Is de koppeling tot stand gebracht? Dan kan automatisch doorgegeven worden aan Coachview of de factuur betaald is. In AFAS Financials wordt de factuur als betaald beschouwd als deze is afgeletterd en het openstaande bedrag € 0,-- is of het verschil is tegengeboekt op betalingsverschil (afrondingsverschil / betalingskorting) c.q. koersverschil.

Wat  en hoe?
Heb je in het service center in Coachview de integratie met AFAS ingericht en deze geactiveerd? Dan is het mogelijke om via een taak (job) in Coachview de afgeletterde verkoopboeking uit AFAS als betaald te registreren in de bijbehorende Coachview factuur. In de factuur wordt 'betaald' op ja gezet en wordt de betaaldatum geregistreerd.

Wordt deze job gestart? Dan worden alleen de nog niet verwerkte verkoopboekingen in AFAS opgehaald en geregistreerd als betaald in Coachview. Er vindt dus geen registratie met terugwerkende kracht plaats van al betaalde facturen uit het verleden.

Neem contact op met onze supportafdeling of met jouw implementatie verantwoordelijke voor het instellen van deze taak (job). Het is mogelijk om, met behulp van een 'eenmalig' in te stellen job, te zorgen dat met terugwerkende kracht betaling geregistreerd wordt in Coachview.

Kun je daar niet op wachten?
Is de integratie met AFAS geactiveerd, dan kun je per factuur handmatig de betaling ophalen. Dit doe je zo:
  1. Klik in het menu 'Financieel' op 'Facturen' om de lijst met facturen te openen.
  2. Klik op het nummer van de factuur om het detailscherm te openen.
  3. Klik op de knop 'Controleer betaald'.

Factuur:
In de factuur wordt 'Betaald' op 'Ja' gezet indien er is betaald (1). Tevens wordt de datum van registratie vastgelegd (2).
In het veld 'Betaald omschrijving' (3) vind je opmerkingen terug, bijvoorbeeld over deelbetalingen. 'Betaald omschrijving' kun je ook als kolom instellen in de lijst met facturen.

Prefixnummer factuur:
Maak je in Coachview gebruik van een prefix voor het factuurnummer bestaande uit een aantal cijfers?
Dan kan deze nog gebruikt worden. Bij de controle van de factuur of deze betaald is, wordt de prefix van het factuurnummer afgehaald.

Deze mag qua lengte nooit meer gewijzigd worden zolang de koppeling gebruikt wordt. De prefix als inhoud mag wel gewijzigd worden.

Dit mag wel: oud prefixnummer = 2018 | nieuw prefixnummer = 2019.
Dit mag dus niet: oud prefixnummer = 90 | nieuw prefixnummer = 900.