Zoals je in de introductie hebt gelezen kun je van een persoon bijvoorbeeld het besteedbaar bedrag en/of het aantal te halen studiepunten bijhouden. Dit doe je met behulp van het inrichten van één of meerdere saldo's. Per saldo kunnen één of meerdere periodes worden ingegeven. Het saldo bepaalt voor alle periodes wanneer het bedrag definitief afgetrokken wordt of de studiepunten worden bijgeteld. Dit doe je door het bepalen van de mutatie-type en mutatie-timing. Voeg je een persoon toe aan een saldo dan wordt deze automatisch toegevoegd aan alle periodes.

Waar doe ik dat?
Een saldo maak je aan door in menu-groep 'Werkproces' te klikken op menu-item 'Saldo'.

Stappen:
Klik op de knop 'Nieuw'.
Geef een naam in waarmee je deze saldo makkelijk herkent.
Selecteer een mutatie-type: bepaalt wanneer het budget definitief wordt toegekend.
  1. Opleidingsvraag aangemaakt: de datum waarop de opleidingsvraag wordt aangemaakt, de status van de opleidingsvraag is 'wachtlijst' of 'ingepland'.
  2. Opleidingsvraag ingepland: de datum waarop de opleidingsvraag wordt ingeschreven op een opleiding, de status van de opleidingsvraag wordt 'ingepland'.
  3. Opleidingsvraag afgerond: de datum waarop de opleidingsvraag wordt afgerond, de status van de opleidingsvraag wordt 'afgerond'.
  4. Opleidingsvraag akkoord: de datum waarop de opleidingsvraag akkoord is bevonden.

De datum voor het toekennen kan via de bewerk-knop nog handmatig aangepast worden.

Selecteer een mutatie-timing: bepaalt welke datum wordt gebruikt voor het kiezen van de periode, wordt tevens de mutatiedatum.
Opleidingsvraag start datum:is de startdatum van de opleidingsvraag ingevuld dan wordt deze startdatum gebruikt.

Let op:
  1. is de startdatum niet ingevuld dan wordt, bij inschrijven deelnemer op een opleiding, niet met de startdatum van de opleiding ingevuld.
  2. is de startdatum niet ingevuld, dan wordt de (huidige) datum gebruikt van de dag waarop de opleidingsvraag aan het saldo wordt toegevoegd. Dit kan bijvoorbeeld de dag zijn waarop de nieuwe periode wordt aangemaakt, of de dag waarop de persoon of opleidingssoort aan de saldoperiode wordt toegevoegd. Wordt de opleidingsvraag hierdoor niet in de gewenste periode geplaatst, dan kun je dat oplossen door de opleidingsvraag te openen en de startdatum van de opleiding als startdatum van de opleidingsvraag in te vullen.
Opleidingsvraag eind datum:is de einddatum van de opleidingsvraag ingevuld dan wordt deze einddatum gebruikt.

Let op:
  1. is de einddatum niet ingevuld dan wordt, bij inschrijven deelnemer op een opleiding, niet met de einddatum van de opleiding ingevuld
  2. is de einddatum niet ingevuld dan wordt de datum gebruikt waarop de opleidingsvraag is aangemaakt.  Het budget van een opleidingsvraag die is aangemaakt in december 2016, met geen ingevulde startdatum, waarbij de opleiding in 2017 wordt gegeven, wordt toegekend aan de periode in 2016 en niet in de periode 2017. Dit los je op door de opleidingsvraag te openen en de einddatum van de opleiding als einddatum van de opleidingsvraag in te vullen.
Opleidingsvraag datum akkoord:de datum waarop de opleidingsvraag automatisch of manueel op akkoord wordt gezet.
Restwaarde overnemen:
bij het ingaan van een nieuwe saldoperiode zal de restwaarde uit de voorgaande saldoperiode overgenomen worden. Indien je gebruik wilt maken van deze functionaliteit moet je dit aanvinken. Je kunt ook instellen dat hier een maximum limiet aan gekoppeld wordt.
Maximum restwaarde:
de maximum restwaarde wordt vanuit de saldo naar nieuwe periodes en personen gekopieerd. Restwaarden worden tot dit maximum automatisch overgenomen. Vul je 0 in? Dan betekent dit geen maximum.
Klik op 'Opslaan' om het saldo te bewaren.

Aan het saldo zijn twee tabjes toegevoegd:
  1. Periodes, hoe je dat doet lees je hier.
  2. Saldo-persoon, hoe je dat doet lees je in het volgende hoofdstuk.


Voeg meerdere personen toe aan het saldo:
Voeg je één of meerdere personen toe aan het saldo dan worden deze personen ook automatisch toegevoegd aan alle periodes.
  1. Klik op de tab 'Saldo-persoon'.
  2. Klik op 'Toevoegen'.
  3. Selecteer een of meerdere personen.
  4. Klik op 'Toevoegen' als je nog meerdere personen wilt selecteren en toevoegen.
  5. Klik op 'Toevoegen & Sluiten' om de geselecteerde personen toe te voegen en het scherm te sluiten.
Verwijderen van een persoon doe je zo:
  1. Klik op 'Verwijderen'.
  2. Selecteer een of meerdere personen.
  3. Klik op 'Verwijder'.
Let op: deze verwijderde personen worden niet uit de periodes verwijderd.

Saldo verwijderen:
Een saldo, inclusief de toegevoegde periodes en personen, kun je alleen verwijderen als er geen automatische of handmatige mutaties hebben plaatsgevonden.
Het is dan wel mogelijk om een mutatie op inactief te zetten. De toegevoegde periodes worden dan ook automatisch op inactief gezet.