Introductie Conceptfactuur Definitief & versturen Definitief maken Documenten & versturen Exporteer naar boekhouding Herinneren


Trainingen zijn gepland en deelnemers zijn ingeschreven en je wilt het het factureringsproces automatisch en efficiënter laten verlopen. De conceptfacuur is al gemaakt en deze mag automatische definitief worden gemaakt en worden verstuurd. Let op: er wordt geen onderscheidt germaakt tussen een debet- en creditfactuur.

Werkproces:
Via menu 'Werkproces' (1) en menu-item 'Actie-template' (2) maak je een nieuwe actietemplate aan door te klikken op het plusteken (3).

Actie template factuur op definitief zetten en versturen:
Bibliotheek:Deze actietemplate kun je maken met behulp van onze bibliotheek, zoek op onderstaande naam.
Naam: Factureren stap 2 - Maak en verzend definitieve Factuur [Factuur:Nummer] | [Debiteur:AdresseringSamengesteld]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Factuur
Proces:Concept factuur definitief maken en verzenden
Gebeurtenis:Factuur is aangemaakt.
Timing:
  1. X aantal dagen, weken, maanden na optreden gebeurtenis, wanneer de conceptfactuur is aangemaakt.
  2. X aantal dagen voor/na factuurdatum.
E-mailadres afzender:Dit e-mailadres wordt gebruikt als afzender van het begeleidend schrijven bij het verzenden van de factuur. Is deze bepaald via menu 'Service center' en menu-item 'Opties', zie optie 'Factuur afzender e-mailadres' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een afzender selecteren kan via het vergrootglas. Daarvoor moet je een of meerdere e-mailgroepen hebben aangemaakt.
E-mail-template:Dit document template wordt gebruikt als begeleidend schrijven bij het verzenden van een factuur. Is deze bepaald via menu 'Service center' en menu-item 'Opties', zie optie 'Factuur begeleidend schrijven' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een template selecteren kan via het vergrootglas.

Let op: je kunt geen onderscheid maken in debet- of creditfactuur.
Factuur template:Deze document template wordt gebruikt om de factuur te genereren als PDF bij het verzenden van een factuur. Is deze bepaald via menu 'Service center' en menu-item 'Opties', zie optie 'Factuur e-mail template' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een template selecteren kan via het vergrootglas.

Let op: je kunt geen onderscheid maken in debet- of creditfactuur.
Voeg UBL bijlage toe:Geef aan of tijdens het verzenden van een factuur een UBL-factuur als bijlage toegevoegd moet worden. Meer weten over de UBL bijlage? eFactureren: het elektronisch versturen van een factuur in UBL formaat.
Gebruik de factuurtemplate die bij de betaalwijze is aangegeven:Heb je bij de aanvraag / factuur een betaalwijze ingesteld en vink je deze optie aan? Dan wordt de factuurtemplate gebruikt voor het genereren van de PDF bijlage, die is aangegeven bij de betaalwijze.
Gebruik afzender en ontvangers van de e-mail template:Vink je deze optie aan? Dan wordt de afzender en ontvanger(s) gebruikt die zijn ingesteld in de document template die het begeleidend schrijven verstuurt.
Voorwaarden:Geen

Activeren:
Per opleiding bepaal je of deze automatisch gefactureerd mag worden door de actie templates te koppelen aan de opleidingssoort. Maak je gebruik van originelen en varianten? Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van de originele opleidingssoort dan moet je de actie templates toevoegen aan deze opleidingssoort. Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van een variante opleidingssoort dan moet je ook hier de actie templates toevoegen.

Koppelen doe je:
  1. Via tab 'Opleidingssoort' in de actie-template of
  2. Via opleidingsoort tab 'Actie-templates'.

Koppel je de actietemplates aan een opleidingssoort dan is het niet mogelijk om het automatisch facturen met terugwerkende kracht in te stellen.

Aandachtspunten:
  1. Is de aanvraag al voor 100% gefactureerd? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
  2. Is de factuur al definitief? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.

De actie wordt afgekeurd:
  1. Als er meerdere debiteuren zijn vastgelegd in de verkoopregels.
  2. Heb je in de aanvraag aangegeven dat de factureren moeten worden geblokkeerd? Het uitvoeren van een actie die een conceptfactuur definitief maakt en verzendt, wordt afgekeurd. Meer weten of het blokkeren van facturen? Klik dan hier.
  3. Heb je in het debiteurendossier aangegeven dat het invullen van het referentienummer (inkoopordernummer) in de aanvraag verplicht is, en deze is niet ingevuld? Dan wordt de actie afgekeurd. Lees meer: verkoop & facturatie, debiteuren.
  4. E-mailadres 'afzender' en/of 'aan' niet bepaald kan worden.
  5. In het debiteurendossier is gekozen voor 'Onbekend' of 'Print' voor de optie 'Verzendwijze factureren'.
  6. Verkoopregels bevatten een niet toegestaan btw-tarief dat bij de debiteur is vastgelegd.

Bij een foutmelding wordt de actie afgekeurd maar niet afgerond. De actie blijft dus zichtbaar in de actietabs. Als je de actie opent, vind je informatie over de foutmelding. Los het probleem op, ga terug naar de actie en klik op de knop 'Uitvoeren'.


Bijgewerkt tot en met versie 86