Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen worden van de Coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats en BTW) gemaakt in Exact Globe.

De debiteuren van Coachview worden automatisch aangemaakt als debiteuren in Exact Globe als deze nog niet bestaan.
Hoe je de koppeling, via het Service center in Coachview, moet inrichten en (de)activeren lees je met behulp van een aantal stappen in onderstaande presentatie.

Start.
Klik in menu 'Service center' op menu-items 'Integraties'.
Klik in 'Boekhouding' panel 'Exact' op de knop 'Configureren'.









Vul met behulp van de volgende stappen de gegevens in.

Panel Debiteur:
Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar 'Exact Globe', maar de naam mag je overschrijven.

Debiteur - bankaccounttype code:
Geef hier het type in wat geldt voor de incasso's. Standaard is dit de waarde "NLI"

Debiteur Bankaccount Type Check Type:
Dit is een vast type wat gekoppeld zit aan het bankrekening type. Standaard is dat "M".

Debiteur Externsource:
Wanneer de debiteur via bedrijf/persoon deze externsource heeft dan externid gebruiken als debiteurnummer.

Debiteur Incassomandaat Prefix:
De incassomachtiging bevat een unieke omschrijving (MndtId). Het uiteindelijke veld wat in het bestand (en dus in Exact) getoond wordt is [Prefix] + [spatie] + [debiteurnummer]. Stel het betreft debiteur 1010 en de prefix is "Educatie 2020/2021", dan is het resultaat "Educatie 2020/2021 1010".

Welk veld uit Coachview wordt gebruikt als debiteurnummer. Maak je keuze uit de lijst.
  1. Debiteurnummer: dit is het nummer dat automatisch aangemaakt wordt door Coachview. Via menu 'Beheer' en 'Parameters' tab 'Coachview parameters' kan het beginnummer ingesteld worden. Coachview begint altijd bij 00001.
  2. DebiteurnummerExtern: in het debiteurdossier kun je zelf een extern debiteurnummer invullen. Dit kan bijvoorbeeld het relatienummer uit Exact Globe zijn.
  3. BedrijfPersoonExternID: je hebt relaties uit Exact Globe geïmporteerd in Coachview en daarbij heb je het relatienummer als externid in het bedrijfs- of persoonsdossier ingevuld.

Prefix debiteurnummer:
Wil je dat het Coachview debiteurnummer een extra prefix krijgt? Vul deze dan hier in. Deze prefix wordt alleen toegevoegd als het interne debiteurennummer van Coachview wordt gebruikt.

















Panel Financieel:
Divisioncode:
In welke administratie van Exact Globe wordt de import gerealiseerd. Dit nummer wordt getoond bij het openen van een administratie in Exact Globe.

Factuur boekingsperiode optie 1 en 2:
Welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het bepalen van de boekingsperiode? Je hebt de keuze uit:
  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum
De exportdatum is de datum waarop de factuur naar Exact Globe wordt geëxporteerd.

Selecteer optie 2 als je verwacht dat de eerste optie geen datum kan opleveren.

Factuur prefix:
Coachview factuurnummers beginnen standaard bij 00001. Wil je een afwijkend factuurnummer gebruiken om reeds gebruikte factuurnummers in Exact-Online te vermijden? Vul een prefix (bijvoorbeeld 2018) in. Dit moet een getal zijn en wordt voor het Coachview factuurnummer geplaatst.

Let op: bij gebruik van de betaaldregistratie mag de lengte van de waarde niet aangepast worden, daar anders de registratie niet meer correct werkt.



 



Factuur projectcode:
Projectcode laten genereren uit een Coachview veld naar Exact Globe. Je hebt de mogelijkheden uit:
  1. Aanvraagnummer.
  2. Referentienummer die bij de aanvraag is ingevuld.
  3. Factuur referentienummer.
  4. Opleidingscode.
  5. Opleidingssoortcode.
Kies je voor optie 2 of 3? Dan met het referentienummer bij de aanvraag/factuur zijn ingevuld. Het verplicht invullen kun je per debiteur regelen via optie


Journalcode:
Het dagboeknummer van het verkoopdagboek. Standaard staat deze op 70.

JournalGlAccountCode:
Grootboekrekeningnummer voor debiteuren (the accounts receivable balance account.) Standaard staat deze op 1300.


Bepaal wanneer de definitieve facturen naar Exact Online geëxporteerd moeten worden.
  1. Realtime: de factuur en  debiteurgegevens worden direct geëxporteerd. Dit gebeurt met behulp van een automatische actie 'Koppeling FactuurExporteerNaarBoekhouding'. De actietemplate die deze actie stempelt, wordt door Coachview automatisch aangemaakt en kun je zelf bewerken.
  2. BulkNachts: de facturen en debiteurgegevens worden op een bepaald tijdstip in de nacht verstuurd. Stuur een e-mail naar onze supportafdeling (support@coachview.net). Zij zorgen ervoor dat de export middels een job in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd.

Activeren:
Activeren van de koppeling doe je als volgt:
  1. Klik op de knop 'Opslaan' om de ingevulde gegevens te bewaren.
  2. Klik op de knop 'Inschakelen' en 'Bevestigen'.

De koppeling kan altijd:
  1. Gepauzeerd worden door op de knop 'Pauzeren' te klikken.
  2. Worden verwijderd door op de knop 'Verwijderen' te klikken.