Heb je de opleiding gepland, dan wil je deze natuurlijk weergeven op jouw website of opleidingsportaal. Geen zin om telkens het vinkje publiceren te moeten zetten? Maak dan gebruik van een automatische actie. In dit artikel leggen we je uit hoe je dat doet aan de hand van twee proces voorbeelden.

Wat gebeurt er?
Proces A:
Wanneeer de opleiding gestempeld wordt, wordt de actie aangemaakt en is niet zichtbaar. De actie mag pas zichtbaar zijn en worden uitgevoerd als je de opleiding gepland hebt.
Proces B:
Wanneer de opleiding gestempeld wordt, wordt de actie aangemaakt maar is niet zichtbaar. De actie mag pas zichtbaar zijn en worden uitgevoerd als alle in de opleiding geplande docenten en locaties een akkoord op de planning hebben gegeven.

Wat is er nodig?
Elk proces heeft zijn eigen actietemplate.


Actietemplate proces A:
Algemeen:
Naam:Opleiding weergeven op het portaal [Opleiding:Naam].
Template uit bibliotheek:Opleiding weergeven op het portaal [Opleiding:Naam].
Uitvoering:Automatisch.
Categorieën:Niet van toepassing.
Datagroep:Opleiding.
Proces:
Proces:Opleiding publicatie starten/stoppen.
Gebeurtenis:Opleiding is aangemaakt.
Documenttemplate:Niet mogelijk.
Extra functies:
  1. Publicatie website: start.
  2. Zichtbaar maken opleiding in DocentApp: niet aanpassen.
Timing:
Moment:0 werkdagen na optreden gebeurtenis.
Verloopt:1 werkdagen na optreden gebeurtenis.
Tijd:n.v.t.
Afronden na verlopen:Nee.
Actie aanmaken:Altijd.
Voorwaarden:Opleiding heeft datum = ja.
Extra informatie:De actie wordt direct uitgevoerd als de opleiding is gepland. Let op: in dit voorbeeld wordt er van uitgegaan dat de opleiding volledig is gepland.


Actietemplate Proces B:
Algemeen:
Naam:Opleiding weergeven op het protaal na akkoord docent / locatie [Opleiding:Naam]
Template uit bibliotheek:Nee, je kunt de template 'Opleiding weergeven op het portaal [Opleiding:Naam]' gebruiken. Zorg ervoor dat je de voorwaarden hebt aangepast.
Uitvoering:Automatisch.
Categorieën:Niet van toepassing.
Datagroep:Opleiding.
Proces:
Proces:Opleiding weergeven op het portaal [Opleiding:Naam]
Gebeurtenis:Opleiding is aangemaakt.
DocumenttemplateNiet mogelijke.
Extra functies:
  1. Publicatie website: start.
  2. Zichtbaar maken opleiding in DocentApp: niet aanpassen.
Timing:
Moment:0 werkdagen na optreden gebeurtenis.
Verloopt:0 werkdagen na optreden gebeurtenis.
Tijd:Niet van toepassing.
Afronden na verlopen:Nee.
Actie aanmaken:Altijd.
Voorwaarden:
  1. Planningsstatus docent = Akkoord.
  2. Planningsstatus locatie = Akkoord.
  3. Opleiding heeft datum = ja
Extra informatie:Heeft de docent de mogelijkheid om een akkoord te geven via de DocentApp of een linkje via de mail? Zorg er dan voor dat de optie 'Publicatie -> planning' is aangevinkt.
Dit kun je:
  1. Zelf handmatig doen
  2. Regelen via een optie, zodat bij het stempelen van de opleiding deze optie automatisch wordt gezet (zie menu-groep 'Instellingen', klik op menu-item 'Applicatie' en scoll naar de optie 'Publicatie planning standaard aan'.
  3. Via een automatische actie met als extra functie 'Zichtbaar maken opleiding in DocentApp = Ja'.


Activeren:

De actie-template koppel je aan een of meerdere opleidingssoorten. Het koppelen van een of meerdere opleidingssoorten kan vanuit de actie-template. Heb je de actie-template opgeslagen? Dan is de tab 'Opleidingssoort' zichtbaar. Via de knop 'Toevoegen' verschijnt er een pop-up met een lijst van opleidingssoorten. Vink deze aan en klik op 'Toevoegen'.  Zijn er al opleidingen gemaakt met behulp van de geselecteerde opleidingssoorten dan kun je deze met terugwerkende kracht bijwerken.

Het is ook mogelijk om via de opleidingssoort -> tab 'Actie-template' deze actietemplate toe te voegen.


Bijgewerkt tot en met versie 93