Een persoon meldt zich aan voor het volgen van een opleiding via de website. In Coachview komt deze aanmelding binnen als een webaanvraag. In dit artikel lees je in het kort de voorbereiding voor het publiceren van opleiding en hoe je een webaavraag verwerkt.

Bekijk de video 'inschrijven via webaanvraag':
☰ Hoe de video te gebruiken.
Bovenstaande video kun je het beste fullscreen bekijken.
En in HD kwaliteit (1080p). Of dit zo is? Klik dan op dit icoontje. Daarmee kun je de kwaliteit ook wijzigen.
Sommige video's zijn in hoofdstukken opgedeeld. Welke dat zijn? Klik op dit icoontje.


Publiceren opleidingssoort en opleiding.
Om inschrijving via website / opleidingsportaal mogelijk te maken moet je allereerst de opleidingssoorten en opleidingen publiceren.
Opleidingssoort: vink in tab 'Algemeen' het hokje 'Publicatie website' aan. 
Maak je gebruik van het opleidingsportaal van Coachview? Selecteer deze dan via het vergrootglas. Het is mogelijk om meerdere opleidingsportalen toe te voegen.
Opleiding: vink in tab 'Algemeen' het hokje 'Publicatie website/portaal' aan. Je hebt dus de vrije hand in welke opleidingen wordten gepubliceerd. Open inschrijvingen wel maar incompany niet.

Kiest jouw klant een opleiding en schrijft zich vervolgens in, dan worden de ingevulde gegevens uit het inschrijfformulier direct doorgestuurd naar Coachview.
Deze gegevens komen terecht in een webaanvraag. Zie deze module als een filter die tussen de website en Coachview in staat.

In de webaanvraag controleer je of het bedrijf en de personen al bestaan. Je wordt daarbij geholpen door dat in Coachview vastgelegde bedrijven en personen automatisch vergeleken (gematched) worden met de ingevulde gegevens.

Meer weten waarop bedrijf en personen gematched worden? Webservices: matching bedrijf & persoon webaanvraag,
Tip: het aanzetten van het publicatie vinkje voor een opleiding kun je met behulp van een actietemplate met datagroep 'Opleiding' automatiseren. Als je de actietemplate maakt kun je deze in de 'Template' lijst selecteren -> 'Opleiding weergeven op het portaal [Opleiding:Naam]'.


Welke informatie bevat de webaanvraag?
Een webaanvraag kan op twee manieren geopend worden.
Via menu-groep 'Inschrijven' (1) en menu-item 'Webaanvraag' (2). Hiermee wordt het zoekscherm geopende met nog niet verwerkte webaanvragen (status = ingediend). Klik op het nummer om de webaanvraag te openen.
Via personal dashboard, mits panel 'Webaanvraag' is ingesteld. Je ziet het nummer, de opleiding en bedrijf of contactpersoon (1). Klik op het nummer (2) om de webaanvraag te openen. Met behulp van de knop 'meer' (3) kom je in het zoekscherm webaanvragen.
De webaanvraag is verdeeld in 10 panels. Welke informatie zichtbaar is, is afhankelijk van het inschrijfformulier. Om een webaanvraag te bewerken / verwerken klik je op de knop 'Bewerken'.


Panel 1 algemeen:

Algemene informatie die belangrijk is om de aanvraag te voorzien van de juiste informatie.
  1. Nummer, datum en tijd dat de inschrijving is binnen gekomen.
  2. Status van de webaanvraag (ingediend, verwerkt of geannuleerd).
  3. Aantal deelnemers (inclusief contactpersoon als deze gekenmerkt is als deelnemer).
  4. Algemene opmerkingen.
  5. Zijn er een of meerdere verkoopregels aan de opleidingssoort toegevoegd, dan zie je hier de optelling van deze verkoopregels en het te factureren bedrag.
In sommige situaties is de informatie van de verkoopregel wat uitgebreider, namelijk aangevuld met de betaalwijze
Je ziet hier dat voor het bedrag de betaalwijze is toegevoegd.
In dit geval is er betaald met iDeal. De regel wordt aangevuld met de betaaltransactie.
Let op:
  1. Is de status van de webaanvraag ingediend (= nog niet verwerkt) dan is er nog geen aanvraag. Deze wordt gemaakt als de webaanvraag wordt verwerkt.
  2. Eventuele prijsafspraken worden toegepast bij het verwerken van de webaanvraag en het aanmaken van de aanvraag.


Panel 2 bedrijf:
In dit panel zie je de bedrijfsgegevens die wel of niet zijn ingevuld in het inschrijfformulier. Zijn er gegevens ingevuld dan probeert Coachview aan de hand van een aantal criteria het bedrijf te matchen aan een bedrijfsdossier in Coachview.
Voorbeeld 1 er is een match:
Coachview heeft een match gevonden op de naam en het adres van het bedrijf.
  1. Gegevens die in het inschrijfformulier zijn ingevuld.
  2. Gegevens zoals bekend in Coachview. 

De gegevens komen overeen en hoeven niet gecorrigeerd te worden.
Voorbeeld 2 geen match:
Coachview heeft aan de hand van een aantal gegevens geen match gevonden.

Je hebt nu drie mogelijkheden om het probleem op te lossen:
Je hebt nu drie mogelijkheden:
  1. Selecteer deze optie om een nieuw bedrijfsdossier aan te maken.
  2. Selecteer deze optie om een bestaand bedrijf te koppelen. Zoek met behulp van het vergrootglas het bedrijf.
  3. Het bedrijf negeren en bij het verwerken van de webaanvraag niet meenemen. Dit betekent dat het bedrijf niet toegevoegd wordt aan de aanvraag. De contactpersoon wordt automatisch debiteur.
Voorbeeld 3 geen match:
Coachview heeft geen match gevonden, omdat de bedrijfsgegevens niet zijn ingevuld in het inschrijfformulier. Je mag het bedrijf negeren.

Panel 3 contactpersoon:
In dit panel zie je de gegevens van de contactpersoon die zijn ingevuld in het inschrijfformulier. Zijn er gegevens ingevuld dan probeert Coachview aan de hand van een aantal criteria de persoon te matchen aan een persoonsdossier in Coachview.
Voorbeeld 1 een match:
Er is een match gevonden op e-mailadres. 
Enkele gegevens ingevuld in het inschrijfformulier (links weergegeven) komen niet overeen met de gegevens zoals vastgelegd in Coachview (rechts weergegeven).
Ga je de webaanvraag verwerken door op de knop 'Bewerken' te klikken. Dan worden er vinkvakjes getoond. Aanvinken betekent dat je de gegevens, links weergegeven, over wilt nemen in Coachview (rechts weergegeven).
Voorbeeld 2 meerdere matches:
Coachview geeft aan dat er meerdere persoonsdossiers zijn gevonden met behulp van het ingevulde e-mailadres (1).
Via het vergrootglas (2) zoek of je deze persoon aan de hand van de andere ingevulde gegevens kunt identificeren. Is dit zo selecteer deze persoon en deze optie.
Voorbeeld 3 geen match:
Je hebt nu drie mogelijkheden:
  1. Een nieuw persoonsdossier laten aanmaken.
  2. Met behulp van het vergrootglas zoeken of de persoon toch niet bestaat onder een andere naam en deze handmatig selecteren / matchen.
  3. Deze contactpersoon negeren en niet overnemen in de aanvraag.

Contactpersoon en deelnemer?
Geeft weer of de contactpersoon ook als deelnemer ingeschreven wordt ja/nee.

Panel 4 & 5 eigen contactpersonen:
Via het inschrijfformulier kun je de eigen contactpersonen van de aanvraag laten invullen. Matching werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij de contactpersoon. Dit zijn bijvoorbeeld salemedewerkers.

Panel 6 debiteur:
Coachview probeert aan de hand van de gegevens van het bedrijf of contactpersoon te bepalen wie de debiteur is.
Bedrijf wordt debiteur:
Er is een match gevonden met het bedrijf. Het bedrijf wordt automatisch debiteur.
Contactpersoon wordt debiteur:
De bedrijfsgegevens zijn niet ingevuld of Coachview heeft het bedrijf niet kunnen matchen. In dit geval wordt de contactpersoon debiteur.
Geen match gevonden:
Er is geen match gevonden op bedrijf en contactpersoon, debiteur is dus niet gevonden. Dit kun je oplossen door:
  1. Bedrijf handmatig te matchen.
  2. Contactpersoon handmatig te matchen.
  3. Via het vergroot zelf de debiteur handmatig te matchen.
Let op: match je zelf het bedrijf? Dan wordt het bedrijf automatisch ingesteld als debiteur.
Via het inschrijfformulier kun je een aantal debiteurgegevens meesturen.
Links zie je wat er is ingevuld in het inschrijfformulier, rechts wat bekend is in Coachview. Bij het verwerken van de webaanvraag kun je de ontbrekende gegevens in Coachview overnemen of afwijkende gegevens corrigeren.
Het verwerken van de betaalwijze vindt als volgt plaats:
  1. De betaalwijze wordt geplaatst in de aanvraag. De betaalwijze bij de debiteur blijft ongewijzigd.
  2. Is er in het debiteurendossier nog geen betaalwijze bekend? Dan wordt deze hier ook toegevoegd.

Panel 7 autorisatie eigenaar:
Heb je in jouw werkproces het accorderen van deelname door een autorisatie eigenaar opgenomen, dan wordt deze hier weergegeven.  Matching werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij de contactpersoon.

Panel 8 opleidingssoort:
Met behulp van deze opleidingssoort wordt de opleidingsvraag en aanvraag gestempeld. Is er een match dan kan ingeschreven worden op de wachtlijst of in de opleiding.  Klik op het i'tje om extra informatie te tonen.

Panel 9 opleiding:
De opleiding met extra gegevens zoals de start- en einddatum en aantal vrije plaatsen. Meer informatie? Klik dan op het i'tje
Is de opleiding niet meegestuurd? Dan is inschrijven op wachtlijst alleen nog mogelijk. Het is mogelijk om in de bewerk modus zelf een opleiding, gemaakt met de opleidingssoort uit het vorige panel, te selecteren.

Panel 10 deelnemer(s):
Per ingeschreven deelnemer vind je hier een panel.

Matching werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij de contactpersoon.

Het kan zijn dat er geen panels met informatie over de deelnemers getoond wordt. Het kan dus zijn dat de contactpersoon de enige deelnemer is.


Vrije velden, categorieën, functies en afdelingen.
Worden in de webaanvraag vrije velden en of bedrijfs- en persoonscategorieën en of functies en afdelingen gebruikt dan kan het zijn dat je een rood kruis bij een van deze velden ziet.
In dit voorbeeld zie je dat het vrij veld gekoppeld aan het persoonsdossier niet bestaat.

Zweef met jouw muis boven het rode kruis en je ziet een melding met een verklaring van het probleem.
Verwerk je de webaanvraag dan kun je het probleem voor de niet bestaande functie als volgt oplossen:
  1. Met het vergrootglas selecteer een bestaande functie of,
  2. Maak de ontbrekende functie aan met behulp van het plusteken.

Dit geld ook voor de afdeling.
Verwerk je de webaanvraag dan kun je het probleem met het vrije veld niet oplossen. Je moet eerst via menu 'Beheer' en menu-item 'instellen vrije velden' het ontbrekende vrije veld aanmaken.  Keer je terug naar de webaanvraag? Dan is het rode kruis verdwenen, en kun je het vrije veld overnemen.
Ook problemen met categorieën kun je niet bij het verwerken van de webaanvraag oplossen. Ook deze moet je eerst via menu 'Categorie' aanmaken. Keer je terug naar de webaanvraag? Dan is het rode kruis verdwenen, en kun je de categorie overnemen.


Verwerken webaanvraag:
Klik op de knop 'Bewerken'. Je ziet nu zes knoppen verschijnen.
  1. Heb je wijzigingen aangebracht (handmatig gematched, gegevens overnemen) dan klik je op 'Opslaan'.
  2. Heb je wijzigingen aangebracht (handmatig gematched, gegevens overnemen) en klik je op 'Opslaan &Terug, dan worden de wijzigingen bewaard en keer je terug naar het vorige geopende scherm'.
  3. Aannuleer de wijzigingen die je hebt toegepast.
  4. Plaats op wachtlijst zorgt ervoor dat de webaanvraag verwerkt wordt (status = verwerkt). Er wordt een aanvraag gecreëerd. Voor alle deelnemers (en indien gekozen ook de contactpersoon) wordt een opleidingsvraag gemaakt. De aanvraag en opleidingsvragen worden gestempeld met behulp van de opleidingssoort. De aanvraag / opleidingsvragen krijgen de status 'wachtlijst'. Heb je in de webaanvraag een opleiding gekozen dan wordt deze genegeerd.
  5. Inschrijven in opleiding zorgt ervoor dat de webaanvraag verwerkt wordt (status = verwerkt). Ook hier worden de aanvraag en opleidingsvragen gestempeld met de opleidingssoort. De deelnemers worden ingeschreven in de opleiding. De status van de aanvraag / opleidingsvragen is 'ingepland'.
  6. Hiermee annuleer je de webaanvraag en wordt deze niet verwerkt, dus geen aanvraag en opleidingsvragen. De webaanvraag krijgt de status 'geannuleerd'. Een geannuleerde webaanvraag kan altijd hersteld worden door op 'Bewerken' en 'Herstel geannuleerd' te klikken. Er verschijnt een bevestigingspop-up zodat je nog de kans hebt om de annuleringsactie af te breken. Handig in het geval dat je per ongeluk de verkeerde webaanvraag hebt geopend of de verkeerde knop hebt geselecteerd.
Annuleren webaanvraag (6).
Oeps per ongeluk de webaanvraag geannuleerd?
Geen nood, je kunt de annulering nog ongedaan maken.
Klik op de knop 'Bewerken' en dan op de knop 'Herstel geannuleerd'.
Let op: worden en categorieën voor bedrijf of persoon meegestuurd en wijken deze af wat in Coachview staat? Dan worden de opties voor overnemen gegevens automatisch aangevinkt.


Automatisch verwerken webaanvraag & foutmeldingen.
Bij het automatisch verwerken van de webaanvraag via een actie kan het voorkomen dat de inschrijving fout loopt omdat er bijvoorbeeld geen vrije plaatsen meer zijn of dat de persoon al ingeschreven staat op dezelfde opleiding of een opleiding gestempeld met dezelfde opleidingssoort maar op een andere datum. Zonder dat je het weet worden de deelnemers op de wachtlijst geplaatst.
Je hebt de mogelijkheid om dan de webaanvraag niet te laten verwerken. Deze blijft openstaan waarop je geattendeerd wordt dat deze handmatig verwerkt moet worden. Vink via menu 'Service center' en menu-item 'Opties' de volgende opties aan:


Foutmeldingen:
In sommige gevallen kan het zijn dat de webaanvraag niet automatisch verwerkt kan worden. In die gevallen verschijnt er een melding. De aanvraag en opleidingsvragen worden wel gestempeld met status 'wachtlijst'. Deze melding verschijnt bijvoorbeeld als het maximale aantal inschrijvingen van een opleiding is bereikt of als de deelnemers al ingeschreven zijn bij de opleiding. Je kunt de aanvraag dan handmatig verder verwerken en inschrijven bij de gewenste opleiding.

Het kan soms ook zijn dat de aanvraag niet meer bij de opleiding ingeschreven kan worden. Bijvoorbeeld als de onderdelen van de opleiding aangepast zijn en niet overeenkomen met de onderdelen in de aanvraag/opleidingsvragen. Of als de status van de opleiding geen inschrijvingen meer toestaat. In die gevallen verschijnt de volgende melding: " Inschrijven bij opleiding niet meer mogelijk ivm status (Uitgevoerd, Afgerond of Geannuleerd) of ontbreken van onderdelen.


Bijgewerkt tot en met versie 85