Het klaarzetten van een conceptfactuur en het definitief maken en verzenden is al dan niet geautomatiseerd. Het kan echter voorkomen dat er voor een aanvraag tijdelijk geen factuur verstuurd mag worden omdat je nog op informatie wacht of omdat de debiteur niet creditwaardig is. Je wilt de conceptfactuur blokkeren zodat deze niet definitief wordt gemaakt en verzonden.

INHOUDSOPGAVE


Wat gebeurt er bij het factureren bij blokeren?
Automatisch:
Het uitvoeren van de actie die een conceptfactuur definitief maakt en verzendt, wordt afgekeurd. In de melding staat de reden waarom.
Heb je een blokkeer reden toegevoegd dan zal deze worden getoond in het opmerkingenveld in het actie detailscherm.


Handmatig:
Gebruik je de optie 'Definitief maken en verzenden' bij de aanvraag of in de lijst met facturen? Voor elke geblokkeerde conceptfactuur verschijnt een melding in de controle kolom.

In de opleiding, tab 'Aanvragen' en knop 'Maak facturen' kun je ook conceptfacturen maken. Geblokkeerde conceptfacturen kunnen echter niet definitief gemaakt worden, en worden verzonden.
Ook het handmatig definitief maken of definitief maken en verzenden via het openen van de factuur is niet mogelijk. Deze knoppen zijn niet toegankelijk.

Regel het via het debiteurendossier:
In het debiteurendossier kan aangegeven worden of nieuwe aanvragen voor deze debiteur en dus de bijbehorende nieuwe conceptfacturen geblokkeerd moeten worden. Dit doe je in tab 'Algemeen'.
Bestaande conceptfacturen (over alle aanvragen heen) worden bij het aan- of uitvinken van deze optie direct geblokkeerd of gedeblokkeerd. Er verschijnt een extra optie waarbij je kunt aangeven of je dat wilt ja of nee.
Heb je de optie 'Facturen op geblokkeerd' gezet? Dan wordt er een extra regel getoond om een reden op te geven.
Via het vergrootglas open je de lijst en selecteer je een reden. Via het kruis verwijder je de reden, en via het plusteken voeg je een nieuwe reden toe.
Via menu-groep 'Verkoop' klik je op de drie puntjes bij menu-item 'Factuur'. Met menu-item 'Reden factuurblokkade debiteur' stel je een lijst met redenen op.

Regel het via de opleidingssoort:

Op een opleidingssoort kan aangegeven worden of nieuwe aanvragen, gebaseerd op deze opleidingssoort, en dus de bijbehorende nieuwe conceptfacturen geblokkeerd moeten worden. 


Let op: aanvragen en conceptfacturen die al gemaakt zijn worden na het aan- of uitzetten van deze blokkade niet aangepast.

Heb je de optie 'Facturen op geblokkeerd' gezet? Dan wordt er een extra regel getoond om een reden op te geven.
Via menu-groep 'Verkoop' klik je op de drie puntjes bij menu-item 'Factuur'. Met menu-item 'Reden factuurblokkade debiteur' stel je een lijst met redenen op. Via het vergrootglas open je de lijst en selecteer je een reden. Via het kruis verwijder je de reden, en via het plusteken voeg je een nieuwe reden toe.

Regel het via de aanvraag:
Bij het maken van een nieuwe aanvraag wordt vanuit de opleidingssoort of debiteur de instelling van "Facturen op geblokkeerd" overgenomen.

Via tab 'Algemeen' geef je aan of blokkade van toepassing is (aanvinken) of niet (uitvinken). Nieuwe conceptfacturen worden afhankelijk van de ingestelde optie wel of niet geblokkeerd.
Bestaande conceptfacturen worden bij het aan- of uitvinken van deze optie direct geblokkeerd of gedeblokkeerd. Er verschijnt een extra optie waarbij je kunt aangeven of je dat wilt ja of nee.
 
Heb je de optie 'Facturen op geblokkeerd' gezet? Dan wordt er een extra regel getoond om een reden op te geven.
Via menu-groep 'Verkoop' klik je op de drie puntjes bij menu-item 'Factuur'. Met menu-item 'Reden factuurblokkade debiteur' stel je een lijst met redenen op. Via het vergrootglas open je de lijst en selecteer je een reden. Via het kruis verwijder je de reden, en via het plusteken voeg je een nieuwe reden toe.

Regel het via de conceptfactuur:
Op een factuur kan aangegeven worden of de factuur geblokkeerd is voor facturatie: "Geblokkeerd" (ja/nee).

Via tab 'Algemeen' kun je de blokkade opheffen of plaatsen.

Facturatieproces weer starten:
Een conceptfactuur kan alleen definitief gemaakt worden en worden verzonden als je de blokkade in de conceptfactuur opheft.
  1. Open de factuur door op de naam 'conceptfactuur' te klikken.
  2. Klik op 'Bewerken' en vink 'Geblokkeerd' uit.
  3. Klik op 'Opslaan'.
  4. Klik op 'Definitief maken en verzenden'.

Tips:

In de lijst met facturen: 

  1. Kun je de kolom 'Geblokkeerd'  toevoegen en op sorteren. 
  2. Kun je zoeken naar geblokkeerde conceptfacturen.
In de lijst met aanvragen:
  1. Kun je de kolom 'Facturen op geblokkeerd' en 'Reden factuurblokkade'  toevoegen en op sorteren.
  2. Kun je zoeken op geblokkeerde aanvragen.

In de lijst met opleidingssoorten:
  1. Kun je de kolom 'Facturen op geblokkeerd' en 'Reden factuurblokkade' toevoegen en op sorteren.
  2. Kun je zoeken op geblokkeerde opleidingssoorten.

In de lijst met debiteuren:
  1. Kun je de kolom 'Facturen op geblokkeerd' en 'Reden factuurblokkade' toevoegen en op sorteren.
  2. Kun je zoeken op geblokkeerde debiteuen.


Facturen die automatisch aangemaakt worden via een webaanvraag, omdat via het opleidingsportaal via een betaal provider is betaald, worden niet geblokkeerd. Ook niet als dit in de opleidingssoort is aangegeven.
Conceptfacturen die al gemaakt zijn worden niet geblokkeerd als je de aanvraag blokkeert en moet je dus handmatig blokkeren.