Heb je op de knop 'E-mail' geklikt? Dan wordt er een pop-upscherm geopend: |
Afzender: standaard wordt hier een algemeen e-mailadres getoond (e-mailgroep) of de e-mailadres van de gebruiker van Coachview die deze mailing verstuurd. Dit is afhankelijk van de instelling van de documenttemplate.
| ![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115868/original/x7FO6mEes1auOpPMANXMu3yLCIZHaKDeww.png?1685860344) |
Emailtype (e-mail naar): naar het e-mailadres met dit emailtype in het persoonsdossier wordt de e-mail gestuurd. Standaard staat zakelijk geselecteerd en wordt de instelling in de documenttemplate daarmee genegeerd.
| ![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115878/original/PcfatUdSbFOA3GefrTkVca_BS3hshmeqEQ.png?1685860496) |
Leidinggevende in CC: vink deze optie aan als de leidinggevende deze e-mail ook moet ontvangen. In het persoonsdossier van de ontvanger moet de leidinggevende zijn bepaald.
| ![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115891/original/uoUCluhM-0vsmSHTnMaqND9w3-eCX9Bl0Q.png?1685860603) |
Negeer bovenstaande instellingen: met behulp van deze optie worden de afzender en ontvangers bepaalt door de instellingen in de documenttemplate en niet zoals hierboven is aangegeven. | ![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115892/original/6lL8n1wqn7bLq44FRP7gcvv8rJ-0X5fqLg.png?1685860621) |
|
Bijlagen koppelen: voeg een extern- en/of intern document toe als bijlage aan de e-mail. Het kan zijn dat hier al een document is gekoppeld. Het document is standaard toegevoegd aan de documenttemplate. |
Bestaand in-/extern document: je hebt, bijvoorbeeld bij de opleidingssoort, een of meerdere externe (PDF, MS-Word etc.) documenten geupload en wilt deze als bijlage meesturen. Denk bijvoorbeeld aan huiswerkopdrachten, voorwaarden etc. O.b.v. template(s); niet opslaan: je hebt een andere documenttemplate toegevoegd. Als de e-mail wordt verstuurd wordt door Coachview het document gegenereerd en als bijlage toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan een presentatielijst voor de docenten, deelnemerslijst voor de locatie etc. De bijlage wordt niet opgeslagen en vind je niet terug in Coachview. O.b.v. template(s); opslaan: hetzelfde als hierboven, alleen de bijlage wordt opgeslagen en vind je wel terug in Coachview. | ![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115900/original/AmeH_nlq6k4NCd8SmqCKAVGOYh3dbLLUpw.png?1685860780) |
Bepaal door de optie aan te vinken:- Of de bijlagen gezipped meegestuurd worden.
- Of de mail als urgent gemarkeerd moet worden. Deze optie wordt standaard overgenomen uit de documenttemplate
- Of je een leesbevestiging wilt ontvangen.
- Of je een ontvangstbevestiging wilt ontvangen.
| ![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115913/original/U_gfP-em4KQpfkV_iL5c2EjHnNbdOmEwJg.png?1685860945) |
|
ICS-bestand voor het plaatsen van de geplande onderdelen van de opleiding in een externe agenda.
De opties 'Meesturen agenda-item (ICS-bestand' en 'Internet agenda onderwerp' zijn bepaald in de geselecteerde documenttemplate maar kun je hier altijd weer overschrijven. | ![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115917/original/AsO03Vmmfj_w3yE_GsNp5LGXQS3uulNxMA.png?1685860988) |
Meer weten? Klik hier voor stuur een ICS bijlage mee. |
|
Opt-in controle: vink deze optie aan als je Coachview moet controleren of de opt-in optie is geselecteerd in het persoonsdossier van de ontvanger. Is dit niet het geval dan wordt de e-mail niet verstuurd. Deze controle is niet nodig als je informatie over de opleiding verstuurd, wel nodig voor een algemene mailing zoals een nieuwsbrief. | ![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115920/original/XCzYU6Q08z8yscb-TvNcxR58eiFRO8QdsA.png?1685861020) |
Klik op de knop 'E-mailen' om de e-mails te versturen.- Het scherm wordt gesloten, de e-mails worden verstuurd en je keert terug naar de lijst met ontvangers.
- De ontvangers waarvoor het gelukt is om de e-mail te versturen zijn uit de lijst verdwenen.
- De ontvangers waarvoor het niet gelukt is om de e-mail te versturen blijven in de lijst staan.
|
|
Let op: ben je vergeten een onderwerp in te vullen, zie tab 'Mailing template'? Dan volgt er een melding. Klik je nogmaals op de knop 'E-mailen' dan worden de mails verzonden zonder onderwerp. Wil je het onderwerp invullen? Sluit dan dit scherm en klik op de tab 'Mailing template'. Klik op 'Bewerken', vul het onderwerp in en klik op 'Opslaan & Terug'. | ![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115931/original/vzshInuuKCWjrKKXZiqmxBew30wHVp6IVw.png?1685861099) |
|
Blijft na een mailing een ontvanger in het overzicht staan? Dan is er iets mis gegaan. Wat zie je in de kolom 'Laatste melding'. Klik op de naam van de ontvanger in kolom 'Koppeling' om naar het persoonsdossier te gaan. Klik op 'Bewerken' en corrigeer het e-mail adres. Klik op 'Opslaan & Terug' om naar de mailing terug te keren en klik nogmaals op de knop 'E-mail'. |
![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/11101115938/original/8b-uc8jIInVCR9FGgmFwNvbHbRZcI4iEHw.png?1685861299) |
Ben je klaar? Ga met behulp van de broodkruimel (klok) terug naar de opleiding. In de tab 'Documenten' zie je de gegenereerde documenten terug. |
|
Houd rekening met: |
Of het e-mailadres bestaat en of de e-mail daadwerkelijk is ontvangen weet Coachview niet. Gaat er iets fout bij het versturen van een e-mail? Dan krijg je in jouw eigen postvak in een postmaster mail over. Per ontvanger zal er in de opleiding een document gecreëerd worden. Open het document en klik op het i'tje. Je ziet nu wanneer vanuit welke afzender en naar wie de mail is verstuurd. |