AFAS Financials biedt mogelijkheden om gegevens vanuit Coachview te verwerken. Maak van de in Coachview geregistreerde debiteuren automatisch klantrelaties in AFAS. Zet jouw facturen automatisch om in verkoopboekingen, inclusief de grootboekrekening, kostenplaats, project en BTW.

Wat gebeurt er?
In Coachview worden de facturen gemaakt en verstuurd. Van debiteuren die in Coachview 'geboren' worden, nog niet bestaan in AFAS, worden automatisch nieuwe stamgegevens aangemaakt. De factuurregels worden automatisch als journaalposten naar grootboek en/of kostenplaats en/of project weggeschreven.

Let op:
  1. Er kan maximaal 1 administratie in AFAS gekoppeld worden aan Coachview.
  2. Het is verstandig om de debiteuren in AFAS, die in Coachview nog niet bestaan, maar wel nodig zijn, te importeren als bedrijven en/of personen.
  3. De factuurregels/verkoopboekingen worden exclusief BTW verstuurd. Dit betekent dat per BTW code in AFAS het type als 'Exclusief' moet zijn ingesteld.

BTW, grootboekrekeningen, kostenplaatsen:
In Coachview dienen de BTW tarieven, grootboekrekeningen en kostenplaatsen overgenomen of aangepast te worden. Deze moeten precies overeenkomen met AFAS.
  1. BTW codes: lees hier meer.
  2. Grootboekrekeningen: lees hier meer.
  3. Kostenplaatsen: lees hier meer.

Relatienummer:
Is Coachview leidend in het aanmaken van nieuwe debiteuren dan moet je ervoor zorgen dat het relatienummer in AFAS nog niet voorkomt. AFAS nummert altijd door op het hoogste relatienummer dat bekend is in AFAS. Maak je handmatig een nieuwe relatie aan, dan zal automatisch op dit nummer doorgenummerd worden.

Voorbeeld:
Range 10000 en hoger is in gebruik voor bestaande relaties. In Coachview heb je vastgelegd dat het debiteurennummer moet beginnen met 50000. Wanneer nu Coachview een nieuw relatienummer aanmaakt, stel 50361, en je maakt zelf een nieuwe relatie aan, dan zal hier automatisch op doorgenummerd worden en krijgt deze relatie nummer 50362. In Coachview wordt dit nummer ook gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe debiteur. Wordt deze geëxporteerd naar
AFAS? Dan zullen de gegevens van de handmatig aangemaakte relatie overschreven worden.

Oplossing:
Zorg ervoor dat je bij het handmatig aanmaken van een nieuwe relatie je begint met een hogere range, bijvoorbeeld 80000. Coachview blijft doornummeren met 50000, nieuwe handmatige relaties worden vanaf 80000 doorgenummerd.

Let op: houdt rekening met de nummering als relaties ook nog aangemaakt worden vanuit andere applicaties. In dit geval heb je dus drie reeksen relatienummers in AFAS:
  1. De debiteur/relatienummers vanuit Coachview
  2. De crediteur/relatienummers vanuit een andere applicatie.
  3. De relatienummers die handmatig worden aangemaakt.

Het is ook mogelijk om het debiteurennummer vanuit Coachview te laten beginnen met een prefix.

Wat is er nodig?
  1. Een beschikbare versie van AFAS.
  2. Een gebruiker in AFAS die de koppeling kan realiseren.
  3. Een lijst met BTW codes en namen die gebruikt worden in AFAS.
  4. Een lijst met grootboekrekeningnummers en namen die gebruikt worden voor de BTW tarieven, trainingen, cursussen, workshops etc. in AFAS.
  5. Een lijst met kostenplaatsen en namen die gebruikt worden voor trainingen, cursussen, workshops etc. in AFAS. Let op: deze is niet verplicht.

Stappenplan.
De koppeling zal eerst getest worden in de trainingsomgeving van Coachview (https://training.coachview.net). Staan er in Coachview al facturen en dienen deze niet meer geëxporteerd te worden naar AFAS? Lees dan hier hoe je dat doet. Maak in AFAS een testadministratie aan die een afspiegeling is van de live-administratie.