Via de aanvraag Via de opleiding Vervolg acties Crediteren Termijnen Verzamelfactuur Verwijder conceptfactuur


Het is mogelijk om bij een opleiding alle facturen tegelijk te laten genereren. Vanuit de opleiding kunnen aanvragen geselecteerd worden waarvoor de facturen aangemaakt moeten worden. De conceptfacturen worden gegenereerd en kunnen gecontroleerd worden voor de vervolgstap: definitief maken en verzenden. 

Onderaan dit artikel vind je twee linkjes om het facturatieproces te automatiseren.

Factureren:
Open allereerst de opleiding en klik dan op de tab 'Aanvragen'.
Controleer of er aanvragen herberekend moeten worden.
Herberekenen doe je via de knop 'Herbereken alle aanvragen'.

Meer weten? Herbereken de aanvraag.
Klik op de knop 'Maak facturen'.
Er verschijnt een lijst met aanvragen. Aanvragen die gefactureerd kunnen worden zijn aangevinkt. Wil je geen factuur, of later, zet het vinkje uit.
Klik op 'Maak facturen'. Voor de geselecteerde aanvragen wordt per aanvraag een factuur per debiteur gemaakt op basis van 100% van de verkoopregels. De status van de facturen is ‘concept’, er is nog geen nummer bepaald, in het nummer staat ‘Concept’.
  1. Standaard is de optie 'Bekijk concepten'. Je kunt daarmee controleren of de factuurbijlage goed wordt samengesteld.
  2. Standaard staat hier de documenttemplate voor de factuurbijlage geselecteerd. Met behulp van het vergrootglas kun je nog een ander documenttemplate selecteren.
  3. Selecteer de conceptfacturen die je wilt bekijken.
  4. Klik op 'Bekijk concept-facturen' om te activeren.

De facturen worden gegenereerd in de documenteneditor. Er verschijnt een apart venster. Je kunt de conceptfacturen nu printen, de documenten worden niet gecreëerd. De factuur blijft de status ‘concept’ en als nummer 'concept' houden.


Selecteer de optie 'definitief maken en verzenden' (1) om de facturen daadwerkelijk te versturen.
  1. De optie is geselecteerd.
  2. Standaard wordt hier de optie 'volgens instelling bij debiteur' gekozen. Je kunt er ook voor kiezen om de optie 'e-mail' of 'print' te selecteren.
  3. Deze documenttemplates worden gebruikt voor het samenstellen van de e-mail en de factuur als bijlage. Met het vergrootglas kun je hier andere documenttemplates selecteren. Je hebt bij 1 gekozen voor de optie 'e-mail'.
  4. Deze documenttemplate wordt gebruikt voor het printen van de factuur. Je hebt bij 1 gekozen voor de optie 'print'.
  5. De ingestelde afzender en ontvanger(s) in de documenttemplate voor de begeleidende e-mail worden gebruikt. 
  6. Bepaald de factuurdatum, deze staat standaard op de datum - vandaag.
  7. Selecteer de conceptfacturen die verstuurd / geprint moeten worden.
  8. Daarmee activeer je het versturen / printen van de geselecteerde conceptfacturen. Je krijgt nog een extra vraag die je met 'Ja' moet beantwoorden.
  9. Standaard staat ingesteld dat een UBL bijlage wordt toegevoegd.
De factuur die definitief is gemaakt verdwijnt uit de lijst. De conceptfacturen, met eventueel een foutmelding of niet geselecteerd, blijven staan. De factuur krijgt een nummer en kan niet meer verwijderd worden. 


Bij een foutmelding zweef je met je muis boven het rode kruis om te zien wat er fout is gegaan.


Met de knop 'Toon facturen' heb je de volgende mogelijkheden


Wist je dat beide stappen in het factureringsproces ('concept' en 'definitief maken en verzenden) kunt automatiseren?
  1. Lees hier meer over het automatische factureren.
  2. Lees hier meer over het automatisch herinneren van niet betaalde facturen.