Exact Online bietet Möglichkeiten, Daten aus Coachview zu verarbeiten. Machen Sie in Coachview registrierte Debitoren automatisch zu Kundenbeziehungen in Exact Online. Konvertieren Sie Ihre Rechnungen automatisch in Verkaufsbücher, einschließlich Hauptbuchkonto, Kostenstelle und Mehrwertsteuer.
 
Was geschieht hier?
In Coachview werden die Rechnungen erstellt und versendet. Für Debitoren, die in Coachview "geboren" werden und noch nicht in Exact Online vorhanden sind, werden automatisch neue Stammdaten angelegt. Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob die Daten eines bestehenden Schuldners (in ExactOnline) überschrieben werden können. Die fakturierten Zeilen werden automatisch als Journalbuchungen an das Hauptbuch und/oder die Kostenstelle gesendet. Die in Coachview erstellte und versendete Rechnung kann in Exact Online im PDF-Format erneut eingesehen werden.

Bitte beachten Sie:
  1. Es kann maximal 1 Verwaltung in Exact Online mit Coachview verknüpft werden.
  2. Es ist ratsam, die Schuldner in Exact Online zu importieren, die noch nicht in Coachview existieren, aber als Unternehmen und/oder Personen benötigt werden. Vergewissern Sie sich, dass die Schuldnernummer als "externid" zu einem Firmen- und/oder Personendatensatz hinzugefügt wird. Verwenden Sie "Exact" als externe Quelle.
  3. Die Rechnungen/Aufträge werden ohne Mehrwertsteuer versandt. Das bedeutet, dass für jeden MwSt.-Code in Exact-Online die Art als 'Exklusiv' eingestellt werden muss.

Mehrwertsteuer, Hauptbuchkonten, Kostenstellen:
In Coachview müssen die Mehrwertsteuersätze, Hauptbuchkonten und Kostenstellen kopiert oder angepasst werden. Diese müssen exakt mit Exact Online übereinstimmen.
  1. MwSt.-Codes: Lesen Sie hier mehr.
  2. Hauptbuchkonten: Lesen Sie hier mehr.
  3. Kostenstellen: Lesen Sie hier mehr. 

Relationship-Nummer:
Wenn Coachview beim Anlegen von neuen Debitoren führend ist, müssen Sie sicherstellen, dass die Kontonummer noch nicht in Exact Online erscheint. Exact Online verwendet für Schuldner (Kunde) und Gläubiger (Lieferant) die gleiche Nummer. Exact Online hat immer die höchste verfügbare Geschäftsbeziehungsnummer in Exact. Wenn Sie manuell eine neue Geschäftsbeziehung anlegen, wird diese Nummer automatisch verwendet.

Beispiel:
Der Bereich 10000 und höher wird für bestehende Kunden verwendet. In Coachview haben Sie festgelegt, dass die Schuldnernummer mit 50000 beginnen soll. Wenn Coachview eine neue Kontonummer anlegt, z.B. 50361, und Sie ein neues Konto anlegen, wird dieses automatisch weiter nummeriert und erhält die Nummer 50362. In Coachview wird diese Nummer auch beim Anlegen eines neuen Schuldners verwendet. Wird dies in Exact Online exportiert? Dann werden die Daten der manuell erstellten Beziehung überschrieben.

Lösung:

Achten Sie darauf, dass Sie bei der manuellen Erstellung einer neuen Beziehung mit einem höheren Bereich beginnen, z. B. 80000. Coachview setzt die Nummerierung mit 50000 fort, neue manuelle Beziehungen werden ab 80000 nummeriert.

Hinweis: Berücksichtigen Sie die Nummerierung, wenn Beziehungen auch aus anderen Anwendungen erstellt werden. In diesem Fall haben Sie also drei Bereiche von Beziehungsnummern in Exact:

  1. Schuldner-/Beziehungsnummern aus Coachview
  2. Die Gläubiger-/Beziehungsnummern aus einer anderen Anwendung
  3. Die Kontonummern werden manuell erstellt.

Es ist auch möglich, die Schuldnernummer mit einer Vorwahl (Präfix) aus Coachview heraus beginnen zu lassen. Bitte beachten Sie jedoch, dass das Präfix keine Buchstaben, sondern nur Zahlen enthalten darf.

Was wird benötigt?
  1. Eine in den Niederlanden und/oder Belgien erhältliche Version.
  2. Ein Benutzer in Exact Online, der in der Lage ist, den Link zu realisieren, hat ausreichende Rechte. Zum Beispiel die Verarbeitung von Journaleinträgen.
  3. Eine Liste der MwSt.-Codes und Bezeichnungen, die in Exact Online verwendet werden.
  4. Eine Liste der Hauptbuchkontonummern und Namen, die für Mehrwertsteuersätze, Trainings, Kurse, Workshops usw. in Exact Online verwendet werden.
  5. Eine Liste der Kostenstellen und Namen, die für Trainings, Kurse, Workshops usw. in Exact Online verwendet werden. Hinweis: Dies ist nicht obligatorisch.
  6. In Exact Online ist es so eingerichtet, dass es Journaleinträge über eine automatische Verbindung empfängt und verarbeitet.

Bezahlt?

Wurde die Verbindung hergestellt? Dann kann in Echtzeit und automatisch festgestellt werden, ob die Rechnung bezahlt worden ist.

In Exact-Online gilt die Rechnung als bezahlt, wenn sie ausgeglichen ist und der ausstehende Betrag € 0,-- beträgt oder die Differenz auf Zahlungsdifferenz oder Wechselkursdifferenz gebucht wird.


Schritt-für-Schritt-Plan.
In dem Fragebogen (im Anhang zu diesem Artikel) finden Sie die Daten, die für die Herstellung der Verbindung mit Exact-Online erforderlich sind. Bitte füllen Sie diese Liste zur Vorbereitung aus. Sie können den Fragebogen als Dokument am Ende dieses Artikels herunterladen. Die Artikel können über die nachstehende Übersicht gelesen werden.

In Schritt 2 und 3 können Sie nachlesen, wie der Link aufgebaut ist und welche Daten Sie benötigen.


Wenn Sie Coachview bereits nutzen:

  1. Am besten testen Sie den Link aus der Coachview Trainingsumgebung heraus (https://training.coachview.net). 
  2. Haben Sie bereits Rechnungen in Coachview und müssen Sie diese nicht in Exact Online exportieren? Dann lesen Sie bitte hier wie man es macht. 
  3. Erstellen Sie eine Testverwaltung in Exact Online, die die Live-Verwaltung widerspiegelt.