Agenda: stuur een ICS bijlage mee. : Coachview Helpdesk

Stuur een ICS bijlage. Verwerk de ICS bijlage. Verwerk de ICS in Google.

Coachview kent al lange tijd de mogelijkheid om een internetagenda te kunnen koppelen aan bijvoorbeeld de eigen algemene agenda of aan de agenda van een docent. Dit heeft als grote voordeel dat de afspraken in deze agenda direct gekoppeld zitten aan de planning in Coachview. Wijzigingen worden automatisch doorgevoerd in de gekoppelde agenda. Voor deelnemers die bijvoorbeeld maar één opleiding volgen is deze mogelijkheid minder geschikt. Daarvoor heb je de mogelijkheid om een ICS bestand mee te sturen met de uitnodiging of bevestiging.

Wat gebeurt er?
Via een mailing of automatische acties wordt de uitnodiging via mail naar bijvoorbeeld de deelnemers gestuurd. In de e-mail is als bijlage een ICS bestand toegevoegd. Klikt de deelnemer op dit bestand dan worden de geplande onderdelen van de opleiding als items geplaatst in de agenda. Let op: Een onderdeel zonder datum, denk bijvoorbeeld aan een e-learning, wordt niet geplaatst in de agenda. Een onderdeel met een datum maar zonder tijden wordt door Outlook niet goed verwerkt en geplaatst op de vorige dag in de avond. Wijzigen de datums / tijden dan worden deze niet aangepast in de agenda's. De ICS bijlage moet opnieuw gestuurd worden.

Inrichting:
De inrichting begint bij de documenttemplate die de uitnodiging verzorgt. In tab 'Algemeen' geef je in panel 'Bijlage(n) koppelen' aan dat een ICS-bestand meegestuurd moet worden. Dit doe je door het vinkje aan te zetten.
Er verschijnen een aantal opties waarmee je het te plaatsen agenda-item van een naam voorziet.
Zijn er geplande onderdelen met als lesvorm 'Virtuial classroom'? Vink dan de optie 'Meesturen Virtual-Classroom URL' aan. Via het agenda-item kan, door het klikken op de ingestelde URL in het opleidingsonderdeel, deelgenomen worden aan de online sessie.

Lesvormen uitsluiten in ICS.
Heb je onderdelen met als lesvorm 'e-learning' en/of 'virtual classroom' en zijn deze gepland omdat dit nodig is voor het werkproces, maar wil je niet dat deze in het ICS bestand meegenomen worden? Dan kun je deze uitsluiten via de opties. De opties open je via menu-groep 'Instellingen' en menu-item 'Applicatie'. Scroll naar beneden tot dat je het panel 'Internetagenda' tegenkomt. Via de optie 'Internetagenda zonder lesvormen' kun je bepaalde lesvormen uitsluiten. Maak een keuze, vergeet niet deze te bewaren. Scroll helemaal naar boven en klik op 'Opslaan'.

Versturen van de uitnodiging via een mailing:
Als voorbeeld wordt een mailing met de bevestiging naar de deelnemers voor deze geplande opleiding gestuurd.

Via tab 'Deelnemers' en de knop 'Nieuwe mailing' wordt een nieuw mailing aangemaakt met behulp van een document-template waarvan is ingesteld dat een ICS-bestand meegestuurd moet worden.
Om de e-mail te versturen klik je in de tab 'Ontvangers' op de knop 'E-mail'.
In het 'Mailing e-mail' pop-up venster zijn de ICS instellingen uit de geselecteerde document-template overgenomen. Deze kun je hier nog altijd wijzigen. Klik op de knop 'E-mail' om de uitnodigingen te versturen.

Versturen uitnodiging via een automatische actie:
Bij het versturen van de uitnodiging via een gestempelde automatische actie worden de ICS instellengen uit de documenttemplate automatisch overgenomen. De instellingen zijn via de actie niet aan te passen.

Tonen naam locatiebedrijf en leslokaal:
Het kan natuurlijk voorkomen dat het leslokaal/trainingsruimte, nadat bijvoorbeeld de bevestiging is verstuurd, wordt gewijzigd. Het is daarom niet gewenst om dit in de agenda weer te geven. Of je het leslokaal wel of niet wilt tonen, is instelbaar via de opties.
Klik in menu-groep 'Instellingen' op menu-item 'Applicatie'.
Ga naar panel 'Internetagenda' en vink de optie 'InternetAgendaVerbergLocatieNaam' aan als deze niet getoond moet worden. vergeet niet om naar boven te scrollen en op 'Opslaan' te klikken.