Senden Sie dieselbe Art von E-Mail oft E-Mails oder drucken Sie oft die gleichen Dokumente? Mit Dokumentvorlagen erstellen Sie auf einfache und angenehme Weise Dokumente mit einem einheitlichen Erscheinungsbild nach Ihrem eigenen Hausstil. Der Vorteil sind weniger Fehler, da Zusammenführungscodes Daten automatisch zusammenführen. Das Drucken oder E-Mailen des Dokuments ist dann ein „einfaches’.  Das Dokument wird beispielsweise in der Akte eines Studiengangs, Teilnehmers oder Dozenten (Personalakte) gespeichert und kann daher leicht gefunden, erneut geöffnet und per E-Mail versendet oder erneut gedruckt werden. Mit Hilfe einer Aktion (Vorlage) können Sie eine Erinnerung zum Senden oder Drucken von Dokumenten setzen. Das Versenden von Dokumenten kann in vielen Fällen sogar automatisiert werden.

INHALTSVERZEICHNIS


Was ist los?
Sie richten Dokumentvorlagen im Voraus ein. Wenn Sie beispielsweise eine Einladung an einen Teilnehmer senden möchten, können Sie die Vorlage ganz einfach auswählen. Das Dokument wird erstellt und Zusammenführungscodes wie der Name des Teilnehmers, der Name der Schulung, der Stundenplan und das Startdatum der Schulung werden in das Dokument eingefügt. Vor dem Senden können Sie eine Vorschau anzeigen. Noch besser ist es, diesen Prozess in Zusammenarbeit mit einer automatisierten Aktionsvorlage automatisch ablaufen zu lassen.

Dokumentvorlagen können für viele verschiedene E-Mails/Drucke verwendet werden. Denken Sie an Bestätigungen, Einladungen, Anwesenheitslisten, Zertifikate, Rechnungen usw. Es ist fast unmöglich, sich eine Situation vorzustellen, in der Sie keine Dokumentvorlage verwenden können. Der einfachste Weg, eine Dokumentvorlage zu erstellen, besteht darin, eines der Muster aus unserer Bibliothek auszuwählen und es dann zu bearbeiten. Es geht sogar noch einfacher/vollständiger: Erstellen Sie eine Aktionsvorlage mit einem der Beispiele aus der Aktionsvorlagenbibliothek, und sofort wird eine Dokumentvorlage erstellt, die mit der Aktionsvorlage verknüpft ist.

Was wird benötigt?
  1. Für die Konfiguration von Dokumentvorlagen sind Rechte für das Modul "Dokumente und Aktionen" erforderlich.
  2. Alle Artikel basieren auf demneuen Dokumenteditor (Version 3). Sie können diese Version mit den folgenden Schritten verwenden:
    1. Klicken Sie auf das Menü 'Servicecenter' und Menüpunkt 'Optionen'.
    2. Gehen Sie zur Option 'Standard-Dokumenteditor' im Panel 'Allgemein' und wählen Sie aus der Liste 'Editor 3' aus.
    3. Funktion 'Dokumenteditor 3' hinzufügen mit 'schreiben' zu einer Benutzerrolle.
  3. Kenntnis von Coachview, es ist wichtig, die Struktur und Konzepte von Coachview zu kennen.
  4. Für Editor-Version 3 benötigen Sie ein eigenes Stylesheet, da die Stylesheets für Editor-Version 2 und 3 unterschiedlich sind. Beginnen Sie mit der Editor-Version 3? Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie das Standard-Stylesheet 3 öffnen und die Formatierung richtig einstellen. Die Werte kannst du aus Stylesheet Editor Version 2 übernehmen.

Verwenden Sie Vorlagen aus einem Zeitraum vor dem 21.08.2019.
Hinweis: Ab dem 20.08.2019 verwendet Coachview eine neue Version des Editors zum Erstellen Dokumentvorlagen. Wichtig zu wissen ist, dass ab dem 21.08.2019 neue Dokumentvorlagen nur noch mit diesem neuen Versionseditor erstellt werden können (Variante 3). Vorhandene Dokumentvorlagen (erstellt mit 'Version 1 oder 2') funktionieren weiterhin wie zuvor. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, es auf die neue Version zu konvertieren.
Wwarum funktioniert das so?
1. Neue Dokumentvorlage erstellen (in neuer Version des Dokumenteditors). Das Erstellen von Dokumentvorlagen erfolgte zuvor in Coachview Complex. Aus diesem Grund haben wir mit unseren Benutzern an einer einfacheren Möglichkeit gearbeitet, Vorlagen zu erstellen, ohne oft hängen zu bleiben. Letztendlich wird dadurch der alte Editor schrittweise auslaufen.

Was sollten Sie beim Erstellen neuer Dokumentvorlagen im neuen Editor beachten?

A. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie dieser neue Editor funktioniert, Sie können dies tun, indem Sie:

  1. Kostenloser E-Learning-Anfänger
  2. verfolgen
  3. Nehmen Sie an unserem kostenlosen Workshop
  4. teil
  5. Lesen von Wissensdatenbankartikeln
B. Überprüfen Sie unbedingt die neue Version der Stylesheets, um zu sehen, ob die Formatierung so definiert ist, wie sie für Sie gewünscht ist.

Warum müssen Sie das tun?
Mit diesem neuen Editor wurde auch eine neue Version des Stylesheets in Ihrer Umgebung platziert, da dafür das Layout etwas anders gelesen wird. Sie haben jetzt also (mindestens) 2 Stylesheets, 1 für Dokumentvorlagen, die mit der alten Version des Dokumenteditors erstellt wurden, und 1 für Dokumentvorlagen, die mit der neuen Version erstellt wurden.

Was sollten Sie tun?
Beim Erstellen einer neuen Dokumentvorlage ist automatisch/standardmäßig das 'korrekt neu' Version des Stylesheets beigefügt. Sie müssen lediglich prüfen, ob das Stylesheet die Formatierung wie gewünscht vorgibt und gegebenenfalls anpassen. Sie tun dies einmal und müssen es dann nicht für alle nachfolgend zu erstellenden Dokumentvorlagen wiederholen. In diesem Artikel können Sie Schritt für Schritt nachlesen, wie das geht. div >
C. Standardmäßig sind die Ränder dieses neuen Dokumenteditors auf 0 mm eingestellt, zuvor waren sie im alten Editor auf 19 mm eingestellt. Beim Versenden von E-Mails benötigen Sie keine Ränder und können diese Einstellungen ignorieren. Beim Generieren von Dokumenten wie Zeugnissen oder anderen Dokumenten, die Sie als Anhang hinzufügen (z. B. Anwesenheitslisten oder Rechnungen), haben Sie jetzt 2 Optionen zum Festlegen der Ränder. Stellen Sie sicher, dass Sie 1 auswählen; Sie können dies an den Rändern im allgemeinen Optionsbildschirm oder über Blöcke festlegen (weitere Erläuterungen zu Blöcken finden Sie in der E-Learning)

2. Vorhandene Dokumentvorlage in neuen Editor konvertieren.
Wichtig zu wissen ist, dass dies (vorerst) nicht notwendig ist (der alte Editor funktioniert noch). Wesentlich einfacher und schneller arbeitet aber der neue Editor, mit dem Sie viele Dokumentvorlagen selbstständig bearbeiten können. Dokumentvorlagen aus dem Helpdesk passen wir im alten Editor nicht mehr an, im neuen Editor helfen wir Ihnen mit einer Erklärung, wie das geht.
Was sollte ich beim 'Konvertieren' bestehender Dokumentvorlagen beachten? zum neuen Editor?

A. Haben Sie immer einen Sicherungsplan, bevor Sie eine Dokumentvorlage konvertieren. Erstellen Sie also immer eine Kopie Ihrer Dokumentvorlage (Bearbeiten > Kopieren) und setzen Sie diese Kopierversion auf inaktiv, da Sie sie hoffentlich nicht benötigen, aber Sie haben immer die Möglichkeit, zu Ihrer alten Dokumentvorlage zurückzukehren. du wählst aMachen Sie die Kopie immer inaktiv, da die Originalversion wahrscheinlich mit einer Aktionsvorlage verknüpft ist und diese Verknüpfung erhalten bleibt, wenn Sie den Inhalt der Dokumentvorlage ändern.


B. Bearbeiten Sie das Stylesheet. Stellen Sie sicher, dass die neue Version des Stylesheets verknüpft ist, d. h. das Stylesheet mit dem Namen "Default3.0" (Sie wiederholen dies jedes Mal, wenn Sie jede Dokumentvorlage konvertieren). Stellen Sie sicher, dass Sie diese neue Version des Stylesheets überprüfen, um zu sehen, ob die Formatierung für Sie wie gewünscht definiert ist. (Dies ist einmalig, wenn Sie dieses Stylesheet zum ersten Mal verwenden, Sie wiederholen dies nicht, wenn Sie nachfolgende Dokumentvorlagen erstellen/konvertieren).


Warum?
Mit dieser neuen Version wurde auch eine neue Version des Stylesheets in Ihrer Umgebung platziert, da hierfür das Layout etwas anders gelesen wird. Sie haben jetzt also (mindestens) 2 Stylesheets, 1 für Dokumentvorlagen, die mit der alten Version des Dokumenteditors erstellt wurden, und 1 für Dokumentvorlagen, die mit der neuen Version erstellt wurden.

Was soll ich tun?
Sie müssen lediglich prüfen, ob das Stylesheet das Markup wie gewünscht definiert und gegebenenfalls anpassen. Sie tun dies einmal und müssen es dann nicht für alle nachfolgend zu erstellenden Dokumentvorlagen wiederholen. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Artikel.

C. Standardmäßig sind die Ränder von Dokumentvorlagen im neuen Editor auf 0 mm eingestellt, zuvor waren diese im alten Editor auf 19 mm eingestellt. Die Randeinstellung ist erforderlich und kann ignoriert werden diese Einstellungen. Beim Generieren von Dokumenten wie Zeugnissen oder anderen Dokumenten, die Sie als Anhang hinzufügen (z. B. Anwesenheitslisten oder Rechnungen), haben Sie jetzt 2 Optionen zum Festlegen der Ränder. Stellen Sie sicher, dass Sie 1 auswählen; Sie können dies über Ränder über die Registerkarte "Allgemein" oder über Blöcke festlegen (weitere Erläuterungen zu Blöcken finden Sie in der E-Learning)

D. Überprüfen und testen Sie die Zusammenführungscodes. Die Zusammenführungscodes und Iterationen/Schleifen werden von Coachview im neuen Editor etwas anders gehandhabt. Prüfen Sie daher nach dem Speichern einer Dokumentvorlage im neuen Editor immer, ob die Merge-Codes beim Generieren des Dokuments noch korrekt funktionieren. Verwenden Sie beispielsweise ein Testtraining oder ein Training aus der Vergangenheit, um ein Dokument zu generieren und per E-Mail zu versenden.
Funktionieren die Zusammenführungscodes nicht mehr? Stellen Sie dann sicher, dass Sie diese Codes aus der Dokumentvorlage entfernen und erneut hinzufügen und überprüfen Sie dies erneut, indem Sie das Dokument generieren.