Sie möchten, dass nach Abschluss der Schulung automatisch eine Erinnerung an die Teilnehmer gesendet wird, die an der Schulung teilgenommen haben, und zwar 2 Monate, 1 Monat und 1 Woche vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats. Diese Erinnerungen sollten nicht verschickt werden, wenn die Person sich als Teilnehmer für die Schulung anmeldet, die sicherstellt, dass das Zertifikat wieder für einen bestimmten Zeitraum gültig ist. Sie wollen keine Wiederholungen, der Schulungsfrage wird auf die Warteliste gesetzt. Die Festlegung der Zertifizierung erfolgt auf der Grundlage der Gültigkeitsdauer.


Inhaltsverzeichnis:


Aktionsvorlage:
Es sind fünf Aktionsvorlagen erforderlich.

Eine Person hat die Grundschulung als Teilnehmer erfolgreich abgeschlossen, so dass vier Aktionen abgestempelt werden:

  1. Eine Aktion, die dazu führt, dass eine Kategorie in die Akte der Person aufgenommen wird.
  2. Eine Aktion, die die 1e Erinnerung sendet und aktiviert wird, wenn diese Kategorie platziert wird.
  3. Eine Aktion, die die 2e Erinnerung sendet und ausgelöst wird, wenn diese Kategorie eingestellt ist.
  4. Eine Aktion, die die 3e Erinnerung sendet und aktiviert wird, wenn diese Kategorie eingestellt ist.
  5. Eine Aktion, die sicherstellt, dass die Kategorie aus dem Datensatz der Person gelöscht wird.

Ergreift die Person keine weiteren Maßnahmen? Dann erhält diese Person die 3 Errinerungen. Meldet sich die Person für die Wiederholungs-/Fortsetzungsschulung an? Dann wird eine 5. Aktion gestempelt, die dafür sorgt, dass die Kategorie aus der Personalakte entfernt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die aktivierten, aber noch nicht ausgeführten Errinerungen mit der Zeit deaktiviert und abgeschlossen werden

Anmerkungen:
  1. Bevor Sie beginnen, vergewissern Sie sich, dass Sie eine Personenkategorie und drei Dokumentvorlagen für den Versand der Erinnerungs-E-Mail erstellt haben.
  2. Es ist natürlich ratsam, den Arbeitsprozess zunächst zu testen.
  3. Sehen Sie sich auch diese Wissenssession (Video) an, klicken Sie hier!

Gültigkeitsdauer/Datum:
Der Timing der Aktionen ist an das Gültigkeitsdatum geknüpft, das Sie in der Schulungsfrage auf der Registerkarte "Allgemein" finden. Lesen Sie hier mehr über die Bestimmung des Gültigkeitsdatums wenn die Schulung archiviert wird.

1. Aktionsvorlage platziert die Personenkategorie:
Name:Rezertifizierungskategorie hinzufügen [OpleidingsSoort:Naam] |  [Persoon:NaamVolledig]
Ausführung:Automatisch
Datengruppe:Schulungsfrage
Prozess:Personenkategorie hinzufügen oder löschen 
Event:Es wurde eine Schulungsfrage erstellt
Personenkategorie:<Personenkategorie>
Hinzufügen/Löschen:Hinzufügen
Timing:6 Monate vor dem Gültigkeitsdatum
Uhrzeit:07:00
Bedingungen:
  1. Ausgefüllte Person = ja (keine unbekannte Person)
  2. Abgeschlossen (der Schulungsfrage)
  3. Anwesenheitspflicht bestanden = ja (fakultativ)
  4. Bestehenspflicht = ja (fakultativ)

2. Aktionsvorlage 1e Mahnung senden:
Name:Teilnehmer 1e Mahnung abgelaufenes Zertifikat [Opleiding:Naam] |  [Persoon:NaamVolledig]
Ausführung:Automatisch
Datengruppe:Schulungsfrage
Prozess:E-Mail senden
Event:Schulungsfrage wurde erstellt
Timing:Frist: 6 Monate vor dem Gültigkeitsdatum
Läuft ab 5 Monate vor dem Gültigkeitsdatum
Uhrzeit:10:00 (drei Stunden nach der vorherigen Aktion)
Beenden nach Ablauf:Ja (dadurch wird sichergestellt, dass, wenn die Person zur Rezertifizierung angemeldet ist und die Personenkategorie gestrichen wird, die Maßnahme nach Ablauf der Frist abgeschlossen wird. Dies ist nicht der Fall? Die Aktion wird dann ausgeführt, wenn sich die Person in Zukunft erneut für die Grundschulung anmeldet - Startzertifizierung und die Personenkategorie wird erneut eingestuft).
Bedingungen:Mit Personenkategorie <Personenkategorie> (Auswahl über Lupe)

3. Aktionsvorlage 2e Mahnung senden :
Name:Teilnehmer 2e Mahnung abgelaufenes Zertifikat  [Opleiding:Naam] |  [Persoon:NaamVolledig]
Ausführung:Automatisch
Datengruppe:Schulungsfrage
Prozess:E-Mail senden
Event:Schulungsfrage wurde erstellt
Timing:Frist 12 Wochen vor dem Gültigkeitsdatum
Läuft ab 11 Wochen vor dem Gültigkeitsdatum
Uhrzeit:10:00 (damit die E-Mail nicht in der Nacht gesendet wird)
Beenden nach Ablauf:Ja (dadurch wird sichergestellt, dass, wenn die Person zur Rezertifizierung angemeldet ist und die Personenkategorie gestrichen wird, die Maßnahme nach Ablauf der Frist abgeschlossen wird. Dies ist nicht der Fall? Die Aktion wird dann ausgeführt, wenn sich die Person in Zukunft erneut für die Grundschulung anmeldet - Startzertifizierung und die Personenkategorie wird erneut eingestuft).
Voorwaarden:Mit Personenkategorie <Personenkategorie> (Auswahl über Lupe)

4. Aktionsvorlage 3e Mahnung senden :
Name:Teilnehmer 3e Mahnung abgelaufenes Zertifikat  [Opleiding:Naam] |  [Persoon:NaamVolledig]
Ausführung:Automatisch
Datengruppe:Schulungsfrage
Prozess:E-Mail senden
Event:Schulungsfrage wurde erstellt
Timing:Frist 6 Wochen vor dem Gültigkeitsdatum
Läuft ab 5 weken voor geldigheidsdatum
Uhrzeit:10:00 (damit die E-Mail nicht in der Nacht gesendet wird)
Beenden nach Ablauf:Ja (dadurch wird sichergestellt, dass, wenn die Person zur Rezertifizierung angemeldet ist und die Personenkategorie gestrichen wird, die Maßnahme nach Ablauf der Frist abgeschlossen wird. Dies ist nicht der Fall? Die Aktion wird dann ausgeführt, wenn sich die Person in Zukunft erneut für die Grundschulung anmeldet - Startzertifizierung und die Personenkategorie wird erneut eingestuft).
Bedingungen:Mit Personenkategorie <Personenkategorie> (Auswahl über Lupe)

5.Aktionsvorlage entfernen Sie die Personenkategorie:
Name:Rezertifizierungskategorie entfrenen [OpleidingsSoort:Naam] |  [Persoon:NaamVolledig]
Ausführung:Automatisch
Datengruppe:Schulungsfrage
Prozess:Personenkategorie hinzufügen oder löschen
Event:Schulungsfrage wurde erstellt
Personenkategorie:<Personenkategorie>
Hinzufügen/Löschen:Löschen
Timing:0 Tage nach Eintreten des Ereignisses
Uhrzeit:07:00
Bedingungen:
  1. Person wird ausgefüllt = ja (keine unbekannte Person)
  2. Status = geplant (Status des Schulungsfrage)
  3. Mit Personenkategorie <Personenkategorie> (Auswahl über Lupe)

Aktivieren:
  1. Die Aktionsvorlagen 1 bis 4 werden der Schulungsart für die Erlangung des Zertifikats hinzugefügt. Zum Beispiel eine Grundschulung.
  2. .Die Aktionsvorlage 5 muss der Schulungsart zur Verlängerung des Zertifikats hinzugefügt werden. Dabei kann es sich um dieselbe oder eine andere Art von Schulung handeln. Zum Beispiel die Grundschulung oder die Auffrischungsschulung.