Introductie Conceptfactuur Definitief & versturen Definitief maken Documenten & versturen Exporteer naar boekhouding Herinneren


Trainingen zijn gepland en deelnemers zijn ingeschreven en je wilt het het factureringsproces automatisch en efficiënter laten verlopen. De factuur heeft de status defintief en er is een factuurnummer toegekend. Rest nog de factuur naar de debiteur te sturen. Daarbij kun je onderscheid maken tussen een debet- creditfactuur.

Werkproces:
Via menu 'Werkproces' (1) en menu-item 'Actie-template'  (2) maak je een nieuwe actietemplate aan door te klikken op het plusteken (3).

Actie template factuur op definitief zetten en versturen:
Bibliotheek:Deze actietemplate kun je niet via onze bibliotheek maken.
Zowel voor het maken en versturen van een debet als creditfactuur moet je een actie-template inrichten. Met behulp van voorwaarden bepaald je de factuur.

Maak je gebruik van Route 3 (factuur mag pas verzonden worden als deze is geëxporteerd en geaccepteerd door het boekhoudsysteem)? Dan moet een extra voorwaarde ingesteld worden.
Naam: 
  1. Factureren stap 3A - Maak document en verstuur de debetfactuur [Factuur:Nummer] | [Debiteur:AdresseringSamengesteld]
  2. Factureren stap 3B - Maak document en verstuur de creditfactuur [Factuur:Nummer] | [Debiteur:AdresseringSamengesteld]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Factuur
Proces:Factuur document aanmaken en verzenden
Gebeurtenis:Factuur is op definitief gezet.
Timing:
  1. X aantal dagen na optreden gebeurtenis  (factuur is op definitief gezet).
  2. X aantal dagen voor/na factuurdatum.
E-mailadres afzender:Dit e-mailadres wordt gebruikt als afzender van het begeleidend schrijven bij het verzenden van de factuur. Is deze bepaald via menu 'Instellingen' en menu-item 'Applicate', zie optie 'Factuur afzender e-mailadres' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een afzender selecteren kan via het vergrootglas. Daarvoor moet je een of meerdere e-mailgroepen hebben aangemaakt.
E-mail-template:Dit document template wordt gebruikt als begeleidend schrijven bij het verzenden van een factuur. Is deze bepaald via menu 'Instellingenr' en menu-item 'Applicatie', zie optie 'Factuur begeleidend schrijven' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een template selecteren kan via het vergrootglas.

Let op: selecteer de documenttemplate voor een debet- of creditfactuur.
Factuur template:Deze document template wordt gebruikt om de factuur te genereren als PDF bij het verzenden van een factuur. Is deze bepaald via menu 'Intellingen' en menu-item 'Applicatie', zie optie 'Factuur e-mail template' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een template selecteren kan via het vergrootglas.

Let op: selecteer de documenttemplate voor een debet of creditfactuur.
Voeg UBL bijlage toe:Geef aan of tijdens het verzenden van een factuur een UBL-factuur als bijlage toegevoegd moet worden. Meer weten over de UBL bijlage? eFactureren: het elektronisch versturen van een factuur in UBL formaat.
Gebruik de factuurtemplate die bij de betaalwijze is aangegeven:Heb je bij de aanvraag / factuur een betaalwijze ingesteld en vink je deze optie aan? Dan wordt de factuurtemplate gebruikt voor het genereren van de PDF bijlage, die is aangegeven bij de betaalwijze.
Gebruik afzender en ontvangers van de e-mail template:Vink je deze optie aan? Dan wordt de afzender en ontvanger(s) gebruikt die zijn ingesteld in de document template die het begeleidend schrijven verstuurt.
Voorwaarden:
Debet:Bedrag is groter dan 0
Credit:Bedrag is kleiner dan 0
Route 3: versturen als boekhoudsysteem factuur heeft geaccepteerd:

Factuur is geëxporteerd = ja

Factuur is bevestigd = ja.



Onderscheid maken in betaalwijzen:
Met behulp van een keuze in de voorwaarden betaalwijzetype en betaalwijze bepaal je wanneer de actie moet worden uitgevoerd. Daarmee maak je een onderscheid tussen aanvragen die in termijnen moeten worden gefactureerd, via iDeal betaald zijn, die verwerkt worden via automatische incasso of in één keer moeten worden betaald. Aan elke actietemplate, voor een bepaalde betaalwijze, kun je nu een ander documenttemplate hangen.

Onderscheid in verzendwijze debiteuren:
In het debiteurendossier bepaal je de verzendwijze van de factuur. Wordt er gefactureerd via e-Facturatie en wil je niet dat er nog automatisch een factuur via de mail wordt verstuurd? Dan stel je dit in met behulp van de voorwaarde 'Factuurverzendwijze debiteur' = 'Geen E-facturatie'. Er wordt nu alleen een factuur verstuurt als de factuurwijze van de debiteur niet op e-facturatie is ingesteld.

Activeren:
Per opleiding bepaal je of deze automatisch gefactureerd mag worden door de actie-template te koppelen aan de opleidingssoort. Maak je gebruik van originelen en varianten? Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van de originele opleidingssoort dan moet je de actie-templates toevoegen aan deze opleidingssoort. Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van een variante opleidingssoort dan moet je ook hier de actie-templates toevoegen.

Koppelen doe je:
  1. Via tab 'Opleidingssoort' in de actie-template of
  2. Via opleidingsoort tab 'Actie-templates'.

Koppel je de actietemplate aan een opleidingssoort dan is het niet mogelijk om het automatisch facturen met terugwerkende kracht in te stellen.

Aandachtspunten:
  1. Is de aanvraag al voor 100% gefactureerd? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
  2. Het automatisch versturen van de factuur gebeurt maar één keer. Wordt in de aanvraag de prijs gewijzigd door wijzigingen aan te brengen aan een of meerdere verkoopregels? Dan zul je de factuur handmatig moeten versturen.


Bijgewerkt tot en met versie 86