Bevor Sie mit dem Erstellen einer Aktionsvorlage beginnen Es ist wichtig, dass Sie wissen, aus welchen Ausführungen, Datengruppen, Prozessen, Ereignissen, Zeitpunkten und Bedingungen Sie wählen können.

Ausführung:
Sie haben drei Möglichkeiten:
  1. Manuell: Die Aktion wird gestempelt und Sie müssen die Aufgabe selbst ausführen, innerhalb oder außerhalb von Coachview. Denken Sie zum Beispiel daran, einen Kunden zurückzurufen oder die Einladungen manuell per Mailing an die Teilnehmer zu versenden.
  2. Halbautomatisch: Die Aktion wird gestempelt und Sie führen die Aufgabe mit Hilfe des Ausführen-Buttons aus. Da zusätzliche Prüfungen erforderlich sind, bestimmen Sie den Zeitpunkt, zu dem ein Teilnehmer eingeladen wird.
  3. Automatisch: Die Aktion wird von Coachview vorbereitet und automatisch ausgeführt. 
Hinweis: nur die 'manuelle' Version und "automatisch" können in der Aktionsvorlage ausgewählt werden. Sie erhalten halbautomatisch, indem Sie zuerst die "automatische" zur Auswahl, füllen Sie die Aktionsvorlage aus und stellen Sie dann die Ausführung auf "manuell" stellen. Wenn Sie die Aktion später vollständig automatisieren möchten, müssen Sie die Ausführung nur wieder auf „Automatisch“ ändern.

Datengruppe:
Die Wahl der Datengruppe bestimmt, wo und für wen die Aktionsvorlage manuell oder automatisch in eine Aktion umgewandelt werden kann. Wenn Sie selbst eine Aktionsvorlage einrichten, bietet Coachview eine Übersicht der wichtigsten Datengruppen, aus denen Sie auswählen können. Die Datengruppe bestimmt die Wahlmöglichkeiten bei Ausführungen, Prozessen, Ereignissen, Timing und Bedingungen.
DatengruppeBeispielanwendung
Anfrage:Senden des Angebots, Auftrags und Rechnungsentwurfs beispielsweise an die Ansprechpartner für die Bewerbung.
Auswertung:Evaluation öffnen oder schließen.
Bewertungselement:Senden der Einladung und Erinnerung an die Empfänger der Bewertung.
Rechnung:Rechnungsentwurf erstellen und senden und Erinnerungen senden.
Bildung:Status verschieben (Go), Anwesenheitsliste drucken, veröffentlichen Training , senden Sie eine E-Mail an die Ansprechpartner des Trainings.
Schulungsanfrage:E-Mails an den Kontakt der Anfrage senden.
Schulungsteilnehmer:An der Schulung teilnehmender Teilnehmer:
  1. Senden von E-Mails an den Teilnehmer, der für die Schulung angemeldet ist.
  2. Hinzufügen oder Entfernen einer Personenkategorie in der Personalakte des Teilnehmers.
  3. Teilnehmer als Benutzer zum Schulungsportal hinzufügen.
Schulungslehrer:E-Mails an den für den Kurs vorgesehenen Lehrer senden .
Trainingsort:Versand von E-Mails (zum Beispiel die Teilnehmerliste inkl. Ernährungsvorschriften) an die Kontaktperson des Standorts, der in der Schulung vorgesehen ist.
Lehrer der Kurseinheit:Senden Sie E-Mails einer bestimmten Unterrichtsstunde an den für diesen Abschnitt vorgesehenen Lehrer.
Position der Kurseinheit:E-Mails an den im Teil vorgesehenen Kontakt des Standorts senden.< /td>
Implementierung durch Schulungsteilnehmer:Teilnehmer, der in eine bestimmte Lektion (Teil) eingeschrieben ist:
  1. Senden Sie zum Beispiel eine E-Mail mit Hausaufgaben.
  2. Einen Teilnehmer für einen E-Learning-Kurs anmelden oder abmelden.
  3. Hinzufügen oder Entfernen einer Personenkategorie in der Personalakte des Teilnehmers.
  4. Teilnehmer als Benutzer zum Schulungsportal hinzufügen.

Beispiel:

  1. Datengruppe 'Schulungsteilnehmer' eine Aktion pro im Training angemeldetem Teilnehmer zu stempeln.
  2. Datengruppe 'Bildung' wählen eine Aktion pro Training zu stempeln.

Prozess:
Wenn Sie Aktionen verwenden, die Coachview automatisch für Sie durchführt, müssen Sie einen Prozess einrichten. Mit Hilfe dieses Prozesses weiß Coachview, welche Aufgabe zu erledigen ist. Die Wahl eines Prozesses hängt auch von der ausgewählten Datengruppe ab. Denken Sie an das Versenden einer E-Mail, das Hinzufügen / Entfernen einer Personenkategorie, die Verbindung mit einer externen Anwendung, das Ändern des Schulungsstatus usw.

Hinweis: Nicht jede Datengruppe hat die Möglichkeit, einen Prozess hinzuzufügen und kann daher nicht automatisiert werden.

Ereignis:
Für jede Aktionsvorlage kann ein Ereignis ausgewählt werden. Das Ereignis bestimmt, wann die Aktion gestempelt wird. Die gewählte Datengruppe und der gewählte Prozess bestimmen die möglichen Wahlmöglichkeiten bei Ereignissen. Beispiele für Ereignisse sind 'Training wurde erstellt', 'Lehrer wurde zu einem Training hinzugefügt', 'Teilnehmer wurde zu einem Training hinzugefügt', ' Änderungen des Trainingsstartdatums& #39; etc.

Hinweis: Eine Veranstaltung wird nur verwendet, wenn die Aktionsvorlage zu einem oder mehreren Trainingstypen hinzugefügt wurde. Eine Aktionsvorlage ohne Ereignis kann nicht zu einem oder mehreren Schulungstypen hinzugefügt werden.

Zeitpunkt:
Das Timing bestimmt, wann Sie eine Aktion ausführen müssen oder Coachview eine Aktion ausführt. Zur Auswahl stehen Minuten, Stunden, Arbeitstage (Samstag-Sonntag nicht eingeschlossen) oder Tage, Wochen oder Monate vor oder nach Trainingsbeginn/-ende, Veranstaltung, Komponente, Gültigkeitszeitraum etc. Die Auswahl hängt von den gewählten Daten ab Gruppe.

Verwenden Sie Minuten oder Stunden? Dann sprechen wir von relativer Zeit. 10 Minuten vor Beginn bedeutet, dass die Aktion 10 Minuten vor der eingestellten &bsquo;Zeit von’ durchgeführt wird. Am Ende des Trainings wird die „Zeit bis“ betrachtet.

Beenden nach Ablauf: ist die Aktion gestempelt, aber noch nicht sichtbar (Unterwasserbedingung nicht erfüllt) und deshalb nicht ausgeführt, weil die Bedingungen nicht erfüllt sind? Dann wird es nach Ablauf der Aktion automatisch ausgefüllt. Beispiel, wenn Sie diese Option nicht ausgewählt haben: Es gibt eine Aktion, die mit dem Training gestempelt ist, um eine E-Mail an den Teilnehmer zu senden. Diese Aktion ist noch nicht sichtbar, da die Bedingung noch nicht erfüllt ist. Bedingung ist Personenkategorie 'X' wurde in die Personalakte des Teilnehmers aufgenommen. Gut, das wird während des Trainings nicht noch einmal vorkommen. Das Training ist abgeschlossen, die Action bleibt unter Wasser. Einige Monate später wird die Person jedoch als Teilnehmer in einen anderen Kurs zurückgemeldet. Auch hier wird die Aktion mit diesem Training geprägt und es bleibt unter Wasser. Personenkategorie 'X' wird nun zur Personalakte hinzugefügt. Sowohl die Aktion aus dem abgeschlossenen als auch aus dem aktuellen Training wird sichtbar, da die Bedingung nun erfüllt ist. Beide Aktionen werden ausgeführt. Tipp: Überlegen Sie genau, ob die Aktion zu einem späteren Zeitpunkt noch ausgeführt werden kann, wenn Sie dies nicht möchten. Wählen Sie in diesem Fall diese Option.

Min. # Minuten nach Erstellung zur Ausführung: Die Aktion wird von Coachview automatisch mit einer Verzögerung von x Minuten ausgeführt. Beispiel: Sie stempeln einen neuen Studiengang und verwechseln bei der Planung das Datum, indem Sie es auf das Vorjahr setzen. Sie sehen den Fehler sofort und korrigieren sofort das Datum. Es gibt jedoch einige Aktionen, die sofort gestempelt und ausgeführt werden können, da Datum und Uhrzeit in der Vergangenheit liegen. Haben Sie eine Verspätung von zB 30 Minuten eingegeben?empfohlen? Dann können Sie die Planung innerhalb von 30 Minuten korrigieren. Diese Option ist nur sichtbar, wenn Sie auf „Automatisch“ gehen. gewählt haben.

Tipp: Verwenden Sie Arbeitstage, -wochen und -monate in Kombination mit z. B. dem Datum der Ausbildung / des Teils? Dann wird die Aktion nachts ausgeführt. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie eine absolute Zeit eingeben, zB 09:00. Das bedeutet, dass die Aktion immer um 09:00 Uhr ausgeführt wird.

Aktion erstellen: Bestimmt, wann die Aktion gestempelt wird und kann somit das Ereignis außer Kraft setzen.
Möglichkeiten:
  1. Immer: Es gibt keine Einschränkungen, die Aktion wird immer entsprechend dem Ereignis gestempelt. Ob die Aktion sichtbar ist und ausgeführt wird, hängt von den Bedingungen ab. Das Timing bestimmt, wann die Aktion ausgeführt wird.
  2. Nur wenn nicht abgelaufen: Die Aktion wird nur gestempelt, wenn die Aktion in der Zeit nicht abgelaufen ist. Ob die Zeit abgelaufen ist, hängt von dem Ereignis und der eingestellten Zeit ab.
  3. Nur wenn die Bedingungen erfüllt sind: Die Aktion wird nur gestempelt, wenn die Bedingung erfüllt ist. Sind mehrere Bedingungen festgelegt? Dann müssen alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein. Eine oder mehrere Bedingungen sind nicht erfüllt? Dann wird die Aktion nie abgestempelt.
  4. Nur wenn noch nicht abgelaufen und die Bedingungen erfüllt sind: Die Optionen 2 und 3 müssen beide zutreffen.

In den meisten Situationen verwenden Sie die Option "Immer".


Bedingungen:
Eine Aktion (Vorlage) kann Bedingungen haben. Diese Bedingungen können verwendet werden, um zu bestimmen, wann eine Aktion gestempelt und/oder ausgeführt werden soll. Die Aktion wird gestempelt und ausgeführt, wenn die eingestellten Bedingungen erfüllt sind. Die verfügbaren Bedingungen hängen von der ausgewählten Datengruppe in Kombination mit dem Ereignis ab.

Beispiel Konditionsdatengruppe 'Schulungsteilnehmer' mit Prozess 'E-Mail senden' und Ereignis 'Teilnehmer wurde zu einem Kurs hinzugefügt'.


Beispiel:
  1. Event: Teilnehmer wurde zum Training hinzugefügt.
  2. Timing: 0 (Arbeits-)Tage nach dem Ereignis.
  3. Zeitpunkt: 2 Wochen vor Ausbildungsbeginn.
  4. Bedingung zum Versenden der Bestätigung: Go/No Go-Entscheidung noch nicht getroffen, Training hat Status 'Beginnt'.
  5. Bedingung zum Versenden der Einladung: Entscheidung gehen, Training hat Status 'final'.

Tip: Als Beispiel haben wir einige Cases für Sie vorbereitet: Klicken Sie hier für eine Übersicht.