietemplates:
1. Actietemplate bevestigen deelnemer:
Naam:Bevestigen deelnemer [Opleiding:Naam] - [Persoon:NaamVolledig]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Opleidingsdeelnemer
Proces:Versturen e-mail
Gebeurtenis:Deelnemer is toegevoegd aan een opleiding.
Documenttemplates:Gemaakt met dezelfde datagroep, het is handig als je de documenttemplate dezelfde naam geeft als de actietemplate.
Timing:0 werkdagen voor optreden gebeurtenis. Schrijf je een deelnemer in? Dan wordt de actie gestempeld en direct uitgevoerd.
Actie aanmaken:Altijd. De actie wordt gestempeld maar is nog niet zichtbaar omdat nog niet aan de voorwaarden is voldaan. Wordt voldaan aan de voorwaarden dan wordt de actie zichtbaar en uitgevoerd.
Voorwaarden:
  1. Opleidingsstatus = te starten.
  2. Categorieën = met opleidingscategorie 'Open inschrijving'.
Stappen uitvoering:
  1. Maak en plan de opleiding.
  2. Voeg opleidingscategorie 'Open Inschrijving' toe.

2. Actietemplate bevestigen contactpersoon:
Naam:Bevestigen contactpersoon [Opleiding:Naam] - [AanvraagContactpersoon:NaamVolledig]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Opleidingsaanvraag
Proces:Versturen e-mail
Gebeurtenis:Aanvraag is toegevoegd aan een opleiding.
Documenttemplates:Gemaakt met dezelfde datagroep, het is handig als je de documenttemplate dezelfde naam geeft als de actietemplate.
Timing:0 werkdagen voor optreden gebeurtenis. Wordt vanuit de aanvraag de opleiding gemaakt en de personen als deelnemers automatisch ingeschreven dan wordt de actie gestempeld en direct uitgevoerd.
Actie aanmaken:Altijd. De actie wordt gestempeld maar is nog niet zichtbaar omdat nog niet aan de voorwaarden is voldaan. Wordt voldaan aan de voorwaarden dan wordt de actie zichtbaar en uitgevoerd. 
Voorwaarden:
  1. Opleidingsstatus = te starten.
  2. Categorieën = met opleidingscategorie 'InCompany'.
  3. Aanvraag heeft contactpersoon = 'Ja'. Alleen wanneer de contactpersoon is bepaalt in de aanvraag wordt de actie uitgevoerd. Schrijf je namelijk een deelnemer direct in? Dan wordt er een aanvraag gemaakt zonder contactpersoon.
Stappen uitvoering:
  1. Maak een aanvraag en voeg naam bedrijf en contactpersoon toe.
  2. Maak via tab 'Onderdelen' de opleiding.
  3. Open de opleiding en voeg opleidingscategorie 'InCompany' toe.

Activeren:
De actietemplates voeg je toe aan dezelfde opleidingssoort.

Methode 1:
  1. Heb je de actietemplate opgeslagen en geopend? Klik dan op tab 'Opleidingssoort'.
  2. Klik op de knop 'Toevoegen'.
  3. Selecteer de opleidingssoorten.
  4. Klik op 'Toevoegen'.
  5. Indien van toepassing opleidingen bijwerken of niet bijwerken (overslaan).


Methode 2:

  1. Open de opleidingssoort.
  2. Ga naar tab 'Actie-templates'.
  3. Klik op 'Toevoegen'.
  4. Selecteer de twee actietemplates.
  5. Indien van toepassing opleidingen bijwerken of niet bijwerken (overslaan).