Het minimum aantal inschrijvingen voor een opleiding wordt niet bereikt. Je wilt dat er dan twee weken voor start opleiding automatisch een e-mail gestuurd wordt naar een of meerdere collega's van bijvoorbeeld de afdeling sales en marketing.

Wat gebeurt er?
Zodra de opleiding wordt gestempeld, wordt de actie aangemaakt. De actie is zichtbaar omdat aan de voorwaarden wordt voldaan. De opleiding heeft de status te starten en het ingestelde minimum aantal deelnemers, er is immers nog niemand ingeschreven, is niet bereikt. Is op de dag dat de actie moet worden uitgevoerd het minimum nog niet bereikt, dan wordt de actie uitgevoerd. Is het minimum wel bereikt, dan wordt de actie niet uitgevoerd en verdwijnt uit het zicht. Schrijf je na deze datum een of meerdere deelnemers uit waarbij het aantal onder het minium komt? Dan wordt de actie weer zichtbaar en direct uitgevoerd (datum is immers verstreken).
Let op: Heb je via menu-groep 'Instellingen' en menu-item 'Applicatie' de optie 'Trek het aantal personen in nog te verwerken webaanvragen af van aantal vrije plaatsen bij de opleiding of opleidingsonderdeel.' ingesteld? Dan worden de webaanvragen in de berekening van het aantal deelnemers niet meegenomen voor deze actie!

Wat is er nodig?
  1. Een actietemplate die in de opleiding één actie aanmaakt en het proces uitvoert als het minimum aantal inschrijven op een bepaald moment niet is bereikt.
  2. Een documenttemplate die de mail van inhoud en layout voorziet, gemaakt met dezelfde datagroep.


Voordat je de actietemplate maakt moet je de documenttemplate maken.


Actietemplate.
Algemeen:
Naam:Go/No-go -> versturen mail bij onvoldoende deelnemer  [Opleiding:Naam]
Template uit bibliotheek:Nee.
Uitvoering:
  1. Automatisch: Coachview voert uit.
  2. Handmatig (= semi-automatisch): de actie wordt klaargezet, jij moet deze uitvoeren.
Categorieën:Niet van toepassing.
Datagroep:Opleiding.
Proces:
Proces:Versturen e-mail.
Gebeurtenis:Opleiding is aangemaakt.
Documenttemplate:Koppel de documenttemplate.
Timing:
Moment:2 weken voor start opleiding.
Verloopt:2 weken voor start opleiding.
Tijd:09:00.
Afronden na verlopen:Nee.
Actie aanmaken:Altijd
Voorwaarden:
  1. Opleidingstatus 'Te starten'.
  2. Minimum aantal deelnemers bereikt 'Nee'.
Extra informatie:Niet van toepassing.


Activeren:

De actie-template koppel je aan een of meerdere opleidingssoorten waarvoor je wilt dat het minimum wordt bewaakt. Het koppelen van een of meerdere opleidingssoorten kan vanuit de actie-template. Heb je de actie-template opgeslagen? Dan is de tab 'Opleidingssoort' zichtbaar. Via de knop 'Toevoegen' verschijnt er een pop-up met een lijst van opleidingssoorten. Vink deze aan en klik op 'Toevoegen'.  Zijn er al opleidingen gemaakt met behulp van de geselecteerde opleidingssoorten dan kun je deze met terugwerkende kracht bijwerken.


Het is ook mogelijk om via de opleidingssoort -> tab 'Actie-template' deze actietemplate toe te voegen.


Bijgewerkt tot en met versie 86