Wie Sie vielleicht in der Einleitung gelesen haben, werden die Verkaufsbücher der Coachview-Rechnungen automatisch in AFAS erstellt (im Verkaufsjournal einschließlich Hauptbuch, Kostenstelle, Projekt und Mehrwertsteuer).


Die Debitoren von Coachview werden automatisch als Kundenbeziehungen in AFAS angelegt, wenn sie noch nicht existieren.

Wie Sie den Link über das Servicecenter in Coachview einrichten und (de)aktivieren, wird in der folgenden Präsentation erläutert. Die wichtigsten Bereiche werden erläutert.


Start:
Klicken Sie im Menü "Service Center" auf "Integrationen".
Klicken Sie im Bereich "Rechnungswesen" auf die Schaltfläche "Konfigurieren".
Das erste Feld auf dem Bildschirm zeigt den Namen des Links an. Der Standardname ist 'AFAS', aber Sie können den Namen überschreiben.

Allgemeines Gremium:

Aktivierungscode: Geben Sie den richtigen Aktivierungscode ein.


Verwaltungsnummer: Geben Sie die AFAS-Verwaltungsnummer ein, wenn Sie eine Verbindung zu einer Afas-Verwaltung herstellen möchten.


Freies Feld für die Verwaltungsnummer: Möchten Sie Coachview mit mehreren Verwaltungen verknüpfen? Wählen Sie hier das freie Feld aus. Wie man das einrichtet 

hier lesen.

ApiKey: Der ApiKey von AFAS, der für die automatische Anforderung des Tokens benötigt wird.


Umwelt Schlüssel: Der Umgebungsschlüssel von AFAS, der für die automatische Anforderung des Tokens benötigt wird.


Token: Dies ist der von AFAS generierte Token, der die Autorisierung und Verbindung regelt.


URL Gewinndienste: Die URL Profit bietet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Anmeldung.

https://[teilnehmer-nummer].soap.afas.online/profitservices


UserId: Die UserId aus AFAS, die für die automatische Anforderung des Tokens benötigt wird.


Panel-Schuldner:
AFAS-Schuldnernummer: Geben Sie an, ob die Schuldnernummer automatisch als externe Nummer in die Schuldnerdatei von Coachview übernommen werden soll, nachdem der Schuldner in AFAS angelegt oder geändert wurde.

Prüfen, ob der Schuldner existiert: Haben Sie das Kästchen angekreuzt? Dann wird geprüft, ob der Schuldner in Afas existiert. Wenn es den Schuldner noch nicht gibt, wird er angelegt.


Bitte beachten Sie:

  1. Dies erfordert die Installation des Getconnectors 'Coachview contacts' in Afas.
  2. Dies erfordert Rechte für den Update-Connector 'KnSalesRelationOrg'.
  3. Der Schuldner ist (jetzt) noch als Organisation angelegt. Es ist also noch nicht möglich, einen privaten Schuldner zu schaffen.

Externe Quelle des Schuldners: Wenn der Schuldner diese externe Quelle über die Firma/Person hat, verwenden Sie externid als Schuldnernummer.


Externe Kennung (Option 1): Diese Nummer wird zunächst zur Identifizierung des Schuldners verwendet? (obligatorisch)


Externe Kennung (Option 2): Ergibt sich aus Option 1 keine Schuldnernummer? Dann wird diese Nummer verwendet. (fakultativ).


Externe Kennung (Option 3): Wird bei Option 2 keine Schuldnernummer zurückgegeben? Dann wird diese Nummer verwendet. (fakultativ).


Vorwahl: Soll die Coachview-Schuldnernummer eine zusätzliche Vorwahl erhalten? Füllen Sie es hier aus. Dieses Präfix wird nur hinzugefügt, wenn die interne Coachview-Schuldnernummer verwendet wird.


Panel Finanzen:
Buchungsart Mehrwertsteuer: Hier wird festgelegt, welches Datum aus Coachview für das Buchungsjahr und den Buchungszeitraum verwendet werden soll. Sie haben die folgenden Möglichkeiten:
  1. Datum der Rechnung
  2. Startdatum der Bestellung
  3. Enddatum des Rechnungsauftrags
  4. Datum der Ausfuhr

CreateProject: Geben Sie an, ob das Projekt in AFAS erstellt werden soll.


Rechnung Buchungszeitraum (Option 1):

Welches Datum aus Coachview soll für die Bestimmung des Buchungszeitraums verwendet werden? Sie haben die Wahl zwischen:

  1. Datum der Rechnung
  2. Startdatum der Bestellung
  3. Enddatum des Rechnungsauftrags
  4. Datum der Ausfuhr
Die Bestimmung des Start- und Enddatums der Bestellung erfolgt in einem der folgenden Schritte. Das Exportdatum ist das Datum, an dem die Rechnung in AFAS exportiert wird.

Rechnung Buchungszeitraum (Option 2):
Wählen Sie Option 2, wenn Sie davon ausgehen, dass die erste Option kein Datum liefert.
Rechnungspräfix: Coachview-Rechnungsnummern beginnen standardmäßig mit 00001. Möchten Sie eine andere Rechnungsnummer verwenden, um bereits verwendete Rechnungsnummern in Exact-Online zu vermeiden? Geben Sie ein Präfix ein (z. B. 2018). Dies muss eine Nummer sein und wird vor der Coachview-Rechnungsnummer platziert.

RechnungSendenModus:

Bestimmen Sie, wann die endgültigen Rechnungen in AFAS exportiert werden sollen.

  1. Echtzeit: Die Rechnungs- und Debitorendaten werden sofort exportiert. Dies geschieht über die automatische Aktion "Link InvoiceExportToAccounting". Die Aktionsvorlage, die diese Aktion stempelt, wird automatisch von Coachview erstellt und kann von Ihnen bearbeitet werden.
  2. BulkNights: Die Rechnungen und Schuldnerdaten werden zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Nacht versendet. Senden Sie eine E-Mail an unsere Support-Abteilung (support@coachview.net). Sie sorgen dafür, dass der Export mittels eines Auftrags in der von Ihnen angegebenen Wiederholung (Tag/Woche/Monat) durchgeführt wird.

Verkaufsjournal: Die Journalnummer des Verkaufsjournals von AFAS.

Panel-Projekte:
Projekt erstellen:
Möchten Sie, dass das Projekt automatisch in AFAS erstellt wird? Kreuzen Sie dann die Option an.

RechnungProjektCode: 

Lassen Sie den Projektcode aus einem Coachview-Feld generieren und an AFAS senden. Sie haben die Wahl zwischen:

  1. Antragsnummer.
  2. Referenznummer, die bei der Bewerbung angegeben wird.
  3. Referenznummer der Rechnung.
  4. Schulungscode.
  5. Code der Schulungsart.
Entscheiden Sie sich für Option 2 oder 3? Dann muss die Referenznummer in den Anfrage/die Rechnung eingetragen werden. Sie können die Pflichtangaben für jeden Schuldner über die Option regeln: 
ProjektKollektion:

Hier haben Sie die Wahl:

- In Übereinstimmung mit der Verkaufsbeziehung

- Rechnung nicht einziehen

- Rechnung sammeln

Organisatorische Einheit:

Die Organisationseinheit muss in einem freien Feld in der Schulung mit dem Namen "Freies FeldOrgVes" definiert werden.


Das freie Feld kann über das Menü 'Geschäftsführung' und den Menüpunkt 'Freie Felder einrichten' angelegt werden.

ProjectGroup: Die Projektgruppe, die mit den in AFAS erstellten Projekten verknüpft ist.


ProjektGruppeFrei Feld:

Wählen Sie dazu ein freies Feld aus der in der Schulung erstellten Liste aus.


Projektprofil:

Geben Sie ein numerisches Profil in das Feld "Prof" ein. Dieses Feld ist optional.


Typ: Der Projekttyp, der bei der Erstellung von Projekten in AFAS verwendet wird. Sie haben die Wahl zwischen:

- Standard

- Vereinbarung mit dem Kunden

- Arbeitsauftrag



Ausnahme Achsen:

Mitarbeiterin:
Hier wird angegeben, ob und in welche Spezialisierungsachse der [Code der Spezialisierungsachse des Arbeitnehmers] eingeordnet werden soll.

Aktivieren:
Aktivieren Sie den Link wie folgt:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die vollständigen Daten zu speichern.
  2. Klicken Sie auf die Schaltflächen "Aktivieren" und "Bestätigen".
  3. Klicken Sie auf "Verbindung testen", um zu prüfen, ob die Integration realisiert werden kann.

Die Kupplung ist immer möglich:
  1. Durch Anklicken der Schaltfläche "Pause" können Sie den Vorgang unterbrechen.
  2. Gelöscht durch Klicken auf die Schaltfläche "Löschen".