Introductie. Service center


Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen worden van de Coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats en BTW) gemaakt in Exact Globe.

De debiteuren van Coachview worden automatisch aangemaakt als debiteuren in Exact Globe als deze nog niet bestaan.
Hoe je de koppeling, via het Service center in Coachview, moet inrichten en (de)activeren lees je met behulp van een aantal stappen in onderstaande presentatie.

Start.
Klik in menu-groep 'Integraties' op menu-items 'Integraties'.
Klik in 'Boekhouding' panel 'Exact Globe' op de knop 'Configureren'.
De pagina is ingedeeld in een aantal panels. Wat je moet invullen wordt per invulveld uitgelegd, een aantal worden hieronder uitgebreider beschreven. Ben je in Coachview de integratie met Exact aan het instellen? Dan wordt ook hier per invulveld een omschrijving gegeven.

Panel Debiteur:
Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar 'Exact Globe', maar de naam mag je overschrijven.
Debiteur Externsource:
Zijn via import bedrijven en personen het debiteurennummer geplaatst in het externid van het dossier? Dan is er ook een externsource ingevuld. Vul deze hier in. Let op: bij ExternID moet dan voor optie 1 gekozen worden voor 'ExternID'.
Debiteur Incassomandaat Prefix:
De incassomachtiging bevat een unieke omschrijving (MndtId). Het uiteindelijke veld wat in het bestand (en dus in Exact) getoond wordt is [Prefix] + [spatie] + [debiteurnummer]. Stel het betreft debiteur 1010 en de prefix is "Educatie 2020/2021", dan is het resultaat "Educatie 2020/2021 1010".
Debiteur - bankaccounttype code:
Geef hier het type in wat geldt voor de incasso's. Standaard is dit de waarde "NLI"
Debiteur Bankaccount Type Check Type:
Dit is een vast type wat gekoppeld zit aan het bankrekening type. Standaard is dat "M".
Extern ID: welk veld uit Coachview wordt gebruikt als debiteurnummer. Maak je keuze uit de lijst.
  1. Debiteurnummer: dit is het nummer dat automatisch aangemaakt wordt door Coachview. Via menu 'Beheer' en 'Parameters' tab 'Coachview parameters' kan het beginnummer ingesteld worden. Coachview begint altijd bij 00001.
  2. DebiteurnummerExtern: in het debiteurdossier kun je zelf een extern debiteurnummer invullen. Dit kan bijvoorbeeld het relatienummer uit Exact Globe zijn.
  3. ExternID: je hebt relaties uit Exact Globe geïmporteerd in Coachview en daarbij heb je het relatienummer als externid in het bedrijfs- of persoonsdossier ingevuld.
Optie 1 (verplicht): dit nummer wordt als eerste gebruikt om de debiteur te identificeren.

Optie 2 (optioneel): levert optie 1 geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt.

Optie 3 (optioneel): levert optie 2 geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt.

Prefix debiteurnummer:
Wil je dat het Coachview debiteurnummer een extra prefix krijgt? Vul deze dan hier in. Deze prefix wordt alleen toegevoegd als het interne debiteurennummer van Coachview wordt gebruikt.

Panel Financieel:
Administratie Exact Globe (Divisioncode):
In welke administratie van Exact Globe wordt de import gerealiseerd. Dit nummer wordt getoond bij het openen van een administratie in Exact Globe.
Factuur boekingsperiode optie 1 en 2:
Welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het bepalen van de boekingsperiode
  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum

De exportdatum is de datum waarop de factuur naar Exact Globe wordt geëxporteerd.
Selecteer optie 2 als je verwacht dat de eerste optie geen datum kan opleveren.
Factuur prefix:
Coachview factuurnummers beginnen standaard bij 00001. Wil je een afwijkend factuurnummer gebruiken om reeds gebruikte factuurnummers in Exact-Online te vermijden? Vul een prefix (bijvoorbeeld 2018) in. Dit moet een getal zijn en wordt voor het Coachview factuurnummer geplaatst.
Factuurverzendwijze staat standaard op 'Bulk'. De facturen en debiteurgegevens worden op een bepaald tijdstip in de nacht verstuurd. Stuur een e-mail naar onze supportafdeling (support@coachview.net). Zij zorgen ervoor dat de export middels een job in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd.
Factuur projectcode:
Projectcode laten genereren uit een Coachview veld naar Exact Globe. Je hebt de mogelijkheden uit:
  1. Aanvraagnummer.
  2. Referentienummer die bij de aanvraag is ingevuld.
  3. Factuur referentienummer.
  4. Opleidingscode.
  5. Opleidingssoortcode.


Kies je voor optie 2 of 3? Dan met het referentienummer bij de aanvraag/factuur zijn ingevuld.


Activeren:
Activeren van de koppeling doe je als volgt:
  1. Klik op de knop 'Opslaan' om de ingevulde gegevens te bewaren.
  2. Klik op de knop 'Inschakelen' en 'Bevestigen'.
De koppeling kan altijd:
  1. Gepauzeerd worden door op de knop 'Pauzeren' te klikken.
  2. Worden verwijderd door op de knop 'Verwijderen' te klikken.


Bijgewerkt tot en met versie 80