Beziehungen sind in den Personalakten erfasst, die Sie unter dem Menü ‘Suchen’ finden. Denken Sie an eine Person , zum Beispiel die Teilnehmer, Lehrer, Ansprechpartner eines Standorts, an dem Sie schulen, Ihre Kollegen, Caterer, Ansprechpartner Ihrer Kunden, etc.< Es kann interessant sein, Ihre persönlichen Beziehungen beispielsweise nach Marketing-/kaufmännischen Gesichtspunkten, Zielgruppen, Nationalitäten und Arten von Kontaktpersonen (Schulung, Personal, Finanzen) zu unterteilen. Dies kann mithilfe von Kategoriegruppen  und der zugehörigen Kategorieën erfolgen. Mit Hilfe von Kategorien erleichtern Sie die Unterscheidung und die Suche nach einer Person.

Informationen, die nicht standardmäßig von Coachview angeboten werden, können in einem oder mehreren freien Feldern erfasst werden. 

Personalakte:
Die Daten einer Person werden in mehreren Registerkarten erfasst. Welche Registerkarten sichtbar sind, hängt von den für Sie eingerichteten Modulen und den Ihnen erteilten Berechtigungen ab. Zahlen in einer Registerkarte zeigen an, dass Informationen eingegeben oder hinzugefügt wurden. Wenn Sie eine neue Personalakte erstellen, beginnen Sie im Reiter „Allgemein“.
1. Allgemein:
Die Detailansicht mit allgemeinen Informationen zur Person wie Name, Privaté Adresse, Rechnungsadresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Kategorien.

Hinweis: Im Lesemodus werden nur die ausgefüllten Felder angezeigt.
2. Freie Felder:
Zusätzliche Informationen, die von Coachview standardmäßig nicht angeboten werden. Diese können Sie selbst erstellen. Wenn Sie keine freien Felder angelegt haben, ist diese Registerkarte nicht sichtbar. Mehr wissen? Erfahren Sie hier mehr über das Einrichten freier Felder. < /td>
3. SchulungsFragen:
Die komplette Trainingsdatei der ausgewählten Person. Welche Kurse wurden besucht, verfolgt diese Person oder steht diese Person ganz oben auf der Warteliste? Die abgelaufenen Trainingsfragen werden standardmäßig nicht angezeigt, können aber durchsucht werden. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, eine Person auf die Warteliste zu setzen, die Ausbildungsfrage bei einer Warteliste für einen Kurs anzumelden oder diese Person direkt für den Kurs anzumelden.
4. Keine Verfügbarkeit:
Eine Übersicht über Zeiträume, in denen die Person (als Lehrer oder Teilnehmer) nicht verfügbar ist. Es ist möglich, einen neuen Zeitraum einzugeben oder einen Zeitraum zu ändern oder zu löschen.
5. Saldo:
Zie eine Übersicht, welche PE/Bildungspunkte erreicht wurden bzw. welches Budget noch zur Verfügung steht. Mehr wissen? Verwendung von Guthaben: Einführung.
6. Dokumente:
Eine Übersicht der für die Person erstellten Dokumente. Es ist möglich, ein neues internes Dokument zu erstellen oder ein externes/Cloud-Dokument hochzuladen.
7. Aktionen:
Eine Übersicht über noch nicht durchgeführte und abgeschlossene Aktionen im Zusammenhang mit der Person. Es ist möglich, eine neue Aktion zu erstellen.
8. Funktionen & Abteilung:
Welche Positionen und/oder Abteilungen waren dieser Person in der Vergangenheit zugeordnet?
9. Kompetenzen:
Welche Kompetenzen muss diese Person haben. Mehr wissen? Manueller Kompetenzmanager.

Eine neue persönliche Datei erstellen:
Zur Erfassung einer persönlichen Datei nur der Nachname (obligatorisch. Es gibt zwei Methoden zum Erstellen einer neuen persönlichen Akte:
Methode1:
Klicken Sie im Popup-Menü "Person" auf das Pluszeichen (+).
Methode 2:
Klicken Sie im Popup-Menü „Person“ auf die Lupe. Der Suchbildschirm wird geöffnet, klicken Sie hier auf die Schaltfläche „Neu“.

Freie felder sind nicht nur über die Registerkarte "Freie Felder" sichtbar. Haben Sie einen großen Bildschirm? Sie sehen dann eine Aufteilung in drei Spalten. Allgemeine Informationen, freie Felder und die Kommentare. Wenn dies nicht der Fall ist, wird Ihr Bildschirm in zwei Spalten unterteilt: allgemeine Informationen, Kommentare und darunter die freien Felder.


Name:
Der Nachname ist erforderlich. Wenn Sie Initialen eingegeben haben, werden die Initialen mit Punkten und Großbuchstaben automatisch gespeichert, nachdem Sie eine neue persönliche Datei gespeichert haben. Sie können auch zwischen Titeltitel (Dr./Mr./Ds.) und Rückentitel (MA/MCs/BA) unterscheiden.


Welche Felder Sie ausfüllen, hängt davon ab, wie Sie eine Person sehen, z B. in einer E-Mail, Einsprüchen oder welche Informationen Sie zum Beispiel für ein Diplom benötigenMo.< /td>

Geschlecht:
Standard ist die Option 'Unbekannt' einstellen. Sie können das Geschlecht beispielsweise auch in einer E-Mail oder beim Drucken eines Zertifikats verwenden. 


Geburtsname:
Dies ist standardmäßig aktiviert. Das bedeutet, dass immer der oben genannte Nachname und Präfix verwendet wird.
Wenn Sie dies deaktivieren, können Sie den Geburtsnamen und die Geburtsinfixe separat eingeben.


Unternehmen:
Fügen Sie das Unternehmen hinzu, für das die Person arbeitet.
  1. Finden Sie das Unternehmen, indem Sie seinen Namen in das Eingabefeld eingeben. Wenn Unternehmen mit dem Namen übereinstimmen, werden sie in einem Kontextmenü angezeigt. Wählen Sie hier das Unternehmen oder
  2. Klicken Sie auf die Lupe, um den Suchbildschirm für Unternehmen zu starten, suchen Sie das Unternehmen und wählen Sie die Zeile aus oder
  3. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um ein neues Unternehmen zu erstellen und auszuwählen.

Das Ausfüllen einer Firma ist nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie das Unternehmen weglassen, betrachten Sie die Person als Privatperson.


Vorgesetzter, Abteilung, Position:
Sie können dies auf folgende Weise ausfüllen:
  1. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie den Namen aus dem Kontextmenü aus.
  2. Klicken Sie auf die Lupe, um den Suchbildschirm zu starten. Wählen Sie im Popup-Fenster die richtige Zeile aus.
  3. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um eine neue Personalakte (Manager), Abteilung oder Position zu erstellen und auszuwählen.


Privat-/Rechnungsadresse:
Geben Sie die Postleitzahl und die Wohnadresse ein. Die Adresse wird automatisch nachgeschlagen.

  1. Wenn die Postleitzahl bekannt ist, aber die Hausnummer nicht, erhalten Sie die Meldung ' Unbekannte Hausnummer'.
  2. Wenn Sie gemäß dem eingegebenen Land eine falsche Postleitzahl eingeben, erhalten Sie die Meldung ' Ungültiges Postleitzahlenformat'.

Adresse 2/3/4: kann für andere Zwecke verwendet werden. Zum Beispiel 1. Stock oder 1. Stock usw.
Die Rechnungsadresse  ist standardmäßig aktiviert, wenn privateé die Anschrift. Möchten Sie eine separate Rechnungsadresse angeben, weil zB die Person als Schuldner identifiziert wird? Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen und Sie können eine separate Rechnungsadresse eingeben.


Land:
Die Niederlande sind standardmäßig für Sie eingetragen. Wenn Sie standardmäßig ein anderes Land wünschen, können Sie dies über den Parameter-Tab 'Allgemein' Anpassen. Über die Lupe können Sie für diese Person ein weiteres Land hinzufügen. Wir haben die Länder um uns herum, wie Belgien, Deutschland, Frankreich, Vereinigtes Königreich, für Sie ganz oben auf die Liste gesetzt.


Telefonnummern:
Geben Sie eine oder mehrere Telefonnummern ein und wählen Sie die Art der Telefonnummer aus der Liste:
  1. 'Direkt' (Standard),
  2. "Mobil"
  3. 'Privé'.
Die Telefonnummer muss aus mindestens 8 bestehen und höchstens 11 Ziffern. Geben Sie 06-12345678 ein und Sie erhalten keine Fehlermeldung. Geben Sie (031) 1234567890 ein und Sie erhalten eine Fehlermeldung, die Sie ignorieren können. Vereinbaren Sie gemeinsam, welchen Typ Sie immer für Count 1, 2 und/oder 3 verwenden.


E-Mail-Adresse:
Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und wählen Sie den Typ aus der Liste:
  1. 'Geschäft' (Standard),
  2. 'Privat;',
  3. "Mobil",
  4. 'Präferenz'.
Hinweis: Coachview prüft nicht, ob diese E-Mail-Adresse existiert, aber ob die E-Mail-Adresse korrekt eingegeben wurde.


Datei:
Klicken Sie auf 'Datei auswählen' um ein Bild (Foto/Unterschrift) hochzuladen. Das Bild wird auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt und Sie können es zum Beispiel für ein Facebook-Buch verwenden oder die Signatur in einem Diplom oder Zertifikat platzieren.


Opt-in
Das Opt-In-System ist für den großflächigen Versand von periodischen E-Mails wie Newslettern vorgesehen. Das bedeutet, dass jeder Empfänger dem Versand der E-Mail zustimmen muss. 
  1. Zustimmen: Ja, ich möchte diese regelmäßigen E-Mails erhalten.
  2. Opt-out: nein, ich möchte dies nicht mehr erhalten.
  3. Unbekannt (Standard): Es ist noch nicht bekannt, was der Empfänger möchte.
Versenden Sie Ihre regelmäßigen E-Mails (Newsletter, Weiterbildung) über die Funktion „Mailing“. in der Funktionsgruppe 'Modul(e)' Anschließend wird die in der Personalakte des Empfängers festgelegte Opt-in-Option überprüft.

Hinweis: Für das Versenden manueller / automatischer E-Mails, z. B. einer Schulung oder Bewerbung, muss der Empfänger dies nicht tunger nicht im Voraus eine Erlaubnis zu erteilen. Es gibt also keine Kontrolle. Wenn Sie beispielsweise eine Verbindung zu MailChimp haben, greift das Opt-in-System nicht.


Inaktiv:
Ein Mensch mit "Geschichte" Sie können es nicht mehr löschen, aber Sie können es auf inaktiv setzen. Die Personalakte „verschwindet“ dann in den Hintergrund, und in diversen Suchmasken stößt man auf diese Person nicht mehr. Möchten Sie Ihre Personalakte trotzdem einsehen oder reaktivieren? Suchen Sie dann beispielsweise nach Nachname und „inaktiv“.

Hinweis: Im Zusammenhang mit Datenschutzgesetzen ist dies nicht dasselbe wie "vergessene Person". (aus Coachview entfernen). Mehr wissen? Menschen und das „Vergessen“.


Kategorieën:
Unterscheiden Sie mithilfe von Kategorien zwischen verschiedenen Personen. Sie geben beispielsweise an, dass die Person für das Weihnachtsmailing aufgenommen werden soll, für welchen Bereich eine Person zuständig ist, ist diese Kontaktperson für Bildung und/oder Finanzen, welche Stufe, Nationalität etc. Wählen Sie über die Lupe eine oder mehrere Kategorien aus Glas .


Sind Sie mit dem Ausfüllen der Daten fertig? Klicken Sie auf 'Speichern' um die persönliche Datei zu speichern oder drücken Sie 'Speichern & Zurück' um die persönliche Datei zu speichern und zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren.

Möchten Sie, dass die Person automatisch mit einem Unternehmen verknüpft wird? Öffnen Sie die Datei des Unternehmens, bei dem die Person beschäftigt ist. Klicken Sie auf die Registerkarte "Personen" und dann auf die Schaltfläche "Neu". Die Person wird automatisch mit dem Unternehmen verknüpft.
Sie können eine Person mit einer 'Historie' nicht löschen, aber Sie können sie auf inaktiv setzen. Wollen Sie wissen, welche Geschichte das ist? Klicken Sie in der Personendatei (Registerkarte "Allgemein") auf das i. Sie finden sie am oberen Rand des Bildschirms.
In Coachview ist es möglich, zwei Personen zu fusionieren, wobei alle Daten erhalten bleiben und zusammengeführt werden. Die Daten der falsch eingegebenen (doppelten) Person werden der Datei der Person hinzugefügt, die beibehalten werden soll. Der Personendatensatz der falsch eingegebenen Person wird dann gelöscht.