Het minimum aantal inschrijvingen voor een opleiding wordt niet bereikt. Je wilt dat er dan een week voor start opleiding automatisch een e-mail gestuurd wordt naar een of meerdere collega's van bijvoorbeeld de afdeling sales en marketing.

Het minimum aantal inschrijvingen voor een opleiding is wel bereikt. Je wilt dat de opleiding automatisch op definitief wordt gezet.

Wat gebeurd er als het minimum aantal inschrijvingen niet wordt bereikt?
Als je de opleiding stempelt (aanmaakt) wordt direct de actie gestempeld. Omdat aan de voorwaarde is voldaan, is de actie zichtbaar.

Situaties:
  1.  Is het aantal deelnemers op de dag / tijd dat de actie uitgevoerd moet worden niet bereikt? Dan wordt de actie uitgevoerd en de e-mail automatisch verstuurd. 
  2. Is het aantal deelnemers op de dag / tijd dat de actie uitgevoerd moet worden wel bereikt? Dan verdwijnt de actie onder water, er is immers niet aan de voorwaarde voldaan. Let op: de actie wordt dus niet afgerond.
  3. Is het aantal deelnemers op de dag / tijd dat de actie uitgevoerd moet worden wel bereikt maar schrijf je later een of meerdere deelnemers uit zodat het aantal deelnemers onder het minimum komt? Dan wordt de actie weer zichtbaar en direct uitgevoerd (datum / tijd is immers verstreken).

Wat is er nodig?
Een actie template die een automatische actie aanmaakt als het minimum aantal inschrijvingen niet bereikt is en deze verstuurt naar bijvoorbeeld de afdeling sales.

Naam:Go / No-Go: opleiding heeft het minimum aantal inschrijvingen nog niet bereikt [Opleiding:Naam]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Opleiding
Proces:Versturen E-mail
Gebeurtenis:Opleiding is aangemaakt
E-mail template:Document template met dezelfde datagroep die de e-mail verstuurd. E-mailafzender is de afdeling sales (e-mailgroep
Timing:

X aantal werkdagen (zaterdag-zondag niet meegeteld) of dagen voor start opleiding.

Tijd: tijdens kantoor uren.

Voorwaarde:


Wat gebeurt er als het minimum aantal inschrijvingen wel wordt bereikt?
Als je de opleiding stempelt (aanmaakt) wordt direct de actie gestempeld. Omdat aan de voorwaarde niet is voldaan, is de actie niet zichtbaar (onder water). Als het aantal inschrijvingen bij een opleiding het minimum bereikt, wordt de actie zichtbaar en op de datum / tijd uitgevoerd. De status van de opleiding wordt dan gewijzigd van 'te starten' naar 'definitief'.

Wat is er nodig?
Een actie template die een automatische actie aanmaakt als het minimum aantal inschrijvingen is bereikt.

Naam:Go / No-Go: opleiding heeft het minimum aantal inschrijvingen bereikt [Opleiding:Naam]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Opleiding
Proces:Opleidingsstatus verzetten
Gebeurtenis:Opleiding is aangemaakt
Opleidingsstatus:Selecteer 'Definitief' uit de lijst.
Timing:
  1. X aantal werkdagen (zaterdag-zondag niet meegeteld) of dagen voor start opleiding. Tijd: tijdens kantoor uren.
  2. 0 aantal werkdagen (zaterdag-zondag niet meegeteld) of dagen voor optreden gebeurtenis (is het minimum bereikt, wordt de actie direct uitgevoerd).
Voorwaarde:

Activeren:
Bovenstaande actie-templates koppel je aan de opleidingssoort waarvoor je wilt dat het minimum aantal inschrijvingen gecheckt wordt.

Let op: Heb je via menu 'Service center' en menu-item 'Opties' de optie 'Trek het aantal personen in nog te verwerken webaanvragen af van aantal vrije plaatsen bij de opleiding of opleidingsonderdeel.' ingesteld? De webaanvragen worden in de berekening van het aantal deelnemers niet meegenomen voor deze actie!