Het is bijna niet te vermijden dat personen dubbel in Coachview worden aangemaakt. Je kunt handmatig een persoonsdossier aanmaken, met behulp van een inschrijving vanuit opleidingsportaal of website (webaanvraag), via een import of via de ContactApp. Wordt een persoon nieuw aangemaakt? Dan controleert Coachview of deze al bestaat. Indien waar, wordt er een actie aangemaakt die er voor zorgt dat de persoon ontdubbelt wordt, wordt samengevoegd.



Tip: meer weten over het ontdubbelen? Klik dan hier.


Wat gebeurt er?
Bij het aanmaken van een persoon controleert Coachview of deze al voorkomt. Wordt een dubbele persoon gevonden? Dan wordt er een actie aangemaakt waarbij de dossiers van deze persoon worden ontdubbelt, samengevoegd.
Matchting vindt plaats op e-mailadres, specifiek op e-mailadres 1 in het bestaande persoonsdossier.
  • Persoonsgegevens worden aangevult en niet overschreven.
  • Persoonscategorieën die nog niet bestaan worden aangevuld.
  • De opleidingsvragen worden samengevoegd.
  • Het persoonsdossier van de verkeerd ingevoerde persoon wordt daarna verwijderd.
Aan de voorwaarde is voldaan, de actie wordt zichtbaar en uitgevoerd.
De actie is succesvol uitgevoerd.

Wat is er nodig?

Een actie template die een automatische actie aanmaakt en uitvoert zodra een persoon als nieuw wordt aangemaakt en gematched wordt, met behulp van e-mailadres 1, met een bestaande persoon.


Actietemplate:
Algemeen:
Naam:Persoon ontdubbelen [Persoon:NaamVolledig]
Template uit bibliotheek:Ja
Uitvoering:automatisch
Categorieën:Niet van toepassing
Datagroep:Persoon
Proces:
Proces:Persoon ontdubbelen
Gebeurtenis:Persoon is nieuw aangemaakt
Documenttemplate:n.v.t.
Timing:
Moment:30 minuten na optreden gebeurtenis
Verloopt:30 minuten na optreden gebeurtenis

Tijd:nvt.
Afronden na verlopen:Nee
Actie aanmaken:Alleen wanneer aan de voorwaarden voldaan is
Voorwaarden:
Voorwaarden:
  1. Persoon is dubbel = Ja
  2. Persoon is actief:
    1. Niets invullen betekent ja/nee
    2. Ja (alleen actieve personen)
    3. Nee (alleen inactieve personen)


Activeren:
De actie-template koppel je de parameters. Dit doe je via menu-groep 'Instellingen'. Klik op de drie puntjes in menu-item 'Applicatie'. Klik op menu-item 'Parameters'. Ga naar de tab 'Actie-templates' en klik op de knop 'Toevoegen'. Selecteer de actie-template en klik nogmaals op de knop 'Toevoegen'.


Let op: als de actie door Coachview wordt uitgevoerd kan het zijn dat de uitvoering wordt afgekeurd. De actie kleurt rood, open de actie om te zien wat de foutmelding is. De oorzaak kan o.a. zijn dat er meerdere matches worden gevonden, er is dus niet één al bestaande persoon gevonden maar meerdere. Dit betekent dat je het ontdubbelen nu zelf moet oplossen. Heb je dit gedaan? Rond dan deze actie af. In het artikel ontdubbelen personen vind je meer oorzaken waarom het ontdubbelen niet is gelukt.


Bijgewerkt tot en met versie 100