Introductie. Maak bedrijfsdossier. Categorie(groep). In bulk wijzigen. Zoeken.


Relaties worden in Coachview vastgelegd met behulp van bedrijfs- en persoonsdossiers. De gegevens van jouw klanten, locaties waar je trainingen geeft, een catering-bedrijf, je eigen bedrijf etc. leg je vast in een bedrijfsdossier. Deze gegevens worden vastgelegd in verschillende tabs. Welke tabs zichtbaar zijn is afhankelijk van de modules die voor jou zijn ingesteld, en de rechten die je hebt gekregen
In dit voorbeeld zie je alle beschikbare tabs. Getallen in een tab geven aan dat er informatie is ingevuld of toegevoegd.


Maak bedrijfsdossier:
Het is verstandig om eerst na te gaan of het nieuw aan te leggen bedrijf al bestaat. Ook daarvoor heb je twee methoden.
Methode 1:
Vul de naam in (1) in het centrale zoekvenster en klik op 'Bedrijf zoeken' (2) om het zoeken te starten.
Methode 2:
Heb je het zoekscherm geopend?
  1. Vul de naam of een gedeelte van de naam in.
  2. Klik eventueel op 'meer...' om extra zoekcriteria in te vullen.
  3. Klik op 'Zoeken'.
Let daarbij op dat alleen gezocht wordt op actieve bedrijven en niet op inactieve bedrijven.


Er zijn twee methodes om een nieuw bedrijfsdossier aan te leggen:
Methode 1:
  1. Klik op menu-groep 'Relaties' om deze te openen.
  2. Klik op het plusteken (+) bij menu-item 'Bedrijf'.


Methode 2:
  1. Klik op  menu-item 'Bedrijf' om het zoekscherm te openen.
  2. Klik op de knop 'Nieuw'.


Bedrijfsgegevens:
Heb je een nieuw bedrijfsdossier aangemaakt, dan kun je in tab 'Algemeen' de volgende gegevens invullen.
Naam van het bedrijf, deze is verplicht.
Het eerste adres is het postadres, je bent niet verplicht om het postadres in te vullen.

Vul je de postcode en het huisnr/toevoeging in, dan zoekt Coachview het bijbehorende postadres op en vult deze voor je in. Handmatig invullen mag natuurlijk ook.
Als land wordt standaard 'Nederland' geselecteerd. Met behulp van het vergrootglas kun je een ander land selecteren.
Coachview gebruikt standaard het postadres als bezoekadres. Het panel is ingeklapt en er zijn geen gegevens zichtbaar. Wil je dit niet? Klik dan op het vinkje. Je hebt nu dezelfde invul mogelijkheden als bij het postadres.
Het factuuradres verwijst standaard naar het postadres, en het panel is standaard dichtgeklapt. Klik op het vinkje, het panel klapt open, om het factuuradres in te vullen. Je hebt nu dezelfde invul mogelijkheden als bij het postadres.
Heb je niet genoeg aan bovenstaande adressen dan heb je nog de beschikking over overig adres. Het panel is standaard opengeklapt.
Voor telefoon 1, 2 en fax mag je minimaal 8 en maximaal 11 cijfers invullen. Vul je meer cijfers in of gebruik je andere tekens in het telefoonnummer dan krijg je deze waarschuwing. Deze waarschuwing mag je negeren door op 'OK' en ‘Opslaan’ te klikken. Dus een telefoonnummer: +31(0)999999999 mag. Je bent niet verplicht het veld in te vullen.
Het e-mail adres moet altijd een @ in de naam moet hebben. Coachview controleert niet of het een bestaande e-mail adres  is. In de leesmodus of in een zoekscherm waar je het e-mailadres als kolom hebt toegevoegd, kun je op het e-mail adres klikken om jouw e-mailapplicatie te openen. In het debiteurendossier kun je aangeven dat dit e-mailadres gebruikt moet worden om de facturen naar toe te sturen.
De naam voor de website mag beginnen met http:// of https:// of www. Coachview controleert niet of het een bestaande website. In de leesmodus of in een zoekscherm waar je de website als kolom hebt toegevoegd, kun je op de naam van de website klikken om deze te openen.
Met de Opt-in/out optie registreer je dat een bedrijf wel of geen toestemming geeft om e-mails zoals bijvoorbeeld nieuwsbrieven naar toe te sturen. Je voldoet hiermee aan de Nederlandse SPAM-wetgeving.
  1. Opt-in: bedrijf wil wel mailings ontvangen.
  2. Opt-out: bedrijf wil geen mailings ontvangen.
  3. Onbekend: voorkeur is nog niet bekend.
Een bedrijf is niet meer te verwijderen als deze in Coachview al is gebruikt. Wil je het bedrijf niet meer zien? Vink dan 'Inactief' aan. Een inactief bedrijf kun je altijd weer actief maken door het vinkje te verwijderen. Je hebt nu ook de mogelijkheid om alle personen die zijn gekoppeld aan dit bedrijf op inactief te zetten.
Categorieën kun je voor verschillende doeleinden gebruiken:
  1. Maak onderscheid in en het zoeken naar een of meerdere bedrijven makkelijker. Geef met behulp van een categorie aan of een bedrijf bijvoorbeeld een klant of een prospect is, of misschien een leverancier, tot welke regio of branche deze behoort etc.
  2. Activeer aan de hand van een categorie een prijsafspraak. Geef bijvoorbeeld 10% korting bij deelname.
  3. Stempel een actie aan de hand van een categorie.

Zo voeg je een categorie toe:
  1. Klik op het vergrootglas om een of meerdere categorieën toe te voegen.
  2. Selecteer een regel (deze wordt blauw) en klik op het kruisje (x) om een categorie te verwijderen.
Klik op 'Vul opmerking in' als je meer informatie over het bedrijf met je collega's wilt delen. Klik op <ctrl-enter> om bovenaan de datum, tijd en jouw gebruikersnaam toe te voegen.
Ben je klaar met het invullen van de gegevens?
Klik op 'Opslaan' om het bedrijfsdossier te bewaren of op 'Opslaan & Terug' om het bedrijfsdossier te bewaren en terug te keren naar het vorige scherm.
Let op: er wordt gecontroleerd of het bedrijf al bestaat. Controle vind o.a. plaats op naam. Dit mag je negeren door nogmaals op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' te klikken.
Het Bedrijfsidentificatienummer is verplicht bij bijvoorbeeld e-facturatie via het Peppol netwerk. Kies uit de lijst het juiste BIN-type
Vrije velden zijn  niet alleen zichtbaar en in te vullen via tab 'Vrije velden'. Maar ook via tab 'Algemeen'. De vrije velden staan onder de opmerkingen. Een vrij veld met een keuzelijst kun je pas invullen als het bedrijfdossier is opgeslagen.
Het klantnummer wordt door Coachview automatisch gegenereerd.

Meer weten over vrije velden? Klik dan hier.


Instellen standaard land:

In het nieuw aan te maken bedrijfsdossier staat standaard voor alle adressen het land 'Nederland' ingevuld. Stel een ander standaard land als volgt in.
Klik in menu-groep 'Instellingen' (1)  op menu-item 'Applicatie' (2). Klik op de drie puntjes (3).
Klik vervolgens op menu-item 'Paramters'.
Klik in tab 'Algemeen' op de knop 'Bewerken'.
Selecteer met het vergrootglas een ander land.
Tip: wellicht handig om ook de taal aan te passen.
Klik op 'Opslaan' om de gegevens te bewaren.


Automatisch adres invuillen mbv. postcode:

Het is gelukt.
Postcode klopt, maar huisnummer is niet bekend.
Verkeerde postcode
Let op: dit werkt alleen voor Nederlandse postcodes.


Wijzig een bestaand bedrijf:
  1. Zoek het bedrijf via het zoekscherm.
  2. Klik op de naam van het bedrijf om het detailscherm te openen.
  3. Klik op de knop 'Bewerken' en wijzig de gegevens.
  4. Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om de wijzigingen te bewaren.
Let op:
  1. Er wordt gecontroleerd of het bedrijf al bestaat. Controle vindt plaats op naam.
  2. Klik je op 'Opslaan & Terug' dan keer je automatisch terug naar het vorige scherm. Het kan dus zijn dat je het bedrijvenscherm verlaat.


Verwijder een bestaand bedrijf:
  1. Zoek het bedrijf via het zoekscherm.
  2. Klik op de naam van het bedrijf om het detailscherm te openen.
  3. Klik op de knop 'Bewerken'.
  4. Klik op de knop 'Verwijder' en 'OK'.
Let op: Het verwijderen van een bedrijf kan niet meer als er o.a. al aanvragen zijn gemaakt, personen, documenten of acties zijn gekoppeld. Zet dan het bedrijf op ‘in actief ‘. Het bedrijf wordt niet meer getoond als keuze, maar blijft nog wel bestaan (historie blijft bewaard). Het is altijd weer mogelijk om een bedrijf op ‘actief’ te zetten.


Extra informatie:
Is het bedrijf tevens debiteur dan zie je dit door de volgende melding onder de categorieën. Dit is een linkje waar je op kunt klikken. Hiermee wordt het debiteurendossier van het bedrijf geopend.


Bijgewerkt tot en met versie 85