Introductie Service enter Betaald registratie Meldingen


Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen, worden van de Coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats en BTW) gemaakt in Twinfield. De debiteuren van Coachview worden automatisch aangemaakt als klant-relatie in Twinfield als deze nog niet bestaan. Hoe je de koppeling, via 'Integraties' in Coachview, moet inrichten en (de)activeren lees je hier.

Instellen:
Klik op menu ‘Integraties’ en op menu-item ‘integraties’. Er worden verschillende panels met mogelijke koppelingen geopend.
Klik in het panel ‘Boekhouding’ in het kader ‘Twinfield’ op de knop ‘Configureren’.
Voordat de koppeling geactiveerd kan worden dien je de standaard gegevens in te vullen. Deze zijn direct zichtbaar in het scherm. Vink je ‘Geavanceerde instellingen’ aan? Dan kun je extra gegevens invullen.
De pagina is ingedeeld in een aantal panels. Wat je moet invullen wordt per invulveld uitgelegd, een aantal worden hieronder uitgebreider beschreven. Ben je in Coachview de integratie met Exact aan het instellen? Dan wordt ook hier per invulveld een omschrijving gegeven. Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar ‘Twinfield', maar de naam mag je overschrijven.
Authenticatie/status:
  1. Is de knop rood dan is de koppeling nog niet tot stand gebracht.
  2. is de knop groen dan is de koppeling geauthentiseerd en tot stand gebracht.

Is de knop rood? Klik dan nog niet op deze knop, dat gaan we in een van de volgende stappen doen.

Panel Algemeen:
De code van de administratie (office) is te vinden in Twinfield door in het menu voor “administratie” wisselen te kiezen.
Let op: het is verstandig om eerst de integratie vanuit de trainingsomgeving van Coachview naar een testomgeving van Twinfield tot stand te brengen en te testen.
De naam van de organisatie, naam van de Twinfield omgeving.

Panel debiteur:
Voor het doorsturen van het debiteurennummer heb je drie opties. Deze zijn opeenvolgend, als eerste wordt de optie bij Externid 1 gebruikt. Kan er geen debiteurnummer gevonden worden dan wordt optie 2 gebruikt. Bied ook deze geen debiteurnummer? Dan wordt optie 3 gebruikt.
Per optie heb je de volgende keuzes:
  1. BedrijfPersoonExternId: de debiteuren zijn geïmporteerd uit Twinfield. Het debiteurennummer is vastgelegd in het bedrijfs- of persoonsdossier in tab ‘Algemeen’ als ExternId.
  2. Debiteurnummerextern: bestaat de debiteur al in Twinfield en heb je deze niet vanuit Twinfield geïmporteerd? Dan kun je in het debiteurendossier zelf het  nummer uit Twinfield invullen.
  3. Debiteurnummer: dit is het nummer dat Coachview voor je automatisch aanmaakt. Hiermee geef je aan dat nieuwe debiteuren in Coachview ontstaan.

Let op: de volgorde is belangrijk. In het voorbeeld wordt eerst het externid geselecteerd, is deze niet aanwezig dan wordt het externe debiteurennummer gekozen, is deze niet aanwezig dan wordt het debiteurennummer geselecteerd.

Maak je gebruik van de optie BedrijfPersoonExternId’? Dan moet je in het veld 'Externsource' invullen wat in het veld externsource’ is ingevuld in het bedrijfs- of persoonsdossier. Let op:  dit is hoofdletter gevoelig.

In het voorbeeld wordt in deze volgorde het debiteurennummer naar Twinfield geëxporteerd:
  1. Externid uit het bedrijfsdossier (10005) waarbij voor externsoure 'Twinfield' is ingevuld.
  2. Debiteurnummer extern (125498)
  3. Debiteurnummer: (00005)

Panel financieel:
Boekingsstatus: facturen als concept of definitief versturen. Kies je voor 'Concept'? Dan is de factuur in Coachview nog niet defintief gemaakt en heeft nog geen factuurnummer. Een conceptfactuur kan altijd verwijderd worden.
BTW Vrij:
Wordt deze optie geselecteerd? Dan wordt de BTW code behorende bij de factuurregel, mits BTW percentage = 0%, niet naar Twinfield verstuurd.
Factuur boekingsperiode: e keuzes zijn factuurdatum, exportdatum, factuur startdatum order, factuur einddatum order. Selecteer je factuur startdatum order of factuur einddatum order? Dan moet je de volgende opties instellen:
Dit doe je via menu ‘Instellingen’ en menu-item ‘Opties’. Je vindt deze opties in het panel ‘Factuur’. Als je een factuurdossier opent dan zie je beide datums in tab ‘Algemeen’ onderaan terug.

Het is mogelijk om de boekingsperiode niet door Coachview te laten bepalen maar door Twinfield op basis van de boekingsperiodes in Twinfield. Door bij de instelling 'Factuur boekingsperiode (optie1 en 2)' beide opties leeg te laten, wordt ingesteld dat de periode niet meegestuurd wordt vanuit Coachview. Hierdoor gaat Twinfield vervolgens tijdens het verwerken van de factuur op basis van de boekingsperiodekalender van Twinfield zelf alsnog de juiste boekingsperiode toekennen. Dit is met name handig wanneer je met een gebroken boekjaar werkt en dus met een afwijkende periodekalender werkt.
Is de keuze uit optie 1 niet bekend dan wordt deze keuze geselecteerd. Daarbij heb je dezelfde mogelijkheden als bij optie 1 en kun je dus gebruiken als failsafe.
Wil je een projectcode meesturen? Selecteer dan een van de volgende opties:
  1. Aanvraagnummer.
  2. Referentienummer dat je bij de aanvraag hebt ingevuld.
  3. Referentienummer dat je bij de factuur hebt ingevuld.
  4. Code van de opleiding.
  5. Code van de opleidingssoort.
Kies je voor optie 2 of 3? Dan met het referentienummer bij de aanvraag/factuur zijn ingevuld. Het verplicht invullen kun je per debiteur regelen via optie
Bepaal wanneer de definitieve facturen naar Twinfield geëxporteerd moeten worden.
  1. Realtime: de factuur en  debiteurgegevens worden direct geëxporteerd. Dit gebeurt met behulp van een automatische actie 'Koppeling FactuurExporteerNaarBoekhouding'. De actietemplate die deze actie stempelt, wordt door Coachview automatisch aangemaakt en kun je zelf bewerken.
  2. Bulk ('s nachts): de facturen en debiteurgegevens worden op een bepaald tijdstip in de nacht verstuurd. Stuur een e-mail naar onze supportafdeling ([email protected]). Zij zorgen ervoor dat de export middels een job in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd. Let op! Er zijn limieten voor het aantal te versturen facturen in bulk, we raden 'realtime' versturen aan. 

Activeren koppeling:
Activeren van de koppeling doe je als volgt:

Klik op de knop 'Opslaan' om de ingevulde gegevens te bewaren.

Klik op de rode knop 'Authenticeren', log in op jouw Twinfield administratie en volg de stappen.

Is het gelukt dan zie je de melding (voorbeeld): Geldige token informatie aanwezig: 01-02-2019 - 01:10, verloopdatum: 01-02-2019 - 02:10'. De knop 'Authenticeren' wordt groen.
Check de koppeling door op 'verbinding testen' te drukken.
Klik op de knop 'Inschakelen'.
De koppeling kan altijd:
  1. Gepauzeerd worden. Dit betekent dat er geen contact meer is met Twinfield. Klik op de knop ‘Hervatten’ om het pauzeren op te heffen.
  2. Worden verwijderd.
  3. Nogmaals getest worden.


Let op: in het service center kun je de betaald registratie niet instellen. Daarvoor moeten twee jobs ingericht worden. De betaalstatus en de betaaldatum kunnen teruggekoppeld worden. Onze supportafdeling kan je daarbij helpen ([email protected]).


Bijgewerkt tot en met versie 86