Introductie Service Center + administraties Kostendragers Betaaldregistratie Meldingen Connector 1 Connector 2


Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen worden van de Coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats, project en BTW) gemaakt in AFAS.

De debiteuren van Coachview worden automatisch aangemaakt als klantrelatie in AFASals deze nog niet bestaan.
Hoe je de koppeling, via het service center in Coachview, moet inrichten en (de)activeren lees je met behulp van een aantal stappen in onderstaande presentatie. De belangrijkste velden worden toegelicht.

Start:
Klik in menu 'Integraties' op menu-item 'Integraties'.
Klik in 'Boekhouding' panel 'AFAS Financials ' op de knop 'Configureren'.
Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar 'AFAS ', maar de naam mag je overschrijven. Alle velden zijn voorzien van een omschrijving waarin wordt uitgelegd wat je moet invullen. Een aantal velden lichten we hieronder verder uit.
Administratienummer vrij veld.
Wil je Coachview aan meerdere administraties koppelen? Selecteer hier dan het vrije veld dat is toegevoegd aan de kostenplaats. Hoe je een vrij veld aanmaakt lees je hier.
Controle debiteur bestaat.
Zet je het vinkje? Dan wordt er een controle uitgevoerd of de debiteur bestaat in AFAS. Bestaat de debiteur nog niet dan wordt deze aangemaakt.

Let op:
  1. Dit vereist installatie van getconnector 'Coachview contacten' in Afas.
  2. Dit vereist rechten op de updateconnector 'KnSalesRelationOrg'.
  3. De debiteur wordt (nu) nog als organisatie aangemaakt. Dus het aanmaken van een particuliere debiteur is nu nog niet mogelijk.
Debiteur externsource: 
Vul het enxternsource in uit het bedrijfsdossier dat is gekoppeld aan deze debiteur. Daarmee geef je aan dat je via import bedrijven via het externeid en externsource het Afas debiteurnummer hebt bepaald. Heb je een waarde ingevuld? Bepaal dan via Extern id (optie 1) dat het debiteurnummer gelijk wordt aan dit externid en kies de waarde 'BedrijfPersoonExternId'.

Prefix: Wil je dat het Coachview debiteurnummer een extra prefix krijgt? Vul deze dan hier in. Deze prefix wordt alleen toegevoegd als het interne debiteurennummer van Coachview wordt gebruikt.
Boekingstype BTW: Deze bepaalt welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het boekingsjaar en boekingsperiode. Je hebt de volgende keuzes:
  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum

Factuur Boekingsperiode (optie 1):
Welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het bepalen van de boekingsperiode? Je hebt de keuze uit:
  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum
Het bepalen van de order start- en einddatum bepaal je in een van de volgende stappen. De exportdatum is de datum waarop de factuur naar AFAS wordt geëxporteerd.

Factuur Boekingsperiode (optie 2):
Selecteer optie 2 als je verwacht dat de eerste optie geen datum kan opleveren.
Factuur prefix: Coachview factuurnummers beginnen standaard bij 00001. Wil je een afwijkend factuurnummer gebruiken om reeds gebruikte factuurnummers in Exact-Online te vermijden? Vul een prefix (bijvoorbeeld 2018) in. Dit moet een getal zijn en wordt voor het Coachview factuurnummer geplaatst.
FactuurVerstuurWijze:
Bepaal wanneer de definitieve facturen naar AFAS geëxporteerd moeten worden.
  1. Realtime: de factuur en  debiteurgegevens worden direct geëxporteerd. Dit gebeurt met behulp van een automatische actie 'Koppeling FactuurExporteerNaarBoekhouding'. De actietemplate die deze actie stempelt, wordt door Coachview automatisch aangemaakt en kun je zelf bewerken.
  2. BulkNachts: de facturen en debiteurgegevens worden op een bepaald tijdstip in de nacht verstuurd. Stuur een e-mail naar onze supportafdeling ([email protected]). Zij zorgen ervoor dat de export middels een job in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd.
FactuurProjectCode: 
Projectcode laten genereren uit een Coachview veld naar AFAS. Je hebt de mogelijkheden uit:
  1. Aanvraagnummer.
  2. Referentienummer die bij de aanvraag is ingevuld.
  3. Factuur referentienummer.
  4. Opleidingscode.
  5. Opleidingssoortcode.
Kies je voor optie 2 of 3? Dan moet het referentienummer bij de aanvraag/factuur zijn ingevuld. Het verplicht invullen kun je per debiteur regelen via optie:

Let op: de code mag niet langer zijn dan 15 karakters.
ProjectIncasseren:
Hierbij heb je de keuzen:
  •  Overeenkomstig verkooprelatie
  • Factuur niet incasseren
  • Factuur incasseren
Organisatorische eenheid:
De organisatorische eenheid moet vastgelegd worden in een vrijveld bij de opleiding met de naam 'VrijveldOrgVes'.

Het vrije veld kun je via menu 'Instellingen' en menu-item 'Vrije velden' aanmaken.

Activeren:
Activeren van de koppeling doe je als volgt:
  1. Klik op de knop 'Opslaan' om de ingevulde gegevens te bewaren.
  2. Klik op de knop 'Inschakelen' en 'Bevestigen'.
  3. Klik op 'Verbinding testen' of de integratie tot stand gebracht kan worden.

De koppeling kan altijd:
  1. Gepauzeerd worden door op de knop 'Pauzeren' te klikken.
  2. Worden verwijderd door op de knop 'Verwijderen' te klikken.


Bijgewerkt tot en met versie 86