Trainingen zijn gepland en deelnemers zijn ingeschreven. De aanvragen staan klaar en zijn gecontroleerd. Er mag dus gefactureerd worden, maar je wilt het het factureringsproces automatisch en dus efficiënter laten verlopen. Daarmee zorg je ervoor dat de facturen sneller zijn gemaakt en verstuurd. Betalingen zullen daarom ook sneller binnenkomen.

Routes:

Coachview onderscheidt drie mogelijke routes voor het geautomatiseerd factureren.

Route 1: De meest eenvoudige route. Bij het versturen van de factuur wordt geen onderscheidt gemaakt in een debet- of creditfactuur. De inhoud van de begeleidende e-mail en de factuurbijlage qua layout zijn hetzelfde. De factuur mag verstuurd worden voordat deze is geëxporteerd en geaccepteerd door de boekhouding c.q. boekhoudsysteem.
De debiteurgegevens en orderregels zijn gecontroleerd waarna de conceptfactuur automatisch wordt aangemaakt. Dit gebeurt met een gestempelde actie bij de aanvraag. Daarbij wordt de aanvraag in zijn geheel of in termijnen gefactureerd.
De factuur wordt automatisch op definitief gezet, de documenten (begeleidende e-mail en factuurbijlage) worden aangemaakt en verzonden naar de debiteur.
De factuur wordt automatisch naar het boekhoudsysteem geëxporteerd. Dit geldt overigens alleen voor boekhoudsystemen die zijn geïntegreerd in Coachview.
Er wordt een herinnering naar de debiteur gestuurd als de betalingstermijn is overschreden.
Route 2: In deze route maak je onderscheidt in het automatisch versturen van een debet- of creditfactuur omdat de inhoud van de begeleidende e-mail en de layout van de factuurbijlage anders zijn. De factuur mag verstuurd worden voordat deze is geëxporteerd en geaccepteerd door de boekhouding c.q. boekhoudsysteem.
De debiteurgegevens en orderregels zijn gecontroleerd waarna de conceptfactuur automatisch wordt aangemaakt. Dit gebeurt met een gestempelde actie bij de aanvraag. Daarbij wordt de aanvraag in zijn geheel of in termijnen gefactureerd.
De factuur wordt automatisch op definitief gezet maar nog niet verstuurd naar de debiteur.
Bij het versturen van de begeleidende e-mail en factuurbijlage wordt er onderscheidt gemaakt in een debet- of creditfactuur.
De factuur wordt automatisch naar het boekhoudsysteem geëxporteerd. Dit geldt overigens alleen voor boekhoudsystemen die zijn geïntegreerd in Coachview.
Er wordt een herinnering naar de debiteur gestuurd als de betalingstermijn is overschreden.
Route 3: In deze route mag de debet- en/of creditfactuur pas naar de debiteur verzonden worden als deze is geëxporteerd naar het boekhoudsysteem en door het boekhoudsysteem is geaccepteerd (bevestigd). Deze route is alleen toepasbaar als het boekhoudsysteem is geïntegreerd in Coachview.
De debiteurgegevens en orderregels zijn gecontroleerd waarna de conceptfactuur automatisch wordt aangemaakt. Dit gebeurt met een gestempelde actie bij de aanvraag. Daarbij wordt de aanvraag in zijn geheel of in termijnen gefactureerd.
De factuur wordt automatisch op definitief gezet maar nog niet verstuurd naar de debiteur.
De factuur wordt automatisch naar het boekhoudsysteem geëxporteerd en wel of niet geaccepteerd (bevestigd).
Is de factuur geëxporteerd en/of geaccepteerd (bevestigd)? Dan wordt de begeleidende e-mail en factuurbijlage verstuurd, waarbij er onderscheidt gemaakt wordt in een debet- of creditfactuur. Het is natuurlijk ook mogelijk om dit onderscheidt niet te maken.
Er wordt een herinnering naar de debiteur gestuurd als de betalingstermijn is overschreden.

Bijgewerkt tot en met versie 86