Die Daten einer Person, eines Teilnehmers, Trainers, Ansprechpartners oder eines Ihrer Kollegen werden in Coachview in einer persönlichen Datei gespeichert. Die Daten des Unternehmens, in dem diese Personen arbeiten, werden in Unternehmensdateien gespeichert. Es ist möglich, diese Daten einmalig oder periodisch in Coachview selbst zu importieren.

Wie funktioniert das?
Anhand mehrerer Artikel erklären wir, wie Sie selbst eine Datei mit Firmen und/oder Personen in Coachview importieren können. Eine Beispieldatei ist am Ende des Artikels angefügt.
Sie müssen über die Rechte zur Verwendung des Moduls "Unternehmen & Person" verfügen, und die Funktion "Import" muss zu einer Benutzerrolle hinzugefügt werden, die mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft ist.
Beste practice:
  1. Testen Sie die Datei, die Sie importieren möchten, zunächst in Ihrer Coachview-Trainingsumgebung. Eine Einfuhr kann nicht rückgängig gemacht werden. Einmal importierte Daten können nicht mehr gelöscht werden.
  2. Möchten Sie eine große Datei importieren? Tun Sie dies später am Tag.

Wichtige Bedingungen:
Für die Erstellung der Datei können Sie z. B. MS-Excel verwenden. Die zu importierende Datei muss jedoch eine CSV-Datei sein.
Struktur der Datei:
  1. Die erste Zeile der Datei enthält die Spaltenüberschriften. Beim ersten Import der Datei versucht Coachview, den Namen der Spalte mit einem Feld aus dem Unternehmens- oder Personendatensatz abzugleichen. Keine Übereinstimmung? Dann müssen Sie ein Feld aus Coachview manuell abgleichen. Es sollte Ihnen also auch klar sein, was der Spaltenname bedeutet. 
  2. Welche Spalten Sie in die Datei aufnehmen wollen, die Namen oder die Reihenfolge der Spalten, bleibt Ihnen überlassen. Es ist zweckmäßig, mit den Spalten für die Unternehmensinformationen zu beginnen und dann die Spalten für die Personeninformationen folgen zu lassen.
  3. In jeder Zeile kann ein Unternehmen und/oder eine Person eingetragen werden.
    1. Gibt es in einer Zeile sowohl Daten für das Unternehmen als auch für eine Person? Dann wird diese Person mit dem Unternehmen verbunden. Bitte beachten Sie: Wenn mehrere Personen mit diesem Unternehmen verbunden sind, müssen Sie alle Unternehmensdaten in den folgenden Zeilen wiederholen.
    2. Gibt es keine Angaben zum Unternehmen? Dann wird diese Person als Privatperson betrachtet und ist nicht mit einem Unternehmen verbunden.
  4. Die Anzahl der Zeilen ist auf 10.000 Zeilen begrenzt. Wenn Sie mehr haben, müssen Sie die Importdatei in mehrere Dateien aufteilen.
  5. Haben Sie die CSV-Datei mit MS-Excel erstellt und verwenden Sie Ziffern, die mit einer 0 beginnen, z. B. Telefonnummern oder IDs? MS-Excel entfernt beim Speichern die 0 aus dem Code. Dies kann gelöst werden, indem diese Zelle zu einem Textfeld gemacht wird.
  6. Die Felder (Spalten) in der CSV-Datei können durch getrennt werden:
    1. Semikolon/Kolon (;) Kommas sind jetzt in Textfeldern wie Beschreibungen verboten.
    2. Komma (,) in Textfeldern wie Beschreibungen sollten keine Kommas erscheinen.

Zeichencode der Datei:
Die CSV-Datei muss die Zeichenkodierung UTF-8 haben. Dadurch wird sichergestellt, dass z.B. diakritische Zeichen wie ö und ú in Coachview korrekt angezeigt werden.
Verwenden Sie MS-Excel? Wählen Sie beim Speichern "CSV UTF-8 (kommagetrennt) (*.csv)". Die Spalten werden durch ein Komma (,) getrennt und es wird der Zeichencode UTF-8 verwendet.
Haben Sie in MS-Excel nur die Möglichkeit, als "CSV (getrennt durch Listentrennzeichen) (*.csv)" zu speichern? Dann werden die Spalten durch ein Semikolon (;) getrennt. Die CSV-Datei muss noch in den Zeichensatz UTF-8 konvertiert werden.

Enters:
In der Datei dürfen keine Einträge vorhanden sein. So überprüfen Sie es:
  1. Wählen Sie das Arbeitsblatt in MS-Excel aus, indem Sie auf das Dreieck zwischen den Spalten und Zeilen klicken.
  2. Klicken Sie nun doppelt auf die Trennlinie zwischen den Spalten A und B. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Spalten die dem Inhalt entsprechende Breite erhalten.
  3. Klicken Sie nun auf "Textumbruch". Schau im Arbeitsblatt nach, ob es Zeilen gibt, die höher sind als andere. Irgendwo in dieser Zeile befindet sich ein "versteckter Eintrag". Stellen Sie sicher, dass Sie sie entfernen.

Die Verwendung der einzigartigen Merkmale ExternId und Externsource:
Werden Sie häufiger dieselben Unternehmen und Personen einführen? Werden Sie diesen Import zum Importieren des Trainingsverlaufs verwenden? Haben Sie eine Verbindung zu einem Buchhaltungssystem und importieren Sie Debitoren? Wenn ja, müssen Sie dafür sorgen, dass jedes Unternehmen und jede Person eindeutig identifiziert wird. Dazu verwenden Sie die "ExternId" und "Externsource" sowohl für Unternehmen als auch für Personen. Jedes Unternehmen und jede Person muss diese einzigartige Kombination erhalten.
  1. In Coachview haben Sie sowohl in der Unternehmens- als auch in der Personendatei auf der Registerkarte "Allgemein" die Möglichkeit, diese beiden Daten zu sehen oder selbst auszufüllen. Sie können entweder Buchstaben oder Zahlen oder eine Kombination aus beidem verwenden.
  2. Die ExternID kann in Verbindung mit der Externsource als Belastungsnummer verwendet werden. Integrieren Sie Ihr Buchhaltungssystem mit Coachview? Dann geben Sie an, dass dafür die Externe ID verwendet werden soll.

Verwendung der Datenbank-IDs für Unternehmen und Person:
Haben Sie schon einmal Unternehmen und/oder Personen ohne externe/externe Quelle importiert und wollen Sie diese regelmäßig wieder importieren? Dann können Sie die Datenbank-ID des Unternehmens und/oder der Person zur Validierung verwenden.

Wichtig zu wissen:

Beim Import unterscheidet die ExternalId nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung! 13DeRQ ist also dasselbe wie 13derq und wird daher als ein Posten anerkannt.

Stellen Sie während des Imports sicher, dass "externid" und "externsource" im Schritt "Spalten setzen" mit den richtigen Feldern für Unternehmen und Person verknüpft sind.


Haben Sie die Spalten für databaseid, externid und externsource gesetzt? Dann findet die Validierung immer in der Datenbank statt und die externid und externsource werden der Datei hinzugefügt. Kommen die externid und externsource in einer anderen Datei vor? In diesem Fall wird das Dossier nicht importiert und der Import wird als fehlgeschlagen abgestempelt.