Daten von Personen, einem Teilnehmer, Lehrer-Ansprechpartner oder einem Ihrer Kollegen werden in Coachview in einer Personalakte erfasst. Die Daten des Unternehmens, in dem diese Personen arbeiten, werden in Unternehmensdateien gespeichert. Es ist möglich, diese Daten einmalig oder periodisch in Coachview selbst zu importieren. Mit der folgenden Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie selbst eine Datei mit Unternehmen und/oder Personen in Coachview importieren können.

Inhaltsübersicht:


Wichtige Bedingungen:
Haben Sie die Einleitung gelesen? Dies ist wichtig, bevor Sie beginnen. Die Einleitung finden Sie unter hier.
Möchten Sie wissen, wie man es macht? Dann sehen Sie sich die Präsentation unten an.

Start:
  1. Klicken Sie auf das Menü 'Modul(e)'.
  2. Klicken Sie auf den Menüpunkt 'Importieren', um zu beginnen.
  3. Coachview öffnet eine neue Registerkarte in Ihrem Browser.

 
 
Der Importbildschirm, der in einer separaten Registerkarte Ihres Browsers gestartet wird, ist wie folgt aufgebaut.
  1. Statusleiste.
  2. Fortschrittsbalken.
  3. Übersichtsliste.
    1. Name der Importdatei.
    2. Datum und Uhrzeit der Einfuhr
    3. Beschäftigt, erfolgreich, erfolgreich mit Fehlern oder fehlgeschlagen.

Statusleiste:
  1. Verwenden Sie die drei Striche, um ein Menü auf der linken Seite des Bildschirms zu öffnen.
    1. Klicken Sie auf "Importieren" und erneut auf "Importieren", um zum Startbildschirm zurückzukehren..
    2. Klicken Sie auf "Einstellungen" und "Protokoll", um das Protokoll mit Informationen über den Import zu öffnen.
  2. Ihre Anmeldedaten, mit der Möglichkeit, sich abzumelden.
  3. Fahren Sie mit der Maus über das Fragezeichen.
    1. Klicken Sie auf "Wissensdatenbank", um die Wissensdatenbank zu öffnen.
    2. Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, um eine E-Mail an unsere Support-Abteilung zu senden.
  4. Hier können Sie sehen, in welche Coachview-Umgebung Sie importieren werden. 
    1. Siehst du dieses Zeichen? Dann befinden Sie sich in der Ausbildungsumgebung. 
    2. Kein Symbol? Dann befinden Sie sich in der Live-Umgebung. 
    3. Sie können die URL auch in Ihrem Browser überprüfen.

Fortschrittsbalken:
Sie können den Importvorgang starten, indem Sie auf die Schaltfläche "Neu" klicken. Der Fortschrittsbalken zeigt an, in welchem Schritt Sie sich befinden. Sie wird in grüner Farbe dargestellt. Klicken Sie auf das Kreuz (rechts), um den Import zu stoppen.

Importieren:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu", um den Import zu starten.

Hochladen:

Klicken Sie auf den Pfeil. Ihr Windows-/Apple-Explorer wird gestartet. Navigieren Sie zu dem Verzeichnis (Ort), in dem sich die zu importierende Datei befindet. Klicken Sie auf den Namen der Datei und auf die Schaltfläche "Öffnen".


Bitte beachten Sie, dass es sich um eine .csv-Datei mit dem Zeichensatz UTF-8 handeln muss.


Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter", um zum nächsten Bildschirm zu gelangen. Mit der Schaltfläche "Zurück" gelangen Sie zum vorherigen Bildschirm zurück.

Wenn eine nicht konforme Datei ausgewählt wird, erscheint eine Fehlermeldung. Klicken Sie auf 'ok', um fortzufahren. Die Fehlermeldung wird auf dem Bildschirm angezeigt. Bitte beachten Sie: Es wird nicht überprüft, ob der richtige Zeichensatz (UTF-8) ausgewählt wurde.
Haben Sie eine csv-Datei ausgewählt, in der die Spalten nicht durch Semikolons (;) getrennt sind? Dann folgt keine Fehlermeldung, sondern Coachview setzt die gesamte Zeile in eine Spalte.

Bildschirm mit Spalten, die mit Feldern aus Coachview abgeglichen werden sollen:
Die Datei wurde geprüft und genehmigt und kann nun importiert werden. Alle Spalten der Datei werden der Reihe nach angezeigt. Coachview macht einen Vorschlag und versucht, die Spalten direkt mit den richtigen Feldern in der Unternehmens- oder Personalakte zu verknüpfen. Jede Spalte kann farblich kodiert werden grün, orange oder rot werden angezeigt.
Die Spalten sind farblich gekennzeichnet, um den Status anzuzeigen.
  1. Bestätigt: Es wurde eine Übereinstimmung mit einem Feld aus der Unternehmens- oder Personendatei gefunden.
  2. Vorhersage: Es wurde wahrscheinlich eine Übereinstimmung gefunden, bitte prüfen Sie, ob sie in Ordnung ist.
  3. Leere: keine Übereinstimmung gefunden, müssen Sie ihn manuell einstellen.
Unten rechts auf dem Bildschirm sehen Sie eine Übersicht mit der Anzahl der gefundenen Spalten für jeden Status.
Unten links können Sie sehen, auf welcher Seite Sie die Spalten überprüfen.
  1. Pfeiltaste > wechselt zur nächsten Seite, < wechselt zur vorherigen Seite.
  2. -1- zeigt die Seitenzahl an.
  3. 4/6 Spalten: Die ersten vier der sechs Spalten werden angezeigt. Es gibt also eine zweite Seite mit 2 Spalten.
  1. Spaltenname aus der Importdatei mit einer bestimmten Farbe.
    1. Orange: Überprüfen und gegebenenfalls korrigieren.
    2. Rot: Coachview hat keine Übereinstimmung gefunden. Wählen Sie das zu verknüpfende Feld aus dem Firmen- oder Personendatensatz mit Hilfe des Pfeils aus. Die Spalte erhält dann die Farbe grün für "bestätigt".
    3. Grün: Wenn Ihnen die Auswahl gefällt, brauchen Sie nichts weiter zu tun.
  2. Prüfen Sie, ob die Daten in das richtige Coachview-Feld geschrieben werden. Ist dies richtig? Klicken Sie dann auf die beiden orangefarbenen Häkchen. Möchten Sie eine Spalte korrigieren? Klicken Sie auf das Kreuz und dann auf den
  3. Pfeil. Wählen Sie das richtige Feld aus.

    Hier sind die ersten vier Zeilen der Importdatei zu sehen.

Klicken Sie auf den Pfeil, um die Liste der Felder zu öffnen. Wählen Sie zwischen persönlichen und unternehmerischen Datensatzfeldern.
Wenn Sie auf Ihre Auswahl klicken, im Beispiel 'Firma', werden alle möglichen Felder aus der Unternehmensdatei angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol "Ordner" klicken, wird eine weitere Liste geöffnet.
Sie haben auf einen Ordner geklickt, um die zugehörigen Feldnamen anzuzeigen. Im Beispiel sind die Feldnamen für die Privatadresse einer Person.

Eine E-Mail-Adresse für Personen wird automatisch als "Business" eingegeben.


Klicken Sie auf das Kreuz hinter "Business" und verwenden Sie die Pfeiltaste, um einen anderen Typ auszuwählen.

Eine Telefonnummer für Personen wird automatisch als "Direkt" eingegeben.


Klicken Sie auf das Kreuz hinter "Direkt" und wählen Sie mit der Pfeiltaste eine andere Typisierung Ihrer Wahl aus.

Es ist möglich, dass Sie versehentlich die gleiche Spalte zweimal ausgewählt haben. Daraufhin wird die folgende Fehlermeldung angezeigt. Finden Sie eine der beiden Spalten und löschen oder korrigieren Sie sie.


Klicken Sie auf "ok", um die Fehlermeldung zu schließen.

Wurden alle Spalten überprüft und bestätigt? Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren", um den Import zu starten.


Sie kehren zum Startbildschirm zurück. Die Importdatei steht ganz oben, der Status zeigt an, ob der Import erfolgreich war.



Liste der Dateien:
  1. Klicken Sie auf den Namen einer Datei?
  2. Dann werden Informationen über die Datei in verschiedenen Feldern angezeigt.
  3. Klicken Sie auf diese Schaltfläche und die Datei wird aus der Liste gelöscht.
  4. Schließen Sie die Fenster mit den Informationen über die Datei.

Allgemeines Panel:

Informationen über Dateiname, Importdatum und Status. 




Ein Klick auf (Log) öffnet das Protokoll.


Säulen des Panels:

Übersicht über die Spalten und Felder der importierten Unternehmen / Personen.


Inhalt des Panels:

Anzahl der eingeführten Unternehmen und Personen.


Klicken Sie im Bereich "Allgemein" auf "Logbuch", um das Logbuch zu öffnen und eine kurze Zusammenfassung des Imports anzuzeigen. Dies ist nützlich, wenn Fehler gefunden werden.
Haben Sie auf die Schaltfläche "Löschen" geklickt, um die Importdatei zu löschen? Dann werden Sie eine Warnung erhalten:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen", um die Importdatei endgültig zu löschen.
  2. Klicken Sie auf "Abbrechen", wenn Sie die Datei nicht löschen möchten.
 


Fehlermeldungen:
In der Importdatei haben Sie eine eindeutige ID (Database-ID oder externid) für das Unternehmen oder die Person eingegeben, weil Sie die Daten wahrscheinlich ergänzen wollen. Anhand der eindeutigen ID kann das Unternehmen oder die Person jedoch nicht gefunden werden. Da der Name der Firma oder Person fehlt, kann Coachview die Firmen- oder Personendatei nicht erstellen.