Coachview kennt seit langem die Möglichkeit, eine Internet-Agenda mit z.B. der eigenen allgemeinen Agenda oder der Agenda eines Lehrers zu verknüpfen. Das hat den großen Vorteil, dass die Termine in dieser Agenda direkt mit der Planung in Coachview verknüpft sind. Änderungen werden automatisch in den verknüpften Kalender übernommen. Für Teilnehmer, die z. B. nur einen Schulung besuchen, ist diese Möglichkeit weniger geeignet. Für diese haben Sie die Möglichkeit, eine ICS-Datei mit der Einladung oder Bestätigung zu versenden.

Das Inhaltsverzeichnis:


Was geschieht hier?
Über ein Mailing oder automatische Aktionen wird die Einladung per E-Mail z. B. an die Teilnehmer verschickt. Der E-Mail ist eine ICS-Datei beigefügt. Wenn der Teilnehmer auf diese Datei klickt, werden die geplanten Teile der Schulung als Punkte in die Tagesordnung aufgenommen.

Bitte beachten Sie:
  1. Ein Eintrag ohne Datum wird nicht in den Kalender aufgenommen.
  2. Sollten sich die Daten/Zeiten ändern, werden sie in den Kalendern nicht angepasst. Der ICS-Anhang muss erneut gesendet werden.

Möblierung:
Die Einrichtung beginnt mit der Dokumentvorlage, die die Einladung enthält. Geben Sie auf der Registerkarte "Allgemein" im Feld "Anlage(n)" an, dass eine ICS-Datei angehängt werden muss. Sie tun dies, indem Sie das Kästchen ankreuzen.
Es wird eine Reihe von Optionen angezeigt, mit denen Sie den zu veröffentlichenden Kalendereintrag benennen können.

Lektionstypen im ICS ausschließen.
Haben Sie Komponenten mit "E-Learning" und/oder "virtuellem Klassenzimmer" als Unterrichtsformat und sind diese geplant, weil dies für den Arbeitsprozess notwendig ist, aber Sie wollen sie nicht in die ICS-Datei aufnehmen? Dann können Sie sie über die Optionen ausschließen. Sie können die Optionen über die Menügruppe "Servicecenter" und den Menüpunkt "Optionen" aufrufen. Blättern Sie nach unten, bis Sie das Feld "Internet-Tagebuch" sehen. Mit der Option "Tagebuch ohne Unterrichtspläne" können Sie bestimmte Unterrichtspläne ausschließen.

Treffen Sie Ihre Wahl und vergessen Sie nicht, sie zu speichern. Blättern Sie ganz nach oben und klicken Sie auf "Speichern".

Versendung der Einladung per Mailing:
So versenden wir beispielsweise die Einladung zu dieser geplanten Schulung über ein Mailing an die Teilnehmer.
Über die Registerkarte "Teilnehmer" und die Schaltfläche "Neues Mailing" erstellen wir ein neues Mailing mit einer Dokumentvorlage, die für die Aufnahme einer ICS-Datei eingerichtet wurde.
Um die E-Mail zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche "E-Mail" auf der Registerkarte "Empfänger".

Im Pop-up-Fenster "E-Mail-Versand" werden die ICS-Einstellungen aus der ausgewählten Dokumentvorlage übernommen.


Diese können Sie hier noch ändern.


Klicken Sie auf die Schaltfläche "E-Mail", um die Einladungen zu versenden.


Senden Sie die Einladung über eine automatische Aktion:
Beim Versand der Einladung über eine gestempelte automatische Aktion werden die ICS-Einstellungen aus der Dokumentvorlage automatisch übernommen. Die Einstellungen können nicht über die Aktion geändert werden.


Firmen- und Klassenzimmernamen des Standorts anzeigen:
Es kann natürlich vorkommen, dass das Klassenzimmer/ Schulungsraum , beispielsweise nach Versand der Bestätigung, geändert wird. Es ist möglicherweise nicht wünschenswert, dies im Kalender anzuzeigen. Ob Sie den Klassenraum anzeigen möchten oder nicht, ist über die Optionen einstellbar.
Einklicken  Menü 'Service center' im Menüpunkt 'Optionen'.
Gehen Sie zu Panel 'Internet Calendar' 39; (1) und aktivieren Sie die Option 'InternetAgendaVerbergLocatieNaam' zu (2), wenn dies nicht  angezeigt werden soll. Vergiss nicht, nach oben zu scrollen und auf „Speichern“ zu klicken. klicken.