Wie Sie in der Einleitung gelesen haben, werden die Coachview-Rechnungen automatisch in die Verkaufsbücher in Exact online konvertiert, einschließlich Hauptbuch, Kostenstelle und Mehrwertsteuer.


Die Schuldner aus Coachview werden automatisch als Kundenbeziehungen in Exact online angelegt, wenn sie noch nicht vorhanden sind. Wie Sie die Verknüpfung über das Servicecenter in Coachview einrichten und (de)aktivieren, erfahren Sie in der folgenden Präsentation. Die wichtigsten Optionen werden in diesem Artikel erläutert. Im Servicecenter finden Sie auch eine kurze Erklärung zu jeder Option.


Start.
Klicken Sie im Menü "Service Center" auf den Menüpunkt "Integrationen'.
Klicken Sie im Bereich "Buchhaltung" auf die Schaltfläche "Konfigurieren"..









Füllen Sie die Daten in folgenden Schritten aus.

Panel OAuth:
Das erste Feld, das Sie auf dem Bildschirm sehen, ist der Name des Links. Standardmäßig ist dies 'Exact Online', aber Sie können dies überschreiben.
Konfiguration: Wählen Sie aus der Liste Niederlande oder Belgien.

Allgemeines Gremium:

Im nächsten Schritt geben Sie die Zielverwaltung (Live oder Test) von Exact-Online an. Hierfür benötigen Sie einen Abteilungscode und nicht den Verwaltungscode..


Land: das ist das Land der Exact Online Verwaltung.

Wie man den Abteilungscode bestimmt:
  1. Klicken Sie mit der Maus auf den Code oder die Beschreibung einer Verwaltung in der Übersicht. Ganz unten auf der Seite finden Sie eine Zeile mit Informationen.
  2. Wenn Sie nur eine Zielverwaltung haben, gibt es in dieser Zeile nur einen Teilungscode. Der folgende Code muss eingegeben werden.
  3. Haben Sie mehrere Zielverwaltungen? Dann gibt es hier zwei Abteilungscodes. Der erste Abteilungscode ist der Abteilungscode der Verwaltung, in der Sie die Maus platziert haben. Der zweite Code ist die Verwaltung, in der Sie sich gerade befinden. Sie benötigen den Code der ersten Division.



Panel-Schuldner:

Coachview sendet die Schuldnernummer als Kontonummer an Exact-Online. Eine Kontonummer in Exact-Online ist entweder eine Schuldner- oder eine Gläubigernummer. Eine Beziehung vom Typ "Kunde" ist ein Schuldner, eine Beziehung vom Typ "Lieferant" ist ein Gläubiger.
  1. Nicht angekreuzt bedeutet, dass die Daten einer bestehenden Beziehung in Exact-Online nicht überschrieben werden, sondern eine neue Beziehung in Exact-Online erstellt wird.
  2. Ein Häkchen bedeutet, dass die Daten einer bestehenden Beziehung in Exact-Online mit den Schuldnerdaten aus Coachview überschrieben werden oder dass eine neue Beziehung in Exact-Online erstellt wird.

Bitte beachten Sie: Führt Coachview beim Anlegen neuer Debitoren und die Kontonummer erscheint noch nicht in Exact-Online? Dann können Sie diese Option aktivieren. Aktivieren Sie diese Option nicht, wenn Sie nicht sicher sind, ob die Debitorennummer aus Coachview als Freigabenummer (Kunde oder Lieferant) auftreten kann. Wenn Sie diese Option ankreuzen möchten, aber nicht sicher sind, ob die Schuldnernummer als Referenznummer erscheinen kann, weisen Sie der Schuldnernummer ein Präfix zu. Geben Sie der Schuldnernummer in einem der folgenden Schritte ein Präfix oder setzen Sie die nächste Schuldnernummer mit einem Bereich, der in Exact-Online nie vorkommen kann. Dies kann über das Menü "Verwaltung" und "Parameter" -> Panel "Coachview-Parameter" erfolgen.
Markieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie angeben möchten, dass ein Schuldner auch ein Lieferant in Exact-Online ist.


Welches Feld aus Coachview wird als Schuldnernummer verwendet. Treffen Sie Ihre Wahl aus der Liste.
  1. Schuldner-Nummer: Dies ist die von Coachview automatisch generierte Nummer. Über das Menü "Verwaltung" und die Registerkarte "Parameter" kann die Startnummer eingestellt werden. Coachview beginnt immer bei 00001.
  2. Schuldner-NummerExtern: In der Schuldnerdatei können Sie eine externe Schuldnernummer eingeben. Dies kann zum Beispiel die Kundennummer von Exact-Online sein.
  3. UnternehmenPersonExternID: Sie haben Beziehungen aus Exact-Online in Coachview importiert und die Beziehungsnummer als externid in die Firmen- oder Personendatei eingetragen.

  1. Option 1 (obligatorisch): Diese Nummer wird zuerst zur Identifizierung des Schuldners verwendet.
  2. Option 2 (fakultativ): Ergibt sich aus Option 1 keine Schuldnernummer? Dann wird diese Nummer verwendet.
  3. Option 3 (fakultativ): Ergibt sich aus Option 2 keine Schuldnernummer? Dann wird diese Nummer verwendet.


Haben Sie im vorherigen Schritt eine der Optionen ausgewählt? 'UnternehmenPersonExternID'  Bitte geben Sie hier die genaue Externsource ein, die in der Firmen- oder Personendatei aufgeführt ist.


Präfix: Möchten Sie, dass die Coachview-Schuldnernummer eine zusätzliche Vorwahl hat? Dann tragen Sie es hier ein. Dieses Präfix wird nur hinzugefügt, wenn die interne Schuldnernummer von Coachview verwendet wird.

Bitte beachten Sie, dass das Präfix keine Buchstaben, sondern nur Zahlen enthalten darf.

Abgegrenzte Einnahmen registrieren: Bei einer Verkaufsbuchung ist anzugeben, ob der Umsatz verschoben wird. Auf diese Weise teilen Sie den Betrag einer Verkaufsbuchung (Rechnung) auf x Monate auf. Zur Ermittlung der Anzahl der Monate werden das "Startdatum" und das "Enddatum" der Rechnung herangezogen. In Exact Online müssen Sie außerdem festlegen, dass Sie die folgenden Optionen verwenden möchten Umsatzabgrenzungsposten.
Rechnungsabgrenzungsposten sind dasselbe wie "Rechnungsabgrenzungsposten" oder "Rechnungsabgrenzung".
Wie das Anfangs- und Enddatum der Bestellung der Rechnung bestimmt werden soll, kann über Optionen eingestellt werden. Dies geschieht über das Menü "Servicecenter" und den Menüpunkt "Optionen". Gehen Sie zum Panel 'Rechnung' und stellen Sie die Optionen 'Rechnung: Bestimmung des Bestelldatums' und 'Rechnung: Art des Bestelldatums' ein..

Panel Finanzen:

Schreiben Sie verschiedene Fälligkeitstermine ab.


Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn Sie für einen oder mehrere Schuldner ein anderes Fälligkeitsdatum verwenden

und sie weicht von der in den Optionen festgelegten Frist ab.
Welches Datum aus Coachview soll für die Bestimmung des Buchungszeitraums verwendet werden? Sie haben die Wahl zwischen:
  1. Datum der Rechnung
  2. Startdatum der Bestellung
  3. Enddatum des Rechnungsauftrags
  4. Datum der Ausfuhr
Das Start- und Enddatum der Bestellung wird in einem der folgenden Schritte ermittelt. Das Exportdatum ist das Datum, an dem die Rechnung in Exact-Online exportiert wird.		Wählen Sie Option 2, wenn Sie davon ausgehen, dass die erste Option kein Datum liefern kann.


Legt fest, welches Datum aus Coachview für das Buchungsjahr und den Buchungszeitraum verwendet werden soll. Sie haben die folgenden Auswahlmöglichkeiten:
  1. Datum der Rechnung
  2. Startdatum der Bestellung
  3. Enddatum des Rechnungsauftrags
  4. Datum der Ausfuhr


Buchen Sie negative Rechnungen als Kreditrechnungen. Diese Option ist für eine belgische Verwaltung besonders wichtig.

  1. Nicht angekreuzt: Y = sales basis in Transaktion Typ 20 (debet).
  2. Angekreuzt: X = credit note sales basis in transaktion type 21 (credit).


Die Tagebuchnummer des Verkaufstagebuchs. Die Standardeinstellung ist 70.


Ledger-Kontonummer für Debitoren (ebiteur das Debitoren-Saldokonto.) Standard ist 1300.


Soll die von Coachview erstellte Rechnung als PDF an Exact-Online gesendet werden. Praktisch, wenn Sie mehr Daten über die Rechnung in Exact-Online sehen möchten..
  1. Häkchen: Senden Sie die Coachview-Rechnung an Exact-Online.
  2. Nicht ankreuzen: die Coachview-Rechnung wird nicht mitgeschickt.
Bitte beachten Sie: Ein Dokument wird nur dann weitergeleitet, wenn die Aktion "Abschließen und senden" manuell oder über eine automatische Aktion durchgeführt wird. Auf der Registerkarte "Allgemein" der Rechnung wird die Option "Gesendet" auf "Ja" gesetzt und der Name des weitergeleiteten Rechnungsdokuments angezeigt.




Bestimmen Sie, wann die endgültigen Rechnungen in Exact Online exportiert werden müssen.
  1. Echtzeit: Die Rechnungs- und Debitorendaten werden direkt exportiert. Dies geschieht über die automatische Aktion "Link InvoiceExportToAccounting". Die Aktionsvorlage, die diese Aktion stempelt, wird automatisch von Coachview erstellt und kann von Ihnen bearbeitet werden.
  2. BulkNacht: Die Rechnungen und Schuldnerdaten werden zu einer bestimmten Zeit in der Nacht versandt. Senden Sie eine E-Mail an unsere Support-Abteilung ([email protected]). Sie sorgen dafür, dass der Export über einen Auftrag in der von Ihnen angegebenen Wiederholung (Tag/Woche/Monat) erfolgt.


Soll die Kostenstelle an Exact-Online gesendet werden?.
  1. Häkchen: ja, senden Sie die Kostenstelle an Exact-Online.
  2. Nicht ankreuzen: die Kostenstelle ist nicht enthalten.


Coachview-Rechnungsnummern beginnen standardmäßig bei 00001. Möchten Sie eine andere Rechnungsnummer verwenden, um bereits verwendete Rechnungsnummern in Exact-Online zu vermeiden? Geben Sie ein Präfix ein (z. B. 2018). Dies muss eine Nummer sein und wird vor der Coachview-Rechnungsnummer platziert.Bitte beachten Sie: Bei der Zahlerregistrierung darf die Länge des Wertes nicht verändert werden, sonst funktioniert die Registrierung nicht mehr korrekt.


Panel-Projekte:

Erzeugen Sie einen Projektcode aus einem Coachview-Feld für Exact Online. Sie haben die folgenden Möglichkeiten:
  1. Nummer einer Anfrage.
  2. Zum Zeitpunkt des Anfrage angegebene Referenznummer.
  3. Referenznummer der Rechnung.
  4. Schulung Code.
  5. Schulungsart-Code.
Entscheiden Sie sich für Option 2 oder 3? Dann muss die Referenznummer auf der Anfrage/Rechnung angegeben werden. Sie können die Pflichtangaben für jeden Schuldner in der Schuldnerdatei über die Option 

Der Projektcode muss in Exact-Online vorhanden sein..

Aktivieren:

Aktivieren Sie den Link wie folgt:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die eingegebenen Daten zu speichern.

Klicken Sie auf die rote Schaltfläche "Authentifizieren".

Loggen Sie sich in Ihre Exact-Online Verwaltung ein und folgen Sie den angezeigten Schritten.


Authentizität/Status::
  1. ist die Schaltfläche rot die Verbindung ist noch nicht hergestellt.
  2. ist die Schaltfläche  grün dann ist die Verbindung authentifiziert und hergestellt.
Überprüfen Sie die Verbindung, indem Sie auf "Verbindung testen" drücken.
Bitte beachten Sie:
  1. Wenn Sie bereits mit der Zielverwaltung des Links bei Exact Online angemeldet sind und zuvor ein Token angefordert haben, generiert Exact Online automatisch ein neues Token.
  2. Sie müssen über ausreichende Rechte in Exact Online verfügen, z.B. um Journaleinträge bearbeiten zu können.
Klicken Sie auf "Aktivieren", wenn Sie die Integration starten möchten.

Die Verbindung kann jederzeit unterbrochen werden:

  1. Pausieren durch Anklicken der Schaltfläche "Pause".
  2. löschen, indem Sie auf die Schaltfläche "Löschen" klicken.