Stempel de aanvraag. Bepaal het lesrooster. Bepaal de prijs. Factureer de aanvraag.


Er is een verschil in de route die je aflegt bij het administreren van een InCompany training en een OpenInschrijving. Een InCompany of maatwerktraining, specifiek voor een bepaalde klant, begint bij de aanvraag. Een aanvraag is een verzoek voor een of meerdere personen om een opleiding te volgen. Je legt de te volgen (les)onderdelen vast, bepaalt de prijs en verstuurt de offerte. Na opdracht stempel en plan je een of meerdere opleidingen en verstuur je de factuur. Als eerste stap bepaal je voor wie de aanvraag (offerte - opdracht) bestemd is.

Stempel de aanvraag voor een bedrijf:
Zoek en open het bedrijfsdossier. Ga naar de tab 'Aanvragen'.
Klik in de tab 'Aanvragen' op de knop 'Nieuw' (4).
Het bedrijf is al voor je ingevuld (1). Wil je een contactpersoon (2) toevoegen dan heb je verschillende mogelijkheden. Aan deze persoon verstuur je de offerte, opdracht en wellicht de factuur.
  1. Selecteer de contactpersoon via het vergrootglas. Je ziet alleen personen die zijn gekoppeld aan het bedrijf. Wil je een persoon van een ander bedrijf selecteren? klik dan in het pop-up zoekscherm op 'meer...', vervang het bedrijf, klik op 'Zoeken' en vervolgens op de naam om deze aan de aanvraag toe te voegen.
  2. Verwijder de contactpersoon.
  3. Je kunt de contactpersoon niet vinden, deze bestaat nog niet. Klik op het plusteken om een nieuw persoonsdossier aan te maken. Let op: vergeet niet het bedrijf te koppelen.
Werkt de contactpersoon niet bij het bedrijf? Dan zie je voor de naam een uitroepteken. Zweef er met de muis boven en je ziet extra informatie.
Selecteer de opleidingssoort waarmee je de aanvraag wilt stempelen. De code en de naam mag je zelf invullen. Dit hoeft niet, want sla je de aanvraag op? Dan wordt de code en de naam automatisch ingevuld. Wordt een opleiding vanuit de aanvraag gestempeld? Dan krijgt deze de code en de naam die hier is ingevuld.
De aanvraagdatum is de datum waarop de aanvraag wordt gestempeld. De datum kan aangepast worden naar verleden of toekomst. Let op: dit kan gevolgen hebben voor de orderregels in verband met geldigheidstermijn of prijsafspraken.
Geeft het aantal personen in (bekend en/of onbekend0 die de opleiding gaan volgen.
Met de gewenste start- en einddatum bepaal je in welke periode de opleiding wellicht moet worden gegeven. Let op: bij het stempelen van de opleiding worden deze datums niet gebruikt voor het bepalen van de start- en einddatum van de opleiding.
Heb je namen van een van deze personen ontvangen en heb je daar al persoonsdossiers van aangelegd? Dan kun je die hier selecteren met behulp van het vergrootglas. Je kunt ook de contactpersoon selecteren als deze tevens de opleiding wil volgen. Heb je hier geen of minder namen dan aangegeven geselecteerd? Dan worden er opleidingsvragen gestempeld met als naam 'Persoon'.
Door op het vergrootglas te klikken wordt het pop-upscherm zoeken personen geopend. Je ziet hier alleen de personen gekoppeld aan het bedrijf en die nog niet voor een zelfde soort opleiding zijn ingeschreven.
  1. Zoek een ander bedrijf, klik op de knop 'Zoeken' om personen uit dit bedrijf toe te voegen aan de aanvraag.
  2. Selecteer deze optie als je ook ingeschreven personen wilt inschrijven.
Verkeerde naam gekozen? Selecteer de naam en klik op het kruisje om deze uit de lijst te verwijderen.
Jouw naam wordt automatisch als 'eigen contactpersoon' toegevoegd. Jij bent verantwoordelijk voor de juiste verwerken van deze aanvraag. Deze kan nog gewijzigd worden. Leg indien gewenst een collega vast als 'eigen contactpersoon 2'.
Referentienummer van jouw klant zal in dit stadium wellicht nog niet bekend zijn. Ontvang je na opdracht een inkoop- of ordernummer dan kun je die hier later invullen. Wil je laten weten hoe lang de offerte geldig is? Dan kun je hier een uitvoeringstermijn invullen. Dit is tekst en getal of datum.


Klik op 'Opslaan'. De aanvraag krijgt een nummer die je kunt gebruiken als offerte- en ordernummer.
De status van de aanvraag is 'wachtlijst'.
Scroll je naar beneden dan kom je de 'Verkoop' pannel tegen. Omdat je een bedrijf hebt geselecteerd, wordt deze de debiteur. Er wordt automatisch een debiteurendossier aangemaakt als deze nog niet bestaat. Meer weten over de debiteur? Lees hier meer.
De verkoopstatus staat op 'Concept' en daardoor de financiële status op 'Geen'. Het kan zijn dat de status automatisch op 'Order' wordt gezet. Klik op de knop 'Bewerken' en wijzig de status naar 'Concept'.  Klik je op het de 'i' dan zie je wie, wanneer en waarop de verkoopstatus is veranderd.
Wil je voorkomen dat de aanvraag wordt gefactureerd? Klik op 'Bewerken' en selecteer deze optie om factureren te blokkeren. 
Belangrijke informatie kun je kwijt in het opmerkingen veld. Klik op ctrl-enter om de datum, tijd en jouw naam bovenaan te plaatsen.