Intro Belangrijkste elementen De andere elementen Eigenaar toekennen Voorbeelden bieb Activeren Omzetten naar automatisch Kopiëren


Voordat je begint met het maken van een actie template is het belangrijk dat je weet uit welke uitvoeringen, datagroepen, processen, gebeurtenissen, timing en voorwaarden je kunt kiezen.

Uitvoering:
Je hebt drie mogelijkheden:
  1. Handmatig: de actie wordt gestempeld en jij moet de taak zelf, binnen of buiten Coachview, uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het terugbellen van een klant of het handmatig versturen van de uitnodigingen naar de deelnemers via een mailing.
  2. Semi automatisch: de actie wordt gestempeld en met behulp van de uitvoeren-knop voer jij de taak uit. Doordat extra controles nodig zijn bepaal jij de timing waarop een deelnemer uitgenodigd wordt.
  3. Automatisch: de actie wordt klaargezet en door Coachview automatisch uitgevoerd. 
Let op: alleen de uitvoering 'handmatig' en 'automatisch' kun je in de actietemplate selecteren. Semi automatisch krijg je door eerst de optie 'automatisch' te kiezen, de actietemplate verder in te vullen en dan de uitvoering op 'handmatig' te zetten. Wil je de actie later volledig automatiseren dan hoef je de uitvoering alleen maar terug te zetten naar 'Automatisch'.

Datagroep:
De keuze van de datagroep bepaalt waar de actietemplate handmatig of automatisch omgezet kan worden naar een actie en voor wie. Als je zelf een actie-template inricht geeft Coachview een overzicht van de belangrijkste datagroepen waar je uit kunt kiezen. De datagroep bepaalt de keuzes in uitvoeringen, processen, gebeurtenissen, timing en voorwaarden.
DatagroepVoorbeeld toepassing
Aanvraag:Het versturen van de offerte, opdracht en maken concept factuur naar bijvoorbeeld de contactpersoon van de aanvraag.
Evaluatie:Openen of sluiten van een evaluatie.
Evaluatieitem:Het versturen van de uitnodiging en herinnering naar de ontvangers van de evaluatie.
Factuur:Definitief maken en verzenden van een concept factuur en het versturen van herinneringen.
Opleiding:Verzet de status (Go), print de presentielijst, publiceer de opleiding, verstuur een e-mail naar de contactpersonen 1 en 2 van de opleiding.
Opleidingsaanvraag:Versturen van e-mails naar de contactpersoon van de aanvraag.
Opleidingsdeelnemer:Deelnemer ingeschreven in de opleiding:
  1. Versturen van e-mails naar de deelnemer die is ingeschreven in de opleiding.
  2. Persoonscategorie toevoegen in of verwijderen uit het persoonsdossier van de deelnemer.
  3. Deelnemer toevoegen als gebruiker aan het opleidingsportaal.
Opleidingsdocent:Versturen van e-mails naar de docent die is ingepland in de opleiding.
Opleidingslocatie:Versturen van e-mails (bijvoorbeeld de deelnemerslijst inclusief dieetwensen) naar de contactpersoon van de locatie ingepland in de opleiding.
Opleidingsonderdeeldocent:Versturen e-mails van een specifieke les naar de docent die is ingepland in het onderdeel.
Opleidingsonderdeellocatie:Versturen e-mails naar de contactpersoon van de locatie die is ingepland in het onderdeel.
Opleidingsdeelnemeruitvoering:Deelnemer ingeschreven in een bepaalde les (onderdeel):
  1. Versturen van een e-mail met bijvoorbeeld huiswerk.
  2. Deelnemer in- of uitschrijven in een e-learning cursus.
  3. Persoonscategorie toevoegen in of verwijderen uit het persoonsdossier van de deelnemer.
  4. Deelnemer toevoegen als gebruiker aan het opleidingsportaal.

Proces:
Maak je gebruik van acties die Coachview automatisch voor je uitvoert dan moet je een proces instellen. Met behulp van dit proces weet Coachview welke taak er uitgevoerd moet worden. Ook de keuze van een proces is afhankelijk van de gekozen datagroep. Denk aan het versturen van een e-mail, persoonscategorie toevoegen / verwijderen, connectie met een externe applicatie, verzetten van de opleidingsstatus etc.

Let op: niet elke datagroep heeft de beschikking over de mogelijkheid een proces toe te voegen en kan dus ook niet geautomatiseerd worden.

Gebeurtenis:
Bij iedere actietemplate kan een gebeurtenis gekozen worden. De gebeurtenis bepaalt wanneer de actie gestempeld wordt. De gekozen datagroep en proces bepaalt de mogelijke keuzes in gebeurtenissen. Voorbeelden van gebeurtenissen zijn 'Opleiding is aangemaakt', 'Docent is toegevoegd aan een opleiding', 'Deelnemer is toegevoegd aan een opleiding', 'Opleiding begindatum wijzigt' etc.

Let op: een gebeurtenis wordt alleen gebruikt als de actie-template toegevoegd is aan een of meerdere opleidingssoorten. Een actietemplate zonder gebeurtenis kan niet worden toegevoegd aan een of meerdere opleidingssoorten.

Timing:
De timing bepaalt wanneer jijzelf een actie moet uitvoeren of Coachview een actie uitvoert. Je hebt de keuze uit minuten, uren, werkdagen (zaterdag-zondag niet meegeteld) of dagen, weken of maanden voor of na start/einde opleiding, gebeurtenis, onderdeel, geldigheidstermijn etc. De keuze  is afhankelijk van de gekozen datagroep.

Maak je gebruik van minuten of uren? Dan spreken we van relatieve tijd. 10 minuten voor start betekent dat de actie 10 minuten voor de ingestelde ‘tijd van’ wordt uitgevoerd. Bij einde opleiding wordt gekeken naar de ‘tijd tot’.

Afronden na verlopen: is de actie gestempeld maar nog niet zichtbaar (onderwater niet aan voorwaarde voldaan) en dus niet uitgevoerd omdat niet aan de voorwaarden is voldaan? Dan wordt deze na het verlopen van de actie automatisch afgerond. Voorbeeld als je deze optie niet hebt geselecteerd: er is een actie gestempeld bij de opleiding om een e-mail naar de deelnemer te sturen. Deze actie is nog niet zichtbaar omdat nog niet aan de voorwaarde is voldaan. Voorwaarde is persoonscategorie 'X' is toegevoegd aan het persoonsdossier van de deelnemer. Prima, dit zal tijdens de opleiding ook niet meer gebeuren. De opleiding wordt afgerond, de actie blijft onderwater. Echter, een paar maanden later wordt de persoon weer als deelnemer ingeschreven in een andere opleiding. Weer wordt de actie gestempeld bij deze opleiding en blijft deze onderwater. Echter, persoonscategorie 'X' wordt nu wel aan het persoonsdossier toegevoegd. Zowel de actie uit de afgeronde en lopende opleiding worden zichtbaar, er is nu immers voldaan aan de voorwaarde. Beide acties worden uitgevoerd. Tip: denk goed na of op een later tijdstip de actie alsnog uitgevoerd kan worden terwijl je dat niet wilt. Is dit het geval dan selecteer je deze optie.

Min. # minuten na aanmaken voor uitvoeren: de actie wordt met vertraging van een x aantal minuten automatisch door Coachview uitgevoerd. Voorbeeld: je stempelt een nieuwe opleiding en bij het plannen vergis je je in de datum door deze op vorige jaar te zetten. Je ziet de fout direct en corrigeert direct de datum. Echter er zijn een aantal acties direct worden gestempeld en uitgevoerd, aangezien de datum en tijd in het verleden liggen. Heb je een vertraging van bijvoorbeeld 30 minuten ingesteld? Dan kun je nog binnen 30 minuten de planning corrigeren. Deze optie is alleen zichtbaar als je bij proces 'automatisch' hebt gekozen.

Tip: maak je bij een automatische actie gebruik van werkdagen, weken en maanden in combinatie met bijvoorbeeld datum opleiding / onderdeel? Dan wordt de actie 's nachts uitgevoerd. Wil je dit niet dan kun je een absolute tijd invullen, bijvoorbeeld 09:00. Dit betekent dat de actie altijd om 09:00 wordt uitgevoerd.

Actie aanmaken: bepaalt wanneer de actie gestempeld wordt en kan daarmee de gebeurtenis overrulen.
Opties:
  1. Altijd: er zijn geen beperkingen, de actie wordt aan de hand van de gebeurtenis altijd gestempeld. Of de actie zichtbaar is en wordt uitgevoerd hangt af van de voorwaarden. De timing bepaalt daarbij wanneer de actie wordt uitgevoerd.
  2. Aleen wanneer niet verlopen: de actie wordt alleen gestempeld als de actie in timing niet is verlopen. Of de timing is verlopen is afhankelijk van de gebeurtenis samen met de ingestelde timing.
  3. Alleen wanneer aan de voorwaarden is voldaan: de actie wordt alleen gestempeld als aan de voorwaarde is voldaan. Zijn er meerdere voorwaarden ingesteld? Dan moet tegelijkertijd aan deze voorwaarden worden voldaan. Wordt er aan een of meerdere voorwaarden niet voldaan? Dan wordt de actie nooit gestempeld.
  4. Alleen wanneer niet verlopen en aan de voorwaarden is voldaan: optie 2 en 3 moeten beide van toepassing zijn.

In de meeste situaties gebruik je de optie 'Altijd'.

Voorwaarden:
Een actie(template) kan voorwaarden hebben. Deze voorwaarden kunnen gebruikt worden voor het bepalen wanneer een actie gestempeld en/of uitgevoerd moet worden. De actie wordt gestempeld en uitgevoerd wanneer voldaan is aan de ingestelde voorwaarden. De beschikbare voorwaarden zijn afhankelijk van de gekozen datagroep in combinatie met de gebeurtenis.

Voorbeeld:
  1. Datagroep 'Opleidingsdeelnemer'.
  2. UItvoering: automatisch.
  3. Proces: versturen e-mail.
  4. Gebeurtenis: deelnemer is toegevoegd aan de opleiding.
  5. Timing: 3 weken voor start opleiding om 9 uur in de ochtend.
  6. Voorwaarden: go beslissing (opleiding heeft status 'definitief') & persoon is ingevuld.


Bijgewerkt tot en met versie 86