Introductie Keuzereeksen Evaluatievraag categorie Evaluatievraag template Werkproces Evaluatie template Activeren


De evaluatievraag-template maak je zodat je deze steeds weer kunt hergebruiken. Een evaluatievraag-template kun je koppelen aan één of meerdere evaluatie templates en één of meerdere evaluaties.

Een vraag kan gekoppeld worden aan een opleiding, onderdeel, docent en locatie. Handig als je bijvoorbeeld een specifieke docent of locatie wilt analyseren.

Wil je bepaalde antwoorden op vragen gebruiken voor bijvoorbeeld het versturen van mailingen via Coachview of MailChimp.Of wil je dat het certificaat pas verstuurd wordt als de evaluatie is ingevuld? Dan regel je dit door automatische een persoons- of opleidingsvraagcategorie toe te voegen of te verwijderen aan de hand van het gegeven antwoord.


Stap 1, maak een nieuwe evaluatievraag-template:
Klik in het menu-groep 'Werkproces' op de drie-puntjes bij menu-item 'Evaluatie-template'. Klik dan op menu-item 'Evaluatievraag-template'.
Om een evaluatievraag-template aan te maken, klik je op “nieuw”.
Geef bij de naam de vraag die gesteld moet worden. Bij de omschrijving kun je een extra toelichting van de vraag geven.
Bij de opmerkingen kun je eventueel commentaar plaatsen voor bijvoorbeeld je collega`s. Wat bij opmerkingen geplaats wordt, zie je niet terug in de evaluatie.


Stap 2, kies een functie:
Met behulp van de functie kun je aangeven op welk niveau de vraag gesteld moet worden. 
Per vraag dient aangegeven te worden met welke functie de vraag gestempeld moet worden.
  1. Geen: de vraag wordt niet gekoppeld aan een opleiding maar is bedoeld voor een algemene evaluatie zoals een jaarlijks tevredenheidsonderzoek.
  2. Opleiding: de vraag wordt gekoppeld aan de opleiding, er wordt één vraag gesteld.
  3. Onderdeel: de vraag wordt gekoppeld aan de opleiding, voor elk onderdeel van de opleiding wordt de vraag herhaald.
  4. Locatie: de vraag wordt gekoppeld aan de opleiding, voor elk geplande locatie in de opleiding wordt de vraag herhaald.
  5. Docent: de vraag wordt gekoppeld aan de opleiding, voor elke geplande docent in de opleiding wordt de vraag herhaald.

Heb je gekozen voor de functie 'Opleiding'? Dan is het mogelijk om met behulp van een opleidingsvraagcategorie te bepalen aan welke ontvanger (= deelnemer) de vraag wel of niet gesteld moet worden.
  1. Voeg de vraag toe aan een deelnemer waarin de geselecteerd opleidingsvraagcategorie wel of niet is toegevoegd.
  2. Selecteer met het vergrootglas de opleidingsvraagcategorie.


Heb je gekozen voor de functie 'Docent'? Dan is het mogelijk om vragen over bepaalde docenten wel of niet aan te maken als de evaluatie wordt opengezet.
  1. Stel de vraag voor de ingeplande docent die de docentrol heeft (selectie = 'met') of stel de vraag voor de ingeplande docent die de docentrol niet heeeft (selectie = 'zonder').
  2. Selecteer 'Rol' of 'Rol in onderdeel'.
  3. Selecteer met het vergrootglas de docentrol.
Heb je bij punt 2 voor 'Rol in onderdeel' gekozen?

Dan moet aan het docentdossier deze docentrol zijn toegevoegd en moet de docentrol zijn toegekend aan het (soort)onderdeel en moet de docent daar op ingepland zijn.

Heb je bij punt 2 voor 'Rol' gekozen? Dan moet aan het docentdossier deze docentrol zijn toegevoegd. Het is niet nodig dat je de docentrol aan een onderdeel hebt gekoppeld. De docent moet op een of meerdere onderdelen zijn ingepland.
Bij het open zetten van de evaluatie wordt aan de hand van deze selectie bepaald voor welke docent de vraag gesteld  moet worden.

Heb je gekozen voor de functie 'Locatie'? Dan is het mogelijk om vragen over bepaalde locaties wel of niet aan te maken als de evaluatie wordt opengezet.

Dit werkt op een zelfde manier als bij de functie docent.

Bij het open zetten van de evaluatie wordt aan de hand van deze selectie bepaald welke locatie vragen gesteld worden.


Let op:  maak je gebruik van de functie 'docent' en/of 'locatie' en zijn er vragen in de evaluatie voor de docent en/of locatie aangemaakt en beantwoord? Verwijder dan de docent en of locatie niet uit de planning! Doe je dit wel? Dan worden de vragen uit de evaluatie verwijderd!


Stap 3, bepaal het type van de vraag:
Het type bepaalt de manier waarop de ontvanger op een evaluatievraag kan antwoorden.
Per vraag dient aangegeven te worden welk type het antwoord moet zijn.
  1. Open vraag: vraag die altijd begint met een vragend voornaamwoord: wie, wat, waar,waarom, waarmee, waarvoor, welke, hoe, hoe vaak, hoeveel. Op een open vraag kan de ontvanger een uitgebreid antwoord geven. Je weet van tevoren het antwoord niet, het antwoord is open.
  2. Multiple Choice: een vraag waarbij uit een beperkt aantal antwoorden kan worden gekozen. Voeg één of meerdere keuzes toe via een keuzereeksen die je van te voren hebt aangemaakt of via de tab ‘Keuzes’ die je bij de evaluatievraag-template terugvindt. Kies uit multiple choice één antwoord mogelijk of multiple choice meerdere antwoorden mogelijk.
  3. Numeriek: er kan een cijfer ingegeven worden tussen een vooraf ingesteld minimum en maximum getal. Standaard kan een getal ingegeven worden met maximaal twee decimalen.

Keuzes toevoegen aan een multiple choice vraag:
Wanneer je kiest voor 'multiple choice, 1 antwoord' of 'multiple choice, meerdere antwoorden', dan moeten er keuzes aan de vraag worden toegevoegd. Deze kun je via twee methoden toevoegen.
Methode 1:
De snelste methode is het selecteren van een keuzereeks die de keuzes automatisch toevoegd. Handig als je meerdere vragen hebt met dezelfde keuzemogelijkheden. De te selecteren keuzereeks moet je wel vooraf ingericht hebben. Wil je meer weten? Lees meer over evaluatie inrichting van keuzereeksen.
Typ de naam van de keuzereeks in (1) en selecteer deze via het snelmenu of selecteer deze via het vergrootglas (2).
Na het opslaan van de vraag zie je de keuzes die zijn toegevoegd terug:
  1. Tab 'Algemeen' bij 'keuzes in deze reeks'.
  2. Tab 'Keuzes'. Hier heb je de mogelijkheid om de keuzes aan te passen.

Methode 2:
Je hebt geen keuzelijst geselecteerd maar wel de vraag opgeslagen. Klik nogmaals  op 'Bewerken' en 'Opslaan'. De tab 'Keuzes' wordt aan de vraag toegevoegd. Klik op deze tab.
  1. Vul de naam van de keuze in.
  2. Klik op 'Toevoegen',
Herhaal bovenstaande stappen om de andere keuzes toe te voegen.
De keuzes worden gesorteerd in volgorde van aanmaken. Wil je de volgorde wijzigen? Klik dan op de knop met de 'drie streepjes'.


Categorieën plaatsen of verwijderen aan de hand van een gemaakte keuze:
Wanneer je kiest voor 'multiple choice, 1 antwoord' of 'multiple choice, meerdere antwoorden', dan is het mogelijk om afhankelijk van het antwoord een categorie in het persoonsdossier te plaatsen of te verwijderen of een categorie in de opleidingsvraag te plaatsen of te verwijderen. Dit is bijvoorbeeld handig als je nieuwsbrieven wilt versturen naar een of meerdere groepen personen, wilt weten of een deelnemer referentie wil zijn of deel wil nemen aan jouw productpanel. Misschien wil je het verzenden van een certificaat laten afhangen of een evaluatie is ingevuld en verstuurd en wil je weten of een deelnemer het certificaat digitaal of per post wil ontvangen.

Let op: houdt rekening met het volgende:
  1. Is het toevoegen of verwijderen van een categorie gekoppeld aan een evaluatievraag met functie 'docent', 'locatie' of 'onderdeel'? Denk dan goed na bij welk antwoord een categorie geplaatst of verwijderd moet worden. Zijn er meerdere docenten of locaties gepland in de opleiding of bestaat de opleiding uit meerdere onderdelen dan worden de vragen herhaald. Het kan dus zijn dat dat het antwoord van de eerste vraag een categorie plaatst en het antwoord op de tweede vraag deze weer verwijderd.
  2. Bij een 'Algemene evaluatie', bijvoorbeeld een tevredenheidsonderzoek, is het plaatsen of verwijderen van een opleidingsvraagcategorie niet mogelijk.
  3. De ontvangers zijn de deelnemers.
  4. De categorieën worden pas geplaatst of verwijderd nadat de evaluatie is ingevuld en verstuurd.
  5. Zorg ervoor dat je de persoons- en/of opleidingsvraagcategorieën hebt ingericht.
    1. Lees hier meer over het inrichten van persoonscategorieën.
    2. Het inrichten van de opleidingsvraagcategorieën doe je via menu-groep 'Inschrijvingen'. Klik op de drie-puntjes bij menu-item 'Opleidingsvraag'. Klik op menu-item 'Categorie opleidingsvraag'.


Heb je de evaluatievraag-template opgeslagen en zijn de keuzes toegevoegd?
Klik dan op de tab 'Keuzes'.
Klik op de naam van de keuze.
Klik op de knop 'Bewerken'.
Selecteer een van deze opties.
Selecteer vervolgens de categorie.
Selecteer of deze toegevoegd of verwijderd moet worden.
Klik op de knop 'Opslaan & Terug' om de wijzigingen te bewaren en herhaal bovenstaande handelingen bij een volgeden keuze, indien van toepassing.
Info: bij het aanmaken van een keuzereeks heb je dezelfde mogelijkheden.

Stap 4, vraag verplichten en tonen toelichting:
Vervolgens kun je “verplicht” aanvinken om ervoor te zorgen dat het antwoord op de vraag ingevuld moet worden. De ontvanger kan anders niet verder naar de volgende vraag.
Het aanvinken van “toon toelichting” betekent dat de ontvanger bij het gekozen antwoord een extra toelichting kan schrijven. 
Heb je zowel 'verplicht' aangevinkt als 'toon toelichting', dan verschijnt er  de mogelijkheid om ook  de toelichting als verplicht aan te vinken.

Categorieën:
Vind je evaluatietemplate vragen bij het samenstellen van een evaluiate (template) makkelijk terug.
Via het vergrootglas voeg je één of meerdere evaluatiecategorieën toe.


Wijzigen:
Open de evaluatievraag-template door in de lijst op de naam te klikken. Klik vervolgens op 'Bewerken'.
Je hebt nu de mogelijkheid om de inhoud van de evaluatievraag-template te wijzigen. Is het type van de vraag multiple choice? Dan kun je de keuzes niet via tab 'Algemeen' wijzigen. Dit doe je via de tab 'Keuzes'.

Let op: is deze evaluatievraag-template gekoppeld aan meerdere evaluatie-templates? Dan worden de aanpassingen op alle gekoppelde evaluatie-templates doorgevoerd. De reeds gestempelde evaluatievragen worden niet met terugwerkende kracht bijgewerkt. Je krijgt dan deze melding.

Verwijderen:
Open de evaluatievraag-template door in de lijst op de naam te klikken. Klik vervolgens op 'Bewerken' en 'Verwijder'. Bevestig door op 'OK' te klikken.
Is de evaluatievraag-template gekoppeld aan een evaluatie-template of gestemplede evaluatie, of zijn er keuzes toegevoegd aan de gestempelde vraag? Dan kun je deze niet meer verwijderen. Je kunt de evaluatievraagtemplate wel op inactief zetten. Bij een eerstvolgende nieuwe evaluatie zal de vraag niet meer gesteld worden.

Kopiëren:

Het is ook mogelijk om een evaluatievraagtemplate te kopiëren. Klik op de knop 'kopiëren'.

In de nieuw aangemaakte evaluatievraag-template wordt het woordje (Kopie) achter de naam geplakt.

Betreft het een multiple choice vraag, dan worden de keuzes ook gekopieerd. Maar deze kun je door het kiezen van een andere reeks wijzigen.


☰ Evaluatievraag-template (klik hier om te openen of te sluiten):
Samenvoegcodes in de vraag.
Samenvoegcodes voor vragen die worden toegevoegd aan een evaluatietemplate betreft 'opleiding':
[Opleiding:Naam]Toont de naam van de opleiding waar de evaluatie aan is toegevoegd.
[Opleiding:Code]Toont de code van de opleiding waar de evaluatie aan is toegevoegd.
Samenvoegcodes voor functie 'onderdeel':
[OpleidingOnderdeel:Naam]Toont de naam van het opleidingsonderdeel.
[OpleidingOnderdeel:Code]Toont de code van het opleidingsonderdeel.
[OpleidingOnderdeel:Datum]Toont de datum van het opleidingsonderdeel.

Samenvoegcodes voor functie 'docent':
[OpleidingsDocentPersoon:NaamFormeel]Toont de voorletters, tussenvoegsels en achternaam van de op de opleiding ingeplande docent.
[OpleidingsDocentPersoon:NaamVolledig]Toont de voornaam, tussenvoegsels en achternaam van de op de opleiding ingeplande docent.
[OpleidingsDocentPersoon:Voornaam]Toont de voornaam van de docent.


Samenvoegcodes voor functie 'locatie':
[Locatie:Naam]Toont de naam van het bedrijf en de naam van het lokaal waar les gegeven wordt. Bijvoorbeeld: Coachview.net (Trainingsruimte 0.01).
[Locatie:Locatie]Toont de naam van het lokaal waar les gegeven wordt. Bijvoorbeeld: Trainingsruimte 0.01.

Samenvoegcodes voor vragen die worden toegevoegd aan een evaluatietemplate betreft 'opleidingsonderdeel':
Samenvoegcodes voor functie 'onderdeel':
[OpleidingOnderdeel:Naam]Toont de naam van het opleidingsonderdeel.
[OpleidingOnderdeel:Datum]Toont de datum van het opleidingsonderdeel.


Samenvoegcodes voor functie 'docent':
[OpleidingsonderdeelDocentPersoon:NaamFormeel]Toont de voorletters, tussenvoegsels en achternaam van de op de opleiding ingeplande docent.
[OpleidingsonderdeelDocentPersoon:NaamVolledig]Toont de voornaam, tussenvoegsels en achternaam van de op de opleiding ingeplande docent.


Samenvoegcodes voor functie 'locatie':
[Locatie:Naam]Toont de naam van het bedrijf en de naam van het lokaal waar les gegeven wordt. Bijvoorbeeld: Coachview.net (Trainingsruimte 0.01).
[Locatie:Locatie]Toont de naam van het lokaal waar les gegeven wordt. Bijvoorbeeld: Trainingsruimte 0.01.
Let op:  maak je gebruik van de functie 'docent' en/of 'locatie' en zijn er vragen in de evaluatie voor de docent en/of locatie aangemaakt en beantwoord? Verwijder dan de docent en of locatie niet uit de planning! Doe je dit wel? Dan worden de vragen uit de evaluatie verwijderd!



Bijgewerkt tot en met versie 86