Integratie EDU-DEX: service center inrichten en activeren. : Coachview Helpdesk

Introductie. Service center. Vrije velden. Timing en meldingen

Om de koppeling met EDU-Dex vanuit Coachview tot stand te brengen moet via het service center een aantal gegevens worden ingevuld en moet de koppeling geactiveerd worden. Administreer jij verschillende ‘merken’ in één Coachview omgeving? Dan is het via het service center van Coachview nu mogelijk om niet één maar meerdere koppelingen in te stellen. Daarmee krijgt ieder merk binnen EDU-Dex zijn eigen plekje inclusief het bijbehorende opleidingsaanbod.

Service center instellen:
Klik in menu-groep 'Integraties' op menu-item 'Integraties'. Er worden verschillende panels met mogelijke koppelingen getoond.
Klik in het panel 'Marketing / communicatie' in tegel 'EDU-DEX' op de knop 'Configureren'. Voor dat de koppeling ingeschakeld kan worden moet je verschillende gegevens invullen. In het service center worden alle in te vullen gegevens kort uitgelegd. Extra toelichting vind je hieronder.

Opleidingssoortcategorieën
Voor het wel of niet doorsturen van informatie heb je drie opleidingssoortcategorieën nodig. Deze zie je hiernaast afgebeeld en moet je van te voren hebben ingericht en gekoppeld aan de verschillende opleidingssoorten. Dit doe je via menu-groep 'Werkproces'. Klik op de drie puntjes in menu-item 'Opleidingssoort' en op menu-item 'Categorie opleidingssoort'.

In te vullen velden:
Afronden: In sommige velden kun je alleen hele getallen plaatsen terwijl Coachview deze met decimalen aanbied. Bepaal hier hoe afgerond moet worden.
Editor: Vul een e-mailadres in waar vanuit EDU-Dex meldingen verstuurd kunnen worden na het verwerken van de gegevens uit Coachview. Dit mailadres wordt niet extern gebruikt of gepubliceerd. Lees hier over meer in het artikel 'Koppeling EDU-DEX timing & meldingen . Dit artikel open je via het menu hierboven.
Filter op opleidingssoortcategorie: Via het toevoegen van een categorie aan een opleidingssoort bepaal je of informatie over deze opleidingssoort, inclusief informatie over de gestempelde opleidingen, doorgestuurd moet worden naar Edu-Dex. Selecteer de opleidingssoortcateogrie met behulp van het vergrootglas.
Opleidingssoortcategorie voor Direct start: Normaliter heb je natuurlijk opleidingen die zijn gepland en worden deze datums meegestuurd naar Edu-Dex. Heb jij e-learnings als opleiding gestempeld zonder start- of einddatum dan moet informatie over de opleidingssoort en opleiding wel naar Edu-Dex maar zonder datums doorgestuurd worden. Selecteer de opleidingssoortcategorie 'Direct start' met behulp van het vergrootglas.
Opleidingssoortcategorie voor volledig online: Het is medio 2024 niet meer mogelijk om de locatie te gebruiken om aan te geven dat de opleiding volledig online is. De locatie van opleidingen gestempeld met opleidingssoorten met deze categorie wordt niet doorgestuurd naar Edu-Dex. In Edu-Dex zal geen locatie bij de startdatums meer zichtbaar zijn. In plaats daarvan wordt de tag 'FullyOnlline' toegevoegd.
OrgUnitID: Na aanmelding bij EDU-Dex ontvang jij als opleider een unieke organisatieid. Vul deze hier in. Via deze link kun je jouw organisatieid bij EDU-Dex terugvinden. Daarmee download je een MS-Excel spreadsheet met een overzicht van alle opleidingen/afnemers. Gebruik de naam van de organisatie uit kolom A.
Stuur Institute data: In de koppeling met EduDex wordt het 'institute.xml' meegestuurd. Dit zijn beperkte adresgegevens die telkens de door jouw zelf ingevulde uitgebreide adresgegevens in Edu-Dex overschrijven. Geef aan of je deze wel (geselecteerd) of niet (niet geselecteerd) wilt meesturen. Heb je de optie geselecteerd? Dan kun je een aantal gegevens over jouw bedrijf invullen.
Scroll naar boven en vink de optie 'Geavanceerde instellingen' aan.
Scorll naar beneden totdat je het panel 'Standaardwaardes' tegenkomt. Vul de gegevens waarvan de namen beginnen met 'Institue' in.
Cost-types: Splits jij de standaard kosten van een opleiding in meerder verkoopregels die zijn toegevoegd aan een opleidingssoort? Bijvoorbeeld type deelnamekosten, examenkosten, lunch en materiaal. Dan moet je per verkoopregel met behulp van een categorie aangeven wat voor kosten dit zijn. Per type leg je dit dan in het service center vast. Voeg je geen categorie toe dan wordt automatisch 'Tui8tion' als cost-type meegestuud, deelnamekosten dus.
Voorbeeld examenkosten:
Verkoopregel categorie 'Examen'. De categorie maak je via menu-groep 'Werkproces'. Klik op de drie puntjes in menu-item 'Verkoopregel-template' en dan op menu-item 'Categorie verkoopregel'.
Maak een verkoopregel-template 'examenkosten'. Klik in menu-groep 'Werkproces' op menu-item 'Verkoopregel-template'. Klik op de knop 'Nieuw' en vergeet niet de categorie toe te voegen.
Voeg met behulp van deze verkoopregel-template een verkoopregel toe aan de opleidingssoort.
Selecteer de categorie in veld 'Verkoopregelcategorie voor Examination'.


Ben je klaar? Klik dan op de knop 'Opslaan'. Klik op 'Inschakelen' en 'Bevestigen' om de koppeling te activeren.

De koppeling kan altijd tijdelijk gepauzeerd worden. Let op: de koppeling wordt maandelijks gefactureerd. Je kunt een nieuwe koppeling, voor bijvoorbeeld een ander merk, toevoegen. De koppeling kan worden verwijderd. Let op: alle gegevens worden verwijderd. Wil je niet wacht totdat om 1 uur in de nacht de XML-bestanden worden aangemaakt? Klik dan op de knop 'Uitvoeren'.

URL XML-bestanden naar EDU-Dex:
De URL, zie optie 'URL t.b.v. EDU-DEX' moet doorgegeven worden aan EDU-Dex
Via deze URL kun je zelf de inhoud van de XML-bestanden openen en visueel controleren. Kopieer de URL en plaats deze in jouw browser. Je opent hiermee de directory.xml, het hoogste niveau. In deze XML vindt je de URL per opleidingssoort voor informatie voer de opleidingssoort en opleidingen, de program.xml.

Programid = de opleidingssoort met zijn id uit Coachview. Via deze URL vind je informatie over de opleidingen die zijn doorgegeven. Plaats deze in een tab in jouw Browser.

Extra EDU-Dex koppeling toevoegen:
Administreer jij verschillende ‘merken’ in één Coachview omgeving? Dan is het via het service center van Coachview nu mogelijk om niet één maar meerdere koppelingen in te stellen. Daarmee krijgt ieder merk binnen EDU-Dex zijn eigen plekje inclusief het bijbehorende opleidingsaanbod.
Klik op de knop 'Toevoegen' om een extra koppeling toe te voegen.
Geef deze nieuwe koppeling een duidelijke naam en vul de verschillende gegevens weer in.
Er is een extra veld bijgekomen 'URL Unique Nr. Deze staat op 0 maar verhoog deze naar 1. Nog een koppeling toe te voegen? Geef deze dan het nummer 2 etc.
De URL die je naar EDU-Dex doorstuurt wordt nu uniek. Het ingevulde nummer is toegevoegd. Stuur ook deze URL naar EDU-Dex.
Wil je de verschillende koppelingen unieke namen geven? Vink dan boven aan het scherm de optie 'Geavanceerde instellingen'
Scroll naar beneden naar panel 'Standaardwaardes' en vul de naam in bij optie 'Institute name'.
Ben je klaar? Vergeet niet op 'Opslaan' te klikken en de koppeling te activeren.