Mit dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie die Importdatei ausfüllen. Die Datei muss im CSV- oder XLSX-Format geliefert werden, wofür Sie MS-Excel verwenden können. Nachdem Sie die Importdatei eingereicht haben, prüfen wir zunächst, ob sie alle technischen Anforderungen erfüllt. Der Import findet zunächst in der Trainingsumgebung von Coachview statt. Nach Ihrer Freigabe erfolgt der Import in die Live-Umgebung von Coachview.


Als Anhang finden Sie unten eine Beispieldatei.


Was geschieht hier?
Die Daten einer Person werden in Coachview in der Personalakte gespeichert. Wenn Sie die persönliche Datei öffnen, finden Sie die persönliche Schulungsdatei auf der Registerkarte "Schulungsfragen", die als Schulungsfragen registriert ist. Schulungsfragen, die in der Vergangenheit in einem anderen System registriert wurden, können hier natürlich nicht gefunden werden. Mit Hilfe eines einmaligen Imports ist es möglich, die Schulungshistorie pro Person zu erstellen.

Belangrijke opmerkingen:
  1. Testen Sie den Import zunächst in der Schulungsumgebung! Einmal importiert, können sie weder gelöscht noch korrigiert werden. Tipp: Führen Sie den Import zunächst für einige Zeilen durch.
  2. Die Schulungshistorie von Personen kann einmalig importiert werden. Wenn Sie dieselbe Importdatei ein zweites Mal importieren, bedeutet dies, dass die Schulungsfragen zweimal enthalten sind.
  3. Die Reihenfolge der Spalten darf nicht verändert werden.
  4. Fügen Sie keine Spalten hinzu.
  5. Die erste Zeile enthält immer die Spaltenüberschriften.
  6. Die Anzahl der Zeilen ist auf 10.000 Datensätze begrenzt.
  7. Verwenden Sie in der MS-Excel-Datei Zahlen mit führenden Nullen? MS-Excel entfernt dann die führenden Nullen. Dieses Problem kann gelöst werden, indem die Zelle zu einem Textfeld gemacht wird.
  8. Um die Ausbildungshistorie (die Ausbildungsfragen) den richtigen Personen zuzuordnen, muss ein Abgleich auf externid und externsource möglich sein. Diese beiden Felder müssen also im Personendatensatz und in den ersten beiden Spalten der Importdatei vorhanden sein.

Bitte beachten:
  1. Stellen Sie vor dem Import sicher, dass Sie Aktionsvorlagen mit der Datengruppe 'Schulungsfrage' auf inaktiv setzen. Wenn Sie dies nicht tun, werden diese Aktionen automatisch platziert und ausgeführt!
  2. Es darf keine Wiederholung mit dem Schulungsart Wenn der Import abgeschlossen ist, können sie wieder hinzugefügt werden.

Die Importdatei:

Die Importdatei muss als CSV-Datei mit dem Semikolon/Kolon-Trennzeichen (;) für die Spalten geliefert werden.


Zeichencode der Datei:
Die CSV-Datei muss die Zeichenkodierung UTF-8 haben. Dadurch wird sichergestellt, dass z.B. diakritische Zeichen wie ö und ú in Coachview korrekt angezeigt werden.
Verwenden Sie MS-Excel? Wählen Sie beim Speichern "CSV UTF-8 (kommagetrennt) (*.csv)". Die Spalten werden durch ein Komma (,) getrennt und es wird der Zeichencode UTF-8 verwendet.
Haben Sie in MS-Excel nur die Möglichkeit, als "CSV (getrennt durch Listentrennzeichen) (*.csv)" zu speichern? Dann werden die Spalten durch ein Semikolon (;) getrennt. Die CSV-Datei muss noch in den Zeichensatz UTF-8 konvertiert werden.


Schulungsarten:
Möchten Sie eine Schulungsfrage importieren, deren Schulungsart in der Datenbank enthalten ist?
  1. Dann muss diese Schulungsart den endgültigen Status haben.
  2. Dann müssen der Code und der Name des Schulungsart genau mit dem Code und dem Namen in den Spalten C "SchulungsartCode", D "SchulungsartName", E "SchulungsAnfrageCode" und F "SchulungsAnfrageName" übereinstimmen.
  3. Wenn Sie in Coachview Rechnungen ausstellen wollen und dem Schulungsart Für jede Art von Schulung wird ein Antrag gestellt, und der Verkaufsstatus wird automatisch auf "Auftrag" gesetzt. Wenn Vertriebslinien mit der Schulungsart verknüpft sind, erhält der Antrag den Finanzstatus "zu fakturieren". Eine Rechnung muss jedoch nicht mehr erstellt werden. Nach dem Import können Sie die Verkaufsregeln wieder auf aktiv setzen.

Was passiert beim Import?
  1. Eine Schulungsfrage wird abgestempelt.
  2. Die Schulungsfrage erhält in Coachview den Status "Beendet".
  3. Kein Schulung Ist der Schulungsart in Coachview vorhanden, werden alle Teile dieser Schulungsart in die Schulungsfrage der Person aufgenommen.
  4. Wird ein Schulung importiert, der in der Coachview-Datenbank noch nicht vorhanden ist oder nie vorhanden sein wird, wird der Schulungsart erstellt und eine Teile in die Schulungsfrage aufgenommen. Der Schulungsart ist auf inaktiv gesetzt.
  5. Pro Schulungsart wird ein Antrag im Namen des eigenen Unternehmens gestellt. Im Kommentar zu dieser Anfrage wird 'History' eingetragen. Alle Personen werden als Teilnehmer an diesem Antrag registriert.

Dit moet je invullen:
NaamKolomOmschrijvingObligatorisch J/N
PersonExternalIDAMuss in der Coachview-Personalakte identisch sein.Ja
PersoonExternSourceBMuss in der Coachview-Personalakte identisch sein.Ja
 SchulungsartCodeC

Bezieht sich auf einen bestehenden Schulungsart, dessen Status "endgültig" ist.

Der Code muss mit dem Code in Coachview übereinstimmen.

Wenn der Schulungsart noch nicht vorhanden ist, wird dieser Code bei der Erstellung der Schulungsart verwendet.

Ja
SchulungsArtNameD

Bezieht sich auf einen bestehenden Schulungsart, dessen Status "endgültig" ist.

Der Name muss mit dem Namen in Coachview übereinstimmen.

Wenn der Schulungsart noch nicht vorhanden ist, wird dieser Name bei der Erstellung der Schulungsart verwendet.

Ja
SchulunsFrageCodeE

Der Code wird als Code für die Schulungsfrage verwendet.

Der Code kann derselbe sein wie der Code des Schulungsart, kann aber auch ein Code sein, der in Coachview nicht bekannt ist, sondern aus dem vorherigen

sondern stammt aus dem bisherigen Schulungsverwaltungssystem.

Ja
SchulunsFrageNameF

Der Name wird als Name für die Schulungsfrage verwendet.

Der Name kann derselbe sein wie der Name des Schulungsart, kann aber auch ein Name sein, der in Coachview nicht bekannt ist, sondern aus dem vorherigen

sondern stammt aus dem bisherigen Schulungsverwaltungssystem.

Ja
StartDateGDatum des Schulungsbeginns, (Format = jjjj-mm-tt)Nein
EndDateHEnddatum der Schulung, (Format = jjjj-mm-tt)Nein
DatumAkkoordIDatum, an dem die Schulung genehmigt wurde (Format = jjjj-mm-tt).

Zustimmung = false

Einverstanden = true

Nein
Einverstanden  JDie Schulung wurde erfolgreich abgeschlossen oder nicht.
false = Nicht einverstanden .
true = einverstanden  .		Ja
HinweisKIrgendwelche wichtigen Bemerkungen.Nein
Bitte beachten Sie, dass false und true in Kleinbuchstaben geschrieben werden müssen.


Beispiel:
Diese wird in der Importdatei ausgefüllt. Nur für das BHV Firmen-Notfalltraining aus Zeile 2 wird ein Schulungsart in Coachview angelegt.



Die ExternID und ExternSource beziehen sich in Coachview auf Remy Remery, wie im Beispiel unter "Wichtige Bedingungen". Im Rahmen von Coachview hat er bereits die folgenden Schulungen belegt oder wird sie belegen.

Dies ist seine Schulungsdatei für den Import:
Nach dem Import ist seine Schulungsdatei vollständig und sieht wie folgt aus:

Die Schulungsfragen im grünen Rahmen sind importiert worden. Das Start- und Enddatum des Schulung (orangefarbener Kreis) wird nicht angezeigt, da in Coachview noch kein Schulung erstellt wurde. Das Start- und Enddatum des importierten Schulung finden Sie in den Spalten Start- und Enddatum.